WZHS 03-12 SMS文件和相关文件控制程序

安全管理程序手册 SMS文件和相关文件控制程序 编号：FLD- 03-12

版次:1.0 生效日期: 2010.08.15

目 录

1． 目的和范围

2． SMS文件分类

3． 职责

4． 工作程序

5． 附录

6． 支持性文件

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版次:1.0 生效日期: 2010.08.15

目的和范围

本程序规范了公司SMS文件的编写、修改、审核、批准、保管、作废以及相关文件、资料控制，保证体系内各有关部（室）、人员及船舶均能获得有效文件。

适用于本公司对SMS文件和相关文件、资料的管理。

公司文件分类

SMS文件：安全管理手册、船岸职责手册、安全管理程序手册、安全管理须知手册和公司文件总清单。

SMS相关文件：指有关的国际、国内强制性公约、规则及公司引用的建议性规则、指南和标准。

SMS相关资料：

海图、航海出版物、航海通告、航行警告；

船舶及设备的图纸、技术资料、说明书；

职责

总经理：负责批准公司SMS文件。

指定人员：负责公司SMS文件的审核；负责2.2项相关文件纳入的审批。

NSM办公室：负责组织公司SMS文件编制、修订；负责确定文件配备；负责SMS文件及相关文件的发放和控制；负责备用文件的管理，负责废止文件的销毁。

NSM办公室及公司SMS各相关部（室）：负责程序、须知文件的编写、修订；负责SMS相关文件的收集及提供。

SMS文件及相关文件持有人：负责保管其持有的SMS文件及相关文件保持最新有效。

执行程序

公司SMS文件的编制、审核和批准。

公司编写的SMS文件都应在发布前经授权人员审核、批准。公司SMS文件的审核批准权限如下表所示。

1

1.1

1.2

2

2.1

2.2

2.3

2.3.1

2.3.2

3

3.1

3.2

3.3

3.4

3.5

4

4.1

4.1.1

温州福来登海运有限公司 2/8 安全管理程序手册 SMS文件和相关文件控制程序 编号：FLD- 03-12

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公司SMS文件 编制者 审核者 批准者

安全管理手册 NSM办公室 指定人员 总经理

船岸职责手册 NSM办公室 指定人员 总经理

安全管理程序、须知文件 NSM办公室

各相关部（室） 指定人员 总经理

公司文件总清单 NSM办公室 指定人员 总经理

4.1.2 公司SMS文件控制流程

新文件产生责任人流程文件修订、变更时责任人流程SMS文件草案

文件认可批准文件盖受控章SMS文件复印分 发 按《公司文件总清单》分发给公司SMS各相关部门及人员、船舶，并填写《文件发放清单》编制者审核者批准者NSM办公室NSM办公室NSM办公室NSM办公室组织策划NOYES编制者审核者批准者NSM办公室NSM办公室批 准认 可批准修订稿复印审核者认 可NOYES文件更改建议SMS相关部室/船舶批准者SMS文件修订草 案文件置换、撤除失效文件文件持有人文件修改通知书分发文件持有人签署《SMS文件发放清单》NOYESNOYES温州福来登海运有限公司 3/8

控制说明

公司SMS文件的策划

NSM办公室根据NSM规则的要求，船舶运行操作需求、事故/险情分析等，与公司SMS各相关部（室）共同落实编制。

公司SMS文件编制要求

为了确保程序和须知具有可操作性，在编制时，必须反映本公司现行

的实际管理，符合强制性的规定和标准。充分考虑国际海事组织、主管机关、船舶检验机构和行业组织所建议的规则、指南和标准。

所有程序和须知应清楚地规定相应的任务和指派合格人员。

文件起草完成后，编制者应经4.1.1表中所述职位人员审核和批准，船上关键性操作方案和须知的制定，应按《船上关键性操作方案的制定程序》（FLD- 03-06）执行。公司通过《公司文件总清单》、《SMS文件发放清单》实施对文件发放的控制。

公司SMS文件发放

公司SMS文件的发放应根据本程序4.2.3.3的要求发放给公司SMS各相关部（室）/船舶。

NSM办公室应在文件发放的同时填写《SMS文件发放清单》（附录1），对文件的发放实施控制。文件持有人应在《SMS文件发放清单》上签字确认。

SMS文件发放规定

最高管理层总经理、指定人员各配一套；职能部室NSM办公室、海务部、机务部、人事部各配一套（一人兼多职时可以按实际情况配备）。

船舶配三套，其中船长、轮机长、大副各一套。

每套SMS文件包括：《安全管理手册》、《船岸职责手册》、《安全管理程序》、《安全管理须知》及《公司文件总清单》。

《公司文件总清单》列出了公司全部SMS文件和相关文件，《公司文件总清单》应经4.1.1表中所述职位人员审核和批准。 安全管理程序手册 SMS文件和相关文件控制程序 编号：FLD- 03-12

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4.2

4.2.1

4.2.2

4.2.2.1

4.2.2.2

4.2.2.3

4.2.3

4.2.3.1

4.2.3.2

4.2.3.3

4.2.3.4

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4.2.4 公司SMS文件修改

4.2.4.1 公司SMS文件的更改须由公司最高管理层/SMS相关部（室）/船舶提出并填写《SMS文件编写/修改建议书》（附录3）报NSM办公室，由指定人员审核，总经理批准后实施，按4.1执行。

4.2.4.2 修改的标识

● SMS文件局部修改，将须修改部分所在页重新编印，其每次修改内容用不同字体以示区别，如斜体字、下划线等；若增加整页内容，则字体

与原文件字体相同，在修改记录的标识框中标注“新增页”，每次修改版次号中的版号不变，修改号增加一号，新增一页，文件总页数保持不变，页号以在新增页的页号后加“-A、-B„„”表示，待文件改版时再

作调整。

● SMS文件如需作大的修改，则对SMS文件进行改版，版次号加一号，修改号复“0”，修改记录中应记载前几次SMS文件的改版情况。

4.2.4.3

文件修改后经指定人员审核，总经理批准后生效。

4.2.4.4 NSM办公室发放《SMS文件修改通知书》通知文件使用部门及船舶/人员。

4.2.4.5 使用文件部门及船舶/人员在收到经修改的文件后，应及时培训学习，熟悉文件更改的内容。

4.2.5 SMS文件的保管

4.2.5.1 文件持有人应保持SMS文件的整洁，除按规定修改外，不允许涂改文件或在文件上作任何标注。

4.2.5.2 文件持有人应按《公司文件总清单》的内容，检查SMS文件的有效性。

4.2.5.3 SMS文件属公司内部文件，未经总经理批准，不得对外复印。借阅文件，必须由文件持有人做好借阅登记，借阅人应及时归还。

4.2.5.4 当船舶已不再隶属公司管理时，船长负责将本船所有受控文件交还NSM办公室，NSM办公室做好接收及登记。

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程序手册

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4.2.5.5 SMS文件修改后，NSM办公室将原文件加废止章后保存一份，作为原始依据。

4.2.5.6 当文件破损严重，影响使用时，文件持有人应到NSM办公室办理更换手续。

4.2.6 SMS文件的作废和销毁

4.2.6.1 SMS文件经换页或改版后，原文件即失效作废。

4.2.6.2 失效文件统一由NSM办公室根据《SMS文件发放清单》及时向原文件持有人收回，其中存一份备查外，其余销毁，并做好记录。

4.2.7 安全管理记录：安全管理记录是判断实施SMS情况的重要依据和证据，是公司SMS文件的一种，各职人员应按要求记录、保存和传递。

4.2.8 公司SMS文件的构成和编号：

4.2.8.1 公司SMS文件的构成分三个层次：

安全

管理手册

安全管理须知手册

4.2.8.2 公司SMS文件的编号：

公司所有安全管理体系文件，都以“FLD- NO-X”标识。其中

● FLD-：表示“温州福来登海运有限公司”。

● 安全管理手册：“NO”以“01”标识。

● 船岸职责手册：“NO”以“02”标识。

● 安全管理程序手册：“NO”以“03”标识。

● 安全管理须知手册：“NO”以“04”标识。

● 公司文件总清单：“NO”以“05”标识。

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