设备及配件采购管理制度

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1.0目的 本制度规定了公司在设备采购方面的政策，旨在规范采购工作，指导采购活动，确保采购过程的透明化，降低采购风险。

2.0 适用范围 本制度适用于**********有限公司固定资产和低值设备、零星五金物资和零配件采购的申请、审批、合同签订和货物验收流程，下属子（分）公司参照执行。

3.0定义 3.1 单一货源：因采购申请人或客户的特殊要求，指定来源或品牌特定的货源。 4.0关键控制点 4.1 公司应对采购和付款过程的职责分工、权限范围和审批程序做出明确规定，机构设置和人员配备应当科学合理，不相容职责应当分离。 4.2 公司应明确规范请购程序，建立严格的授权审批制度，禁止进行未经申请审批或越权审批的采购活动，确保采购过程的透明化。 4.3 五金配件等采购需遵循采购常规程序，尽量避免临时性采购，保证采购计划性与合理性。 4.4 采购验收、入库、出库手续完备，审批过程完整。 4.5大型设备、固定资产采购应当进行全面可行性研究，确保固定资产投资科学有效。

5.0 规范和要求 5.1 部门职责 5.1.1 请购部门:大型设备由生产制造部及下属车间，生技部及下属科室，计划物流部及其他使用部门提出申请；五金配件及零星物资由相关部门各个下属科室定期提出，统一汇总在各部门进行审核。审核通过后提交给相关仓库，由仓库根据现有库存量提交采购 版次：A 页码：2

申请。 5.1.2 计划审核：生产制造部、动力设备科等各部门负责对五金配件及零星物资采购计划进行审核。 5.1.3 采购人：五金配件等由采购部负责采购；专业设备等由公司组建临时采购小组进行采购。采购小组由需求部门分管副 总任负责人，召集采购部负责人、设备使用部门、技术部门，生产车间，设备主管部门等负责人组成。 5.1.4 验收人：五金配件数量验收由仓库负责，动力设备科及需求部门对质量参数进行验收，必要时，可邀请生产工艺及技术部门共同参与验收。

5.2 采购原则 5.2.1 设备采购小组应根据公司的总体发展规划和行业的技术发展趋势，结合公司实际运营状况、作业能力，有计划地实施设备采购工作。 5.2.2 采购的设备应与公司的发展相适应，满足过程能力的要求，真正发挥投资的经济效益。 5.2.3 设备的性能应体现和保持行业先进水平，以延长设备的技术寿命。禁止选用国家明令淘汰的设备，同时注意结合公司的实际需要，不追求脱离实际需求的技术先进。 5.2.4 将“质量第一”和“经济合理”结合起来，坚持“比质比价”和“寿命周期费用最经济”的原则。经济效益好的设备不仅应安全、耐用、可靠，而且价格应合理，并且在使用过程中能耗低、维护费用低。 5.2.5 采购小组需要对供应商产品的质量、价格、交货期、售后服务四个因素进行综合考虑.

5.3采购申请与审批 5.3.1 小型设备（价值**万元及以下）或者五金配件采购申请，填写《设备购置申请单》或《采购申请单》，请购单的内容填写应清楚、完整，包括：  产品名称、型号/规格、单位、数量、要求到货日期；

 备注：若请购物属于专项拨款项目中的一部分，则应注明项目号；  编号：采购申请单应按照顺序进行编号，请购人按请购单编号顺序填写；  请购人/请购部门、日期；  库存量：请购人需与仓库核实库存量，并由仓库签字确认；  设备采购申请中申请人在选型不清楚时，要求动力设备科或其他技术部门参与帮助选型，提高设备的可用度。 版次：A 页码：3

5.3.2 五金配件：  由采购部、动力设备科、生产制造部确定安全库存量（安全库存量每半年进行一次

重新调整）；  对设有安全库存量的五金零配件，需求单位请购人员经动力设备科科长审核后可以直接向仓库申领，仓库根据实际库存量向采购部请购；  对未设立安全库存量的五金零备件，动力设备科需先到仓库核实库存量，库存不足时（必须由仓库人员在采购申请单上签字确认），请购人员须经动力设备科审核后向采购部提出请购申请； 5.3.3 小型设备采购申请由分管副总审核后，由生产制造部组织动力设备科、工艺技术科、生产车间等共同审核论证其必要性及先进性，对采购申请会签。经论证可行后，提交总经理签批。 5.3.4 大型设备（**万元以上）统一由需求部门提出立项申请，分管副总审核后，提交总经理办公会审批立项。 5.3.5 立项后，由需求部门组织相关部门（至少应含生产制造部下设各车间，财务部，生技部，技术中心及申请部门），进行可行性研究。正式可行性研究经分管副总审核，报总经理办公会审议，总经理签批后进行采购。 5.3.6 采购变更：  如果在采购的过程中出现申购内容的变更修改，申请人必须填写《更改、取消请购

通知》，并以书面或邮件的形式将变更内容发给采购人员，并经原请购批准人确认，口头形式的更改采购部不予以接受。如果是供应商提出的质量指标的变更，采购部除与请购部门协商变更外，并会将达成一致的结果再发邮件给请购部门确认，请购方不予任何反馈将视为默认；  不管由于什么原因需要取消请购时，也应填写《更改、取消请购通知》，经采购人员签字确认后，将通知分发到所有已接到原请购单的部门。取消请购通知上需注明原请购单编号；  《更改、取消请购通知》以及至此已接到的报价资料应与原请购单一起存档；  如果在通知取消之前采购员已下达采购订单，则采购员必须尽快与供应商联系，通知其停止生产或发货；  若由于取消请购的时间太迟导致货物已购入的，应由请购人和采购员在《更改、取消请购通知》上注明处理对策，并经原请购部门经理及采购部长签字确认。 版次：A 页码：4

5.4供应商选择 5.4.1 公司采购应当从合格供应商名录中选择供应商。 5.4.2 采购人员完成询价后，应填写《比价单》对候选供应商的报价、付款条件、交货日期等进行详细说明。《比价单》应报送采购部长进行审核。 5.4.3 特殊情况下，若是使用单一货源而没有货比三家，采购人员需要在《比价单》上详细说明采购单一货源的原因和理由，与采购合同一起交采购部长批准。 5.4.4 采购人在同供应商进行磋商后，应做好比较记录，主要考虑质量、价格、折扣、交货期和付款条件等。在有需要的情况下，采购人应与请购人一同参与同供应商的讨论。 5.4.5 采购人应根据价格、质量及服务等选择供应商。如采购人选择的供应商与请购人推荐的不一致，应向请购人确认，若请购人坚持使用推荐的供应商，则需副总及副总以上领导的批准。 5.4.6 在服务质量相同的情况下，原则上选择报价最低的供应商。只有在特殊情况下，如价低者质量有问题，方可选择报价较高的供应商，但必须说明原因，并提供相应的证据。

5.5 采购方式选择 5.5.1 五金配件采购方式可以采用货比三家采购及年度协议采购。 5.5.2 对于设备等非常规性采购，根据采购申请或可研报告参数（型号）要求可采取货比三家、竞价采购及招标采购方式：  设备具有通用性，供应商较多，且金额低于**万元，采用货比三家形式采购。商家

报价函应当对品牌，技术指标，价格等进行明示，由采购小组审议后，报总经理审批；  设备供应商较多，金额高于**万元，采用招标形式采购。招标文件由使用部门组织相关技术支持部门起草，经采购小组审批发放。具体招标流程参照《招标管理制度》；  竞价采购适用于有效供应商低于三家的设备采购。采用竞价采购方式需书面提出申请，经采购小组确认，报总经理办公会审批，并确认谈判人员组成方可执行。

5.6 采购合同 5.6.1 采购时应尽量采用公司统一制定的标准采购合同，合同条款的修改应经过法律顾问的审核。合同条款及付款条件等经买卖双方最后确定后，应如期兑付。 版次：A 页码：5

5.6.2 采购部门或相关采购人员应在采购申请获得批准后与供应商签订采购合同或订单。在公司规定的时间内妥善保管好合同和订单。所有采购承诺以及对采购合同或订单的修改都须由采购部门或相关采购人员办理，并在合同、订单或其他经过批准的表格上记录下来。采购承诺包括：价格、支付条件、工作范围、装运条款、包装、合同期限等。 5.6.3 设备采购合同由采购部门根据谈判协商结果草拟，报采购部长审核后，由总经理审批。

5.7 设备安装与验收 5.7.1 合同签订后，采购小组应对合同执行情况进行监督，确保按时交货。 5.7.2 对不需要安装设备，在设备到场后，采购小组应当组织专业人员对设备进行清点验收。 5.7.3 验收合格后，动力设备科负责办理验收手续、移交手续，并组织财务人员办理转固手续。设备相关图纸，验收材料原件留存动力设备科。

5.8 后评估 5.8.1 设备正式投入使用半年内，公司应当组织评估小组对设备的运行状况进行评估，对其使用效果与可行性研究预测效果进行比对。若无法达到预期效果，应当于评估报告上说明原因，必要时，追究相关人员责任。

6.0 流程图及表单  1-1设备采购管理流程图  2-1《采购申请单》  2-2《更改、取消请购通知》  2-3《比价单》  2-4《设备性能综合评价表》

编制人 日 期 审 核 日 期 A版 第0次 年 月 日 审 核 日 期 版次 修 改 实施日期 批 准 日 期