浅谈企业档案管理存在问题以及电子档案的管理

Ｉ行业管理／ＨＡＮＧ　ＹＩＥ　ＧＵＡＮ　Ｌ　浅谈企业档案管理存在问题以及电子档案的管理　戎　雪　（新疆城建（集团）股份有限公司　新疆乌鲁木齐８３００００）　摘要　企业档案与企业的各种经济信息、情报资源一起形成企业的信息资源，在企业的项目选择、运营模式选择、市场定位、营销　策略的制订上部起着参考＿手口；夹策作用．随着市场经济的发展和企业信息的多元化，企业档案所承载的企业信息越来越丰　富，如何发挥档案的作用并利用档案所承栽的信息为企业创造新的利润增长点，发挥企业档案管理的重要作用　本文通过　对档案管理存在的问题以及电子档案管理和传统档案管理的对比，分析两者之间的区别，并对电子档案管理的优势以及管　理难点进行阐述，最后提出优化电子档案管理的策略。　关键词　信息时代　电子档案　传统档案　管理　一、档案管理存在的问题　１．档案管理本位思想、保密意识根深蒂固　企￣１ｌＣ＇ｆ案管理Ｔ　作长期以来形成的Ｔ作模式、Ｔ作意识形成ｒ档案管理Ｔ作的　“惯性思维”　达就造成了俏案管理的被动服务，十兰｝案的　价值　得不到合理的发挥和挖潜　矧识管理的背景下，档案信息所占　业各项信息的份额日益突出，仙档案部门并没有成为企业重点　关注的部门，甚至－－－一度形同虚设：　２．管理过程中重实体保管、轻知识挖掘。随着企业体制的改　革，企业档案实体管　历经岁　洗礼．变的相埘成熟　目前企业　档案的保管机制比较健全．保管手段比较先进，保管方式日趋合　理。档案实休管理方面，管理人员理顺档案收集的渠道．Ｊｆ：对收　集到位的｛＝、ｌｉ案整理、鉴定、保管等也驾轻就熟。然而卡Ｈ对于卡、Ｉ｛案　文体管理ｒ阿言，　、ｆ　对俏案知识的挖掘显得薄弱很多　主要表现　为：信息共亨机制与知识挖掘机制不健伞．忽视隐件矢¨识的归档　管理、档案管理业务功能单一，缺乏可兼容性等　、另外．　、Ｉ　档案　巾　现的一些新兴档案种群，如客ｒＪ档案、竞争情报、矢¨识产权　档案的管理，Ｈ前可以说是薄弱环节，既缺乏可规范的操作，也　没有形成－一Ｊ‘供遵循的一般管卵规则：　什随着计算机电子技术的高速发展，办公的　动化以及网　络化也逐渐的普及和成熟，以　Ｕ的许多要靠人　处卯的Ｉ　作都　ｎｆ以直接通过计算机或　络米处邢，在文件处理的整个过程中　儿乎可以实现无纸化．同时伴随若无纸化办公的普及大量的电　子文件也就啦运而生：　二、电子档案管理与传统档案管理的对比　１．电子档案管理的归档方式和时间与传统档案管理不同一电　子文件　形成过程中需要进行随时的数宁签名、信息认证以　及ＪＪｕ密保护，以确保电子文件　处理和传输过程中准确尤误，Ｉ司　时对档案部¨接收到的电子义件的原始件以及真实忤了以保　＝电子档案的归档ｆ　Ｊ‘以在义什办邢好之厅彳随时进行，或者也Ｉｌ『　以录取周期件的定时统一归档方式，电子文件形成后可以南该　部门通过传输或备份的厅式交给档案管理部门，同时档案管卯　部门对电子档案进行编号和设置访问限制级别，为今　杏找档　大陆桥视野／ｏ４６　案的人员提供便利。　２．电子档案的分类和编号管理与传统档案有所不同。对于电　子档案的分类，档案管邢部门是在接收到电子文什　１即就对　每一个文件编制一个文件号，同时将文件相　的分类号和档案　号也没置好．并且在『ＪＩ档的同ｕ，？ｘ，Ｊ－主题词进彳丁标引以及著录。随　着技术的进一步发展。电子档案的管　也引用了；Ｉ己进的柃索上　具，这样用户只要有电子档案的文件号或者关键词，就可以｛启ｊ『剜　卡Ｈ关的各类电子文件，这样存很大程度上降低Ｊ，　案管理１＿作　者的Ｉ　作强度：　３．电子档案管理的保管方式与传统的档案管理不同　卡Ｈ对于　传统的档案　言电子档案的文件载体容易老化一些，同时随着　计算机信息技术的发展ｄ王会涌现　更多的电子义件载体，这些　都在一定　度卜对电子义什的Ｋ期ＩＩＪ　读件　牛影响。有鉴于此，　档案管珊部门要尽　对能够统一格式存储的电子档案进行适、。　的格式转换，以利于今后对电子档案的利用。　三、电子档案的管理过程中遇到的问题　１．电子文件比较容易被修改　由于电子文件没有特定的字　迹，冈此在修改之后也找不到一丝修改过的痕迹．这不像纸质文　件，可以通过字迹束分辨Ｈ１文件是ｌ否已经修改过ｒ　同时，电子　文件　网络　传输时，也有可能会遇到　法截获或更改，这　防　范卜也是有一定难度的　２界定电子文件的原件比较困难　电子义件的制作是住计算　机半台卜完成的　它是通过不同的媒介或网络来进行传播的，【ｌｒ　以同时在多个计算机卜对同一个电子文什进行展示，这也使得　不同时问、不同地点、不同的人所得到的相同内容的文件就没有　别了．小像纸质文件可以很直观的分辨…哪一个是原件哪一　个是复印件：　３．为适应信息时代计算机技术的发展，电子档案的格式也要　经常的变换　在人们全ｉ自ｆ进人信息时代以来，汁算机技术无沦是　软件还是硬件都　以　常快的速度变换着　、因此，需要长期存储　的电子文件档案进　ｙ－格式和结构卜的变换，这干ｎ电子文件的最　仞形式也存红一定的区别　另外，由于Ｈ前的技术（下转第４８页）

　Ｉ行业管理／ＨＡＮＧ　ＹＥ　ＧＵＡＮ　Ｌ　性因素都较多，因此．很容易产生质量变异　为此，　施Ｔ中要严　防出现系统件因素的质量变异；要把质量变异控制　偶然件因　素范罔内　３．容易产生第一、二判断错误　施Ｔ项闩南于Ｔ序交接多，巾　问，　品多，隐敞ｌ　程多，若不及时检查实质，就容易』　：生第二判　断错误，也就是说，容易将不合格的产品。认为是合格的产品；反　之．若检杏／ｆ　认真，ｆ！Ｊ！『Ｉ量仪表小准，读数有误，则就会产生第一判　断错误．也就是说容易将合格产品．认为是小合格的产品。　４．质量检查不能解体、拆卸：上程项目建成后，小可能像某些　上业产品那样，再拆卸或解体榆查内在的质量．或重新更换零　件；即使发现质量有问，也不可能像１．、Ｉ　产　那样实行“包换”或　“退款”　因此，在项目管理・｝Ｊ：首九，　组建、Ｉ　务水平较高的、责　仃心较强的管理层，建市健余项Ｈ质量体系与项Ｈ管理组织机　构，选择专业技术熟练、综合素质高的施Ｔ队伍进行作业，其次，　积橄推行伞而质量管理，成　质量管理小组，施Ｔ过稃巾指定有　质俭资质的人员实施、监测及控制施　质节，对仔在的质　问题　实施纠止和预防措施，住材料采购过程巾严格控制购进材料的　质节一冉次，在项　施Ｔ过程中按照项同的进展状况定时评价项　Ｒ达到质　同标的程度，促进改进项同质　，在施　管邢中实施　质量控制的同时，还要考虑项目功能、上期和费用要求，以符合　上程的整体效益目标。　四、建筑工程施工管理中的合同控制　＿Ｊ：程项目的实施过程．实际上是项目相关的各个合同的执　行过　。Ｔ　项同管那要实施控制的丰　丁作：一是保　在项同　实施过程中Ｉ　确行使合同规定的各项权力，防止，　生违约行为，　财ｌ　程项同的各个合同执行进行协调，对合同实施过程进行监　督，以确保项目绀、各分包商、业主的上作都满足合同要求．处　索赔卜ｊ反索赔事务；二是在项目实施中合同控制要充分运用合　同所赋予的权利．利用合同摔制手段对各方面进　严格管理。　存技术、经济、管理、组织等措施中，首　叟考虑用合同措施来　解决问题　同时，由于Ｔ期、成本、质量为合　定义的Ｈ标，所以　合同摔制必须与进度摔制、成本（投资）控制、质量控制　渊一敛　地进　五、结束语　Ｔ释项Ｈ管理就是运用各种　识、技能、手段和片法去满足　丁　项Ｆ１利害关系各厅的要求和期望，而Ｔ科项Ｆ１实施控制作　为项同管邢的一个独特阶段，其作川是保证１．程项Ｒ在施　过　程中按预定的汁划实施，保证项冗总Ｒ标的同满实现。建筑ｒ程　项目的成功　否．除了需要各力‘面努力坚持／ｆ　懈ｆ之外．重点是能　否在施Ｉ　过程中进行有效的管婵　参考文献　【１　Ｊ刘小平建筑工程项目管理［ＭＩ．北京：高等教育出版社　２（）（ＪＩ　Ｊ．　ｆ２　Ｊ齐宝库．工程项目管理ＩＭ１．大连：大连理工大学出版社　２（）【】３．　◆●●◆●◆●●◆◆◆◆◆◆●◆◆●◆◆●●◆’◆　相同的。　３．努力增强档案管理人员的专业素养　案管理部¨应该　ＪＪｕ重视对档案管理人员专、Ｉ　素质的培养，有利于从根木卜提升　电子档案管理的作用　于电子档案是建　高科技半台卜的，　此其管理人员也必须是具备一定的高科技素质的复合型人　才，所以，在进一　加强档案管卵人员队仉的建设过　巾，除了　．嘤对其政治素质、文化素质以及档案业务素质进行提高以外，还　啦陔将计算机实用操作技巧的提高放在比较重喽的位置　ｎ　以　这样说，加强对档案管邢Ｊ　作人员的培训，既有利于培养档案管　卵部门的优秀人　，义ｎＪ．以使得档案管卵ｒ作得到史加迅速的　发腱一　参考文献　ｌ１】贺真．论现代企业管理资源建设依据与策略　档案学研　究．！ｌＪＩｌ９（１）．　１２１李淑英芡挥企业档案作用服务企业文化建设　隧道建　设．！｛｝ｔ｝８．　１３ｌ昊丽珊企业档案信息化的几个阶段【Ｊｌｌ经济科技档案，　２（Ｊ（）５（３）．　『４］王强．基于核心信息资源管理理念的档案管理Ｕ１．档案学　研究，２（）（）９（１）