浅谈行业档案建设

兰台纵横　

崔美兰　随着医疗卫生体制改革和社会医　疗保险制度改革的不断深入，对医院　档案工作提出了新的要求。要搞好医　院档案管理工作，必须探索一条适应　医院档案管理工作发展的新思路。　１、进一步建立健全和加强医院　档案管理制度和档案管理网络。要建　立档案收集和归档制度、档案利用、　保管等制度，制定档案保管期限、归　档范围等，并将这些制度和规定纳入　医院岗位责任制和考核办法之中。因　为医院各级领导、各科室干部和医护　技术人员，都或多或少地形成文件材　料，这些文件材料具有分散性，往往　会影响档案的收集工作。这就需要我　们建立健全有效的档案收集制度，建　立和完善档案材料的传递、登记制　度，实现动态管理。　２、建立医院档案与其他信息为　一体的管理模式。社会信息是一个集　合概念，它包括多种记录形式，诸如　图书、情报资料、文献、档案和其他　形式。虽然他们名称各异、形式多样，　但都有着一个共同的本质——信息。　将这个子信息资源系统融入医院整体　信息化工作中，不但可以节约人力、　物力和财力，而且还能够提供更多的　综合信息，形成更具有综合效益的资　源库。由于医院信息量大，且内容繁　杂，建立一个结构合理、功能齐全、　高效的信息中心，就可适应当前医疗　卫生部门改革和发展的需要。　３、改进和更新档案利用的方式　方法，加强检索工具体系建设。随着　档案数量的急剧增加和现代社会对档　案利用频繁需求，传统的档案利用方　式与方法己不适应档案用户的需要和　档案信息加工的需要，因此，必须大　力改变和更新档案利用的方法，特别　是计算机技术和现代缩微技术等。目　前，档案检索工具种类单一、功能不　全、检索速度慢、效率低，加强检索　工具体系建设和建立档案目录中心已　成为一项重要任务。编制的检索工具　应力求符合规范标准，查找性、指导　性检索工具应配套，并能把馆藏档案　的内容特征、形式特征和储存地点揭　示出来。　４、切实加强档案信息化工作，　努力造就新型档案专业人才。现代信　息技术的发展已经对档案信息资源的　开发利用产生了巨大的影响，电子文　件归档、电子档案管理以及电子技术　处理，为档案信息资源开发利用提出　了新的课题。因此，要高度重视信息　技术的规范化，如档案信息开发、档　案数据结构、档案数据库建设等。努　力培养复合型人才，提高档案人员的　素质。　（作者单位：延边结核病防治所）　随着社会的快速发展，行业档案　工作也得到了长足的发展。如何进一　步创新行业档案工作机制，是当前的　一项重要任务。　一、全力争取，实现行业档案建　设“三纳入”　作为行业主管部门的档案工作人　员，在做好本单位档案工作的同时，　要牢记贯彻　档案法））赋予的对全行　业档案工作监督指导的职责，加强宣　传，积极争取，使行业部门的领导树　立科学的档案意识，并认真贯彻档案　法律法规，使行业档案工作做到“三　纳入”。　一是要把档案工作纳入行业总　体发展规划和年度工作计划之中。要　把档案工作作为行业发展的一项基　础性、管理性工作纳入规划和年度计　划，杜绝档案工作的随意性和无规划　性。二是要把档案工作纳入年度财务　支出计划之中。因为档案工作是一项　投入性的工作，包括档案装具、档案　现代化管理软件、立卷归档等都需要　一定的经费支持。因此，需要把年度　档案工作需要的经费，及时向领导汇　随着我国社会的发展，房地产业　也不断发展，房产档案的存储数量也　在不断增加，房产档案的利用率和存　储量也在大幅提高。以前的通过人工　处理为主要方法的房屋档案查询的方　式，渐渐地出现时间和空间利用效果　差的问题。同时，也有很多弊病使手　工管理档案出现工作效率低、错误量　大、信息共享困难等。庞大的档案库　和旧的管理模式，已不能适应当前档　案管理工作发展的需要，所以，应更　好地规范房产档案数字化管理工作。　１、加强基础工作　档案数字化是一个庞大的系统　工程。首先，要做好馆藏情况的摸底　调查，对存量房产档案进行清理、　检查和鉴定，确保房产档案资料的真　实、完整。其次，要确保档案内容的　乍　■■■■ｌ●　Ｉ　里　管　案展　档发　院院　医医　好进　敝—Ⅱ．　■ｉ｜■　Ｉ●■【■■■Ｉ　浅谈行业档案建设　闫晓君　张彬　报，争取纳入财政支出计划，这样就　为全行业档案工作的健康发展提供了　经费保障。三是要把档案工作纳入主　管领导和有关科室工作目标责任制，　做到责任落实，分工明确，使档案工　作时时有领导管，处处有人员抓，形　成档案工作的良性发展机制。　二、全力配合，实现行业档案建　设“三集中”　（（档案法》规定，各级档案行　政管理部门是区域档案事业发展的依　法监督、指导的专门机构。各行业主　管部门要积极响应、贯彻档案行政管　理的各项方针政策。同时，要全力　争取档案行政管理部门的大力支持，　做到年度行业档案工作“三集中”。　一是集中开展行业档案工作教育和培　训。实践证明，大规模的区域性档案　工作培训，不能及时、有针对性地解　决行业档案工作的具体问题。行业主　管部门只有根据行业档案工作的特点　和实际情况进行集中教育培训，才能　提高全行业档案人员素质，推动行业　档案工作发展。二是集中立卷归档。　每年度的文书立卷归档工作．是一项　经常性的工作，专业性非常强。由　于人员的变动、档案业务种类和立　卷方法的变革，全行业各单位立卷归　档工作的质量会参差不齐。因此，如　果每年全行业集中立卷归档，就能够　显著提高工作质量和效率。三是集中　检查验收。当集中立卷归档结束后，　我们要争取档案行政管理部门派出专　门人员，对全行业的立卷归档工作集　中检查验收和发证，确保合格率达到　１　Ｏ０％。这样就保证了行业档案工作　的健康发展，为行业整体事业的发展　奠定了坚实的基础。　三、全力协调，实现行业档案建　设“三同步”　ｆ兰台纵横　随着各项事业的发展，档案的种　类、载体不断增多，立卷方法也不尽　相同．档案工作已由过去传统的重视　文书档案发展成为一个综合性的、内　涵丰富的工作。因此，作为行业主管　部门的档案工作人员必须全力协调，　使档案工作实现“三同步”。一是文　书立卷工作要与科技等专门档案的立　卷归档同步进行，保证全行业档案资　料的齐全完整。二是文书立卷归档工　作与电子文件归档同步进行，这样就　适应了现代化、信息化社会的发展要　求，增强档案工作的信息化服务功　能。三是文书立卷归档工作要与编研　工作同步进行。在每年度文书立卷工　作的同时，都要根据本单位的实际需　要，编写“年度大事记”、　“组织机　构沿革”、　“文件汇编”等资料，使　档案信息中的重要内容得到编辑和印　发，为领导和全行业各项工作的发展　提供有价值的信息，充分发挥档案工　作的经济效益、社会效益，以及档案　工作特有的服务功能。　（作者单位：白山市轻纺化工业局　就业服务处白山市委政策研究室）　强化房产档案数字化管理的措施　精要，通过对档案鉴定来减轻档案载　重。其三，要确保档案资料字迹清　楚，排序符合规定。数字化后还应对　数据质量、图像质量进行检查，保证　准确无误。　２、建立统一标准　房地产管理部门应结合行业特　点，制定出一整套完善的业务规范、　行业法规、技术监督标准和管理规范　规则，形成包括管理、业务、技术三　个层面的房产数字标准规范管理体　系，使数字化档案建设在法制化的道　路上运行。　徐健冬　３、保存双套档案　在相当长的一段时间内，房产档　案保存应采取双套制，即在保存电子　档案的同时，也保存相对应的纸质档　案，以确保档案信息内容的安全、完　整、真实、可靠。房产档案数字化是　档案工作中的一项新内容，包括数字　档案的凭证性问题、数字化档案信息　访问形式与安全控制问题、加强数字　化档案信息压缩及存储的技术问题、　信息的长期存取问题、标准化问题、　法律法规方面的问题等等。　４、加强人才培养　数字化房产档案管理，是一项跨　学科、专业性、技术性较强的工作。　数字化房产档案管理人才，应具备较　全面的知识结构以及敏锐的信息意　识、良好的信息道德、较强的信息能　力，以适应数字档案建设和正常运行　的需要。从长远来看，只懂得计算机　技术和纸质等载体档案管理知识的人　无法胜任此项工作。因此，建设一支　以管理型人才为基础．以复合型人才　为重点的人才队伍，对实现档案数字　化至关重要。　（作者单位：长春市房产档案馆）