财务制度——费用报销制度详细版

XXXX有限公司 费用报销制度

第一章 总则 第一条 目的 为加强公司费用管理、控制不合理费用开支，提高经济效益，特制定本制度。

第二条 报销范围 本制度适用于公司日常发生的各项费用支出，包括但不限于业务招待费、会议费、广告宣传费、车辆使用费、各类办公费、职工福利费等报销。

第三条 适用范围 本办法适用XXXX有限公司（以下统称公司）。

第二章 费用管理预算管理 第四条 预算管理规定 （一） 预算管理是指：各职能部门事先向财务部提出下期本部门所有费用的计划（金额≥1000元的大额财产购置、修理、装潢，需另单独预算申请），财务部统一报总经理审核，经总经理批准后，确定部门下期费用预算金额。实际费用报销时，财务部门根据费用预算，准予报销或另行处理。 （二） 具体实施 （1） 目前公司对所有费用按月预算，之后，将逐步向季度预算、年度预算目标迈进 （2） 每月25日前，各职能部门向财务部提交下月的《费用预算表》，审批核准后的预算在月底前发回各部门。 （3） 各职能部门未能在规定时间内提交《费用预算表》，则该部门的费用报支顺延一个月。 （4） 超预算部分审批权限 必须经总经理审批后方可报销，否则超出部分不予报销。 第三章 费用管理归口管理 第五条 费用归口管理 公司费用采用归口管理的方式，归口管理部门负责费用的控制与管理。按管理职能费用归口情况如下： （一） 综合管理部 行政类 （1） 车辆费：包括车辆保险、保养、维修、过路费、邮费、停车费、洗车费等。 （2） 办公室租金、物业管理费：办公楼租金和物业费等相关费用。 （3） 办公费：因日常工作需要而购买的办公用品及其他办公性消耗材料。如购纸笔产生的费用、打印耗材费、邮寄费、书报费、名片印制、办公室清洁用品费等。 （4） 员工宿舍费：员工宿舍的租金，水电费和物业费。 （5） 会议费：公司组织会议活动发生的费用。 人力资源类 （1） 招聘费：职工招聘发生的费用，如支付给人才网站公司的费用。 （2） 培训费：为了提高职工管理和工作技能，单位组织或给员工报各种职业培训班的支出。 （3） 管理人员薪酬费用：管理人员工资、奖金等。 （4） 职工福利、五险一金：职工福利、职工失业保险、职工养老保险、医疗保险、劳保费等。 运营中心 （1） 宣传费：为提高公司形象发生的宣传费用，包括海报制作的印刷费用、展览展示费用、媒介开发与维护费用、赠送客户纪念品等费用。 （2） 广告费：为宣传品牌和开拓市场而发生的广告费。 （3） 推广费：为开拓市场而发生的活动推广费用。 （二） 技术开发中心 （1） 技术开发费：软件开发费、软件著作权申请费。 （2） 平台费用：400账户使用费、服务器使用费。 （三） 未进行归口的费用，由各部门进行控制。

第四章 费用报销规定 第六条 业务招待费报销规定 （一） 业务招待费审批规定 业务招待费的列支范围：指在公司经营活动中因开展业务而发生的餐费、礼品、娱乐活动、旅游景点门票等相关费用。 （1） 餐费报销，报销人在费用发生前，应采用口头或书面的形式向行政领导提出本次费用计划，单次费用≥200元需填写《业务招待申请单》，经公司负责人批准后，由综合管理部统筹安排，并在报销时将《业务招待申请单》、《费用报销单》、招待清单（菜单、礼品清单、小票等）一并提供给公司财务部。 （2） 礼品费是指因工作特殊需要，需赠送有关部门人员或客户礼品的，需经总经理同意由综合管理部统一采购，个人不得私自赠送礼品。 （3） 公司需严格控制招待费支出，严禁以招待费名义报销个人费用。 （4） 财务部按规定审核原始票据的合理、合规、合法性。 （5） 费用报销严禁非本人代领及代报，参与招待活动的人员（公司负责人除外）以最高级别的人员为报销申请人，不得指定下级人员提出申请，并自己审批报销，否则财务有权拒绝报销。 （6） 业务招待费一次性支出500元以上的，原则上刷卡（或支付宝、微信）支付，进行报销时应附刷卡单据。 （二） 业务招待费开支标准 发生业务招待费餐费要按节约原则，严格控制陪同人员，重点招待，特殊招待需由综合管理部负责人统一安排招待商家，按一下标准执行： （1） 工作客饭，原则上人均不超过30元： （2） 一般招待，原则上人均不超过50元： （3） 重点招待，原则上人均不超过200元： （4） 特殊招待，原则上不超过300元： （5） 以上费用及招待事项均需由公司负责人现行统一方可支出。

第七条 宣传费用的报销规定 （一） 宣传费的审批规定 宣传费的列支范围：包括对外发放宣传品、业务宣传资料、展会支出、印有企业标志的礼品、设计费、以及上述与产品宣传有关的食宿费、材料费、人工费，服装费、场地租赁费等。广告费一般应通过媒体传播，如利用报刊、电视、广播、楼宇广告、网络等途径做的宣传。 （1） 宣传费开支应由营销部指定年度营销计划，报总经理审批，由公司主管领导统筹安排，形成年度预算。公司年内增加预算开支的，应事先报部门经理，经总经理审核通过后，方能追加预算。 （2） 市场宣传活动必须签订正式合同，合同由部门负责人提请，财务负责人审核后，报总经理负责人审批后，交财务部、综合管理部备案。 （3） 广告费报销时，需提供正式的广告业专用发票，媒体广告 （4） 展示展览类活动（包括活动中发生的礼品支出）需事先提供整体活动预算，与展会主办方及礼品供应商等签订的合同。根据预算和合同进行付款，报销时需提供活动清单明细（照片等）。 （5） 各种宣传资料印刷需签订合同，付款时需提供合同及发票、印刷资料样品及入库单等。

第八条 车辆费用报销规定 公司的车辆费用按公司制定的《车辆管理制度2019》的规定执行，公司用个人车辆的费用报销时需签订相应的租车合同方可在限额内列支，无租车合同的个人车辆相关费用不予报销。

第九条 各类办公费用报销规定 办公相关费用包括：办公纸张费用、印刷费用、办公用品、电子设备类耗材等低值易耗品、修理费、咨询费用、招聘等零星开支。 （一） 办公用品 （1） 各部门工作所需专用表格等印刷品，由部门自行制定格式，按规定报部门领导审批后，由行政部统一安排印制。 （2） 各部门所需办公用品在每月25号前编写“办公用品采购计划表”，经部门负责人审批后报综合管理部，综合管理部汇总各部门采购计划表，根据办公用品的困村情况制定采购计划，填写《采购清单》，经公司负责人审批后统一采购。 （3） 办公用品职能用于办公，不得移作他用或私用。个人领用的办公用品要妥善保管，不得随意丢弃和外借，工作变动时，必须办理移交手续，如有遗失应照价赔偿。 （4） 公司办公费报销必须严格按照公司费用审批程序执行，对各部门每月超出预算的所有办公费不予审批。 （5） 综合管理部采购办公用品时，需进行三方询价，选择最合适的商家购买。采购后须经保管人验收签字确认，登记办公用品进出台账。各部门所需购置的办公用品，统一到综合管理部领用，并办理登记，计入部门费用。 （二） 定期结算的固定费用 办公用房租赁费、水电费、宿舍费用等费用，由综合管理部进行办理，经办人按合同约定结算费用时，需填写费用报销单（附报销明细），报部门负责人审核，财务负责人复核后报公司负责人审批后付款。首次报销的定期结算费用如租赁费必须要有租赁合同复印件。 （三） 市内交通费 （1） 市内交通费是指公司员工在公司所在地办理公务所发生的交通费（包括公共汽车费和出租车费），公司员工上下班或因私所发生的交通费不在此列。 （2） 市内出租车费报销标准：公司中、高层人员外出办事凭票据实报销，凡市内办理公务的主管及以下人员，一般只能乘坐市内公共汽车，特殊情况下需要乘坐出租车的，事先必须取得部门主管批准。 （3） 经总经理批准后因公报销出租车费用的员工，必须在出租车票背面注明往返地点及用车事由。 （4） 报销的市内公共交通费严格限定为办理公务所发生的交通费，不得将个人上下班交通费混同报销，如经发现将追缴当次报销的所有市内公共交通费，第二次发现将予以通报批评，第三次发现将移交综合管理部处理。 （四） 邮寄、运输费 邮寄、运输费的列支范围：文件、物品需要经过运输到达目的地所发生的费用。日常的邮寄费用应由经办人员邮寄后将会计凭据及时交与综合管理部，由综合管理部月末整理凭发票统一报销。因公产生的货物运输费报销的需将货运单及商品出库单复印件与发票一并报销。 （五） 投标费 投标费包括：购买标书费、标书相关的制作费、中标后的履约保函费等。 投标费报销要凭发票及部门负责人审批、财务部负责人复核、公司负责人审批的投标意向书复印件。 （六） 研发经费 研发经费指企业为开发新技术、新产品、新工艺发生的研究开发费用，未形成无形资产的要计入当期损益。研发经费包括新产搜索品设计费、新工艺规程制定费以及与研发活动直接相关的技术图书资料费、资料翻译费。从事研发活动直接消耗的材料、燃料和动力费用。在职直接从事研发活动人员的工资、薪金、奖金、津贴、补贴。专门用于研发活动的仪器、设备的折旧费或租赁费。专门用于研发活动的软件、专利权、非专利技术等无形资产的摊销费用。勘探开发技术的现场试验费。研发成果的论证、评审、验收费用。 研发经费列支时要附相关项目立项研发文件及研发项目研究可行性报告。 （七） 五险一金 “五险”指的是包括养老保险、医疗保险、失业保险、工伤保险和生育保险；“一金”指的是住房公积金。

第十条 差旅费报销相关规定 （一）差旅费列支范围 出差是指公司员工受公司主管负责人派遣在公司办公所在地城市以外的地区履行公务，并根据本制度的规定享受相应标准的出差补贴、伙食补贴和交通补贴，在公司办公所在地城市市内履行公务不享受出差补贴、伙食补贴和交通补贴，销售人员在办事处所在地城市市内履行公务不享受出差补贴。 （1） 公司员工出差应严格履行报批手续，未经批准不得自行出差，自行出差或因私出差所发生的旅差费均由其本人自行承担，公司不予报销。 （2） 公司各部门应严格控制出差人数，并考虑其完成任务的期限，确定合理出差日