事业单位档案管理的现代化和电子化研究
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事业单位档案管理的现代化和电子化研究
摘要：本文主要探讨了事业单位如何在档案管理中实行现代化和电子化的管理模式，使管理工作逐渐走向系统化、智能化。
关键词：事业单位；档案管理；现代化；电子化
引言
我国对于档案管理的要求变化，由于科技的发展，档案管理工作出现一些瓶颈。许多事业单位本身的发展模式与现代化的要求相悖，同时，一些基础条件需要得到加强，这就在走向现代化的道路上充满荆棘，需要加大对现代化和电子化的实施力度，才能早日实现档案管理的高效化。
1事业单位实现档案现代化和电子化管理的必要性
信息时代的出现，给很多方面的工作带来巨大的变化。对于档案管理来说，出现的变化主要是档案资料收集途径增加、档案载体增多，档案保存手段丰富，档案利用途径增加等。据此，事业单位作为档案资料十分丰富复杂的单位，实现档案的现代化和电子化管理十分必要。这有助于提升管理效率，推动档案资料的利用和开发。在新的时代背景下，档案管理实现数字化转变，档案资料的形成、存储和管理，都需要借助互联网的先进性，实现现代化管理。对事业单位也是如此，新时代的到来，给档案工作提出数字化要求，需要实现现代化和电子化发展才能适应这种要求，满足新时期的要求。同时，事业单位档案具备一定的保密性要求，而在信息化时代下，可能会出现资料遗失、泄露等问题，带来网络信息安全风险。而且档案的特殊性进一步突出了资料保密的要求。利用信息技术进行事业单位的档案管理，进行数据资料的收集、传输、整理和分析都十分便利，不仅可以提升信息的保存效率，还可以降低丢失可能，对档案资料的利用和挖掘也比较有利。另外，档案资源是事业单位运营活动开展的重要参考资料，也是衡量单位运营情况的主要指标之一。对于事业单位来说，开展的业务工作十分关键，而且需要各个部门之间的通力协作，各司其职，有秩序的进行工作。而科学的档案管理工作是实现这个目标的关键和基础。所以需要实现现代化和电子化管理。
2当前事业单位档案管理中存在的弊端
2.1档案管理制度不健全
首先，多数事业单位没有建立健全档案工作制度和管理规范，没能建立起符合现代信息化社会需要的档案管理模式。其次，档案管理及档案现代化管理工作没有纳入单位发展规划和领导年度工作目标责任制，对单位实现档案现代化管理没有起到有效的助推作用。
2.2档案的检索率低
档案的检索方式可分为两种形式，手工与计算机。检索的硬件设施关系到检索效率，计算机就是走在时代前沿的高端工具，而目前为止还有的基层事业单位档案管理仍然停留在手工检索中，费时费力又繁琐，查阅使用极其不方便，各种条文的等待，各种申请的批复。即使有所改进，投入了大量的人力物力，也是老牛拉破车飞不起来，缺乏自动化的检索工具，产生了与时代脱轨的现象，制约了检索效率，使珍贵的档案淹没在历史中，势必会从侧面影响经济的发展。档案管理设施设备的落后，档案管理技术手段方面的限制，导致档案管理工作的效率低下，档案管理的整体有效性较低，这在很大程度上不利于档案管理事业的科学化发展，没能更好地发挥档案资源的实用价值，还要进一步基于信息技术更新达到提高档案服务水平的目标，围绕着档案共享促进档案管理事业的发展，实现档案技术的革新。
2.3档案人员专业素质不高
随着档案管理不断趋向现代化发展，对于档案管理人员的专业素质提出了更高的要求，除基础的档案管理知识技能外，档案管理人员还需掌握相应的计算机使用技能。由于单位领导重视程度和人员编制的限制，很难选择专业人才从事这项工作，尤其缺乏年轻的综合性人才，限制了档案现代化管理工作的发展。
3事业单位实现档案管理的现代化和电子化的有效途径
3.1高端技术管理机制
高科技引领时代的发展，多样化的文字资料、图片、视频保存方式与日俱增，越来越深入现实生活中的高科技存储方式逐步深入人心。传统存储模式都是以纸为基础，而如今要更换为采用无纸化的高端技术管理机制，采用互联网模式，运用数字化管理模式，发挥出现代化的优越技术职能，让管理系统化，为查阅者提供良好途径，方便快捷。进一步明确档案设备更新计划，根据事业单位现有信息技术设备水平，未来档案管理的大数据趋势，以及事业单位所在区域的财政能力，有计划地加强档案管理设备设施的更新工作，强调科学的编制档案管理预算经费，以便于更加针对性地更新档案技术设备。
3.2加强事业单位档案信息化基础建设
信息化系统的基础设施建设是事业单位不断完成档案管理信息化的重中之重，各大事业单位应当掌握基本的经济发展动向，将本身所拥有的资源一部分分与信息化基础设施建设，在自身发展的大环境下，实现有效的设施建设。我国也极为重视经济发展的科学性，近些年不断进行经济改革，将科技推进为经济发展的第一动力。企业要合理寻求国家的政策支持，建设单位的信息化基础，并与诸多科技单位联合，达成共识，并给予系统后期维护一定基础。同时，信息化不仅是物质上的执行，在各大企业的思想觉悟上要不断加以提升，及时抓住信息化发展的浪潮，以积极认真的态度迎接事业单位带来的变革。在有效、安全系统基础上，实现深度发展的目标。
3.3.完善管理制度建设
事业单位要联系档案工作实际，建立独立的管理部门，负责对单位的所有业务信息监督、归档和管理；借助信息技术打造一体化的档案管理系统，收集全面的档案数据资料；将档案资料的记录和归档列为绩效考核的一部分，严格按照相应标准进行检查和考核，与档案管理人员的绩效挂钩，配合科学的奖惩机制，提高工作人员的积极性。单位还需要对档案信息化管理的各个环节进行详细分析，加强对档案内容的分析和判断，以及强化对业务工作的分析，提升档案管理的效率。同时加强与其他部门的合作，保证档案信息存储的规范性和全面性。事业单位还需要对档案管理的各个环节进行详细分析，加强对档案内容的分析和判断，以及强化对业务工作的分析，提升档案管理的效率。
3.4提高档案管理工作人员的综合素质
为了使工作人员尽快熟悉了解大数据时代，事业单位有必要对工作人员进行定期培训，通过培训来提高工作人员的专业技能与管理能力，从而更好地发挥其自身优势与岗位需求相结合，切实解决档案管理中存在的实际问题，推动档案管理工作进一步发展。在开展培训时，可以通过组织多种多样的专题学术会议、研讨会等相关活动，将培训内容作为考核指标，选拔优秀人才，给予其外出培训与交流的学习机会，提高工作人员的工作积极性。同时事业单位完善相应的绩效考核激励机制，将档案管理纳入日常管理指标，切实增强工作人员的工作热情，并根据相关档案管理人员的工作情况从物质和精神两方面进行奖励，实现管理人员的自我价值和科研单位的共同发展。
结束语
事业单位档案管理实现现代化和电子化的发展趋势已成为时代发展下对事业单位发展的必然要求。在新的时代背景下，传统的档案管理模式已难以适应新形势下事业单位的发展，所以需要对档案管理进行创新，引进先进技术，实现现代化和电子化管理。但是在这个过程中，需要保证适应市场经济体制下的要求，能够更好的推动事业单位的发展。
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