招商会议操作规范
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招商会议操作规范
所谓招商会一般是指医药企业充分利用商业客户的网络关系，以召开会议的形式，将产品导入医院、药店、诊所或调往其他的商业客户的一种形式。它主要有以下几种类型，导入医院型，导入药店、诊所型，商业平调型，综合型等几种形式。几种类型的招商会都有其共性，一般招商会须经过会前准备，会场布置，会议进程，会议后的情况及跟踪等程序。下面就各各环节的操作流程叙述如下：
一、会前的准备工作
招商会的筹备和召开是一门复杂的营销过程，细节决定结果，招商要想成功首先得有人来，而这个阶段就是解决能否有人来的重要环节。
办事处经理必须充分、仔细地与医药商业客户的经理或商业业务经理协商好，并对整个推广会的过程进行仔细策划。
1、确定会议类型。
2、根据会议类型确定邀请对象，一般为以下几个方面的人。
A.医院邀请对象，一般是药剂科主任、药房采购、相关科室负责人、业务院长等。小医院一般为院长和采购；
B.药店、诊所的负责人或采购；
C.药批的经理、业务经理、主要采购等；
D.其他政府机构人员。
3、根据人员数确定会议规模，选择会场，确定时间，并和商业一起用请贴发出邀请函通常提前15天。 邀请函可以采取邮寄或直接送达的方式。如果邮寄必须在寄出后3天与被邀请人电话沟通。无论邮寄或直接送达都必须进行会议内容的沟通。 4. 对于一些重点的邀约对象，应亲自邀约，多次拜访，并强化公关，衔接到会确保订货事宜。
5、邀请函中必须注明时间、地点、开会产品、公司的简介、产品简介、订货订单及政策、广告播放情况、推广会的活动内容、程序、服务承诺及会后促跟进等情况。
6、详细策划会议的程序及所需用品及注意事项等。
A、应准备的用品，投影仪、广告礼品、样品、宣传资料、广告用品等。
B、商业公司准备好发票及开会所需的东西。
C、必须在开会前将货发至医药商业客户处。
9、根据会议规模，配备一定人员，成立会务组，相互协作，分工明细，权责到人。
10、为了调动商业客户的业务人员的积极性，应当给予一定的奖励政策给业务人员，但也必须与商业客户经理协商后执行，以免引起不必要的麻烦。
11、会务费原则上由医药企业出，但也可协商解决。
12、制定一套非常有刺激进货的让利政策或奖励政策。
13、会场的布置：
A、会场的地点一般为宾馆，客户的会议室等。
B、会议的主席台上方悬挂产品推广会横幅，并标明商业客户名和医药企业名，会场门口置几块欢迎词板，会场粘贴一些宣传画，放置台卡及其他宣传品，并尽量将商业客户名放在本公司名前。
C、布置开会所需的一切用品，如粉笔、话筒、扩音设备、投影仪等。
D、各种资料的准备，产品价目表，产品介绍宣传册，每个品种的样品，商业公司准备发票。
E、会场门口陈列公司样品，宣传册，宣传品，模拟盒，堆头并将产品宣传册成套装好，准备签到册。 在给商业的宣传品内必须有：宣传册、招商书、会议程序表、价目单等。
F、将礼品放置于主席台前方。
G、到会人员有时间差，可购买一些饮料和报纸进行情绪调节，控制场面，也可放企业介绍性质的广告带。
J、制定会议程序表，并落实到人。
二、会议程序：
1、 详细进行人员分工，确保人尽其责，可根据具体会议确定。
2、签到、发放饮料、宣传册、价目单、一份小礼品、会议程序表等。
3、会议的主持应由商业客户的经理主持，由其致开幕词并宣布会议程序。
4、由公司到会最高级别代表介绍企业的宗旨、理念、目标、发展战略、产品销售形势等公司简介。
5、由公司的办事处经理或其他人介绍产品及盈利情况，增强到会商业订货的信心。
6、可以组织抢答，主要目的在于宣传医药企业，商业客户，产品的有关情况，加强记忆，以激活气氛。
7、会场中，销售代表和商业客户的业务员要积极宣传、沟通、签合同，加强订货公关活动，尤其一些重点单位。
8、发放礼品，订货基本完毕后进行。
会议程序表
顺序 进行内容（演讲） 演讲人 时间安排
1 致欢迎辞，介绍参会人员，宣布会议议程 主持人（商业客户经理） 5分钟
2 公司介绍（配合文字及VCD资料投影展示）
按招商书内容讲解 办事处经理 5分钟
3 产品介绍（配文字、图片投影展示）按招商书内容讲解 办事处经理 10分钟
4 营销模式、产品推广方案介绍（文字、VCD及图片投影展示）按招商书内容讲解 办事处经理 20分钟
5 合作方式及合同讲解（配文字投影展示） 办事处经理 20分钟
6 经销商及广告商代表发言 10分钟
7 产品展示及广告宣传、促销活动资料图像、VCD展示 办事处经理 20分钟
8 签约方式公布、问题答疑 办事处经理 30分钟
9 签约 办事处经理 1小时
三、会议后的情况：
1、办事处经理要与商业客户在会后马上清理合同，将订货客户分类，对订货量大的客户要加强跟踪服务，对于订货量小的客户也可用信函、电话加强联络，确保销售的良性循环。
2、办事处经理要及时督促商业客户给没有提货的客户尽快送货到位。
3、会后及时兑现对商业客户的业务员的承诺，调动其送货，服务的积极性。
4、及时调整客户货源，库存。
四、注意事项：
1、 市场调查非常重要，主要要查的内容包括以下方面：
A、商业公司的资信、经理的经营思路，主要网络现实情况、服务功能等。
B、市场环境的调查，招商会效果调查。
2、会议过程中要注意调动合作单位的积极性，包括它的各级人员的积极性。要特别尊重商业单位及其它的人员，如会议的注名一定要将商业单位的名一同注明，并可将其名注在前面。 3、多家生产企业一起开的时侯要注意争取商业的全面支持和政策上的灵活多样及有竞争力。
招商会议是一种特别意义的营销公关工作，也是展示公司组织、控制管理、公司基本素质的活动，关系着公司整体招商活动的成败及下步营销运做的顺利展开。因此组织要专业、细致、而周密。
五、招商/推广会议费用申报流程：
1、费用申领流程图：
办事处经理呈报 OTC销售内勤
OTC经理
2、费用核销流程图：
办事处经理呈报 OTC销售内勤
OTC经理 总经理助理 副总经理 总经理
六、各级人员必须严格按会议规范进行会议操作，按费用申领、核销流程进行费用的使用，如有问题公司将不予发放或核销费用。 会议报告、详细计划书、
会议议程表、会议费用清单 初审
审核
签字 执行
会议总结、跟踪计划、
参会人员资料、订货合同复印件
审核
签字 初审
审核
签字 审核
签字 审核
签字 核销费用
