激励机制：办公室管理工作之根本

1 激励机制：办公室管理工作之根本

吴艳芳

（武汉大学 后勤服务集团, 湖北 武汉 430072）

［作者简介］吴艳芳，女，1977年4月出生，籍贯：海南省海口市，现任接待服务中心办公室秘书

[内容摘要] 激励机制是办公室管理工作中的一个重要手段。它能有效地开发办公室的人力资源，积极整合办公室工作人员的个人发展目标，进而协调办公室管理过程中利益分配的矛盾。因此，必须正确地认识和运用激励机制，以促进办公室的管理工作。

[关键词] 激励机制；管理工作；根本

大凡一谈到办公室的管理工作，人们都习惯于强调对办公室工作人员进行约束的一面：如何用制度来约束人，用纪律来规范人，用等级层次来限制人以及用物质利益来钳制人，概言之，即怎样达到控制人的目的。针对个中利弊，本文想舍此不谈，而着眼于就办公室管理工作的另一面——激励机制来谈点肤浅的认识。

一、激励机制在办公室管理工作中的作用

“激励””是激发人的动机，诱导人的行为，使其发挥内在潜力，为追求欲实现的目标而努力的过程。

1．激励机制能有效地开发办公室的人力资源

办公室管理工作中的核心问题是人的问题，人是管理中最活跃的要素。为了有效地组织并充分利用人力资源，人们通过各种方法对其加以研究，包括对人的内在潜力的开发问题的研究。通过实证性研究发现：那些按时计酬的员工中，他们的实际能力只需发挥20—30%左右，就可以保住自己的地位而不被开除。而如果通过激励机制来充分调动他们的积极性与创造性，则其潜力可以发挥到“最大值”。这样在不被激励与被激励的上述员工中，他们实际能力的发挥是有一定差距的。也就是说，一个人加入一个组织并成为其中的成员，但这并不意味着他就必然会尽力工作，多做贡献。在任何组织内，都有表现不同的组织成员，充分调 2 动每个组织成员的积极性，促使他们为实现组织目标而努力工作，这是管理者的首要职责。管理者必须通过激励的方式，使得表现突出者继续发挥积极作用，好上加好；使得表现不好者，逐步克服消极因素，进而为组织多做贡献。

2．激励机制能积极整合办公室工作人员个人的发展目标

对办公室管理者而言，在其单位的组织目标与办公室员工个人的发展目标发生矛盾的时候，需要管理者通过激励来正确地引导办公室员工将个人发展目标统一于其单位的组织目标之中，有效地协调两者之间的关系，最大限度地在行动上保持一致。

尽管办公室员工个人的动机与行为可以通过外界的刺激而改变，但是否能真正改变还取决于员工本人。从这个意义上来讲，激励问题是不可能通过外部力量来解决的。

对管理者而言，把握好外部条件，充分利用外部条件，使办公室员工能正确地认识自我、评价自我、信任自我，努力把其单位的组织目标与员工的个人目标有效地统一起来，其关键就在于管理者要通过对员工个性的把握，设计出合理的激励机制，解决好对员工的激励问题。一旦办公室员工个人了解到其单位的组织目标的意义，特别是在参与了讨论、制定其单位的组织目标的情况下，他们就自然会被激发出强烈的责任感，为实现单位的组织目标而努力工作。同时，他们也会认识到自身的价值所在，清晰明辨地理解在个人目标与其单位的组织目标得到有效整合之后其个体在利益上的所得所失。

3．激励机制能有效地协调办公室工作人员利益分配中的矛盾

办公室员工的需求是多方面的，在满足其需求的过程中，经常会遇到一个突出的问题：即如何在资源有限的条件下，相对公平地分配这些资源，使众多的员工得到应有的权益。

由于被管理的员工在素质与能力上的差别以及对利益追求的多样性与差异性，必然会使得利益分配矛盾出现复杂化，容易引发一系列问题。真正解决好这些矛盾，当然不能仅仅依靠激励。激励的意义在于调动人的积极性，但积极性是否很好发挥，又依赖于他们在利益上的需求能否得到满足。

客观地评价，办公室员工个体的需求有的是合理的，有的是不合理的；有些从个人看是合理的，从集体看是不合理的；有些从今天看是合理的，从将来看是 3 不合理的。这样，不论是在物质利益还是精神利益分配中，办公室管理者要从其组织的长远利益、根本利益和整体利益出发，采取不同的激励手段，合理地分配利益。员工也会向管理者表达自己的利益需求。但究竟谁得到利益、谁失去利益；谁得到更多的利益、谁得到较少的利益；谁现在得到利益、谁将来得到利益，这些都会在激励机制的运行中有明显的区别。比如对员工采取奖励方式，它不仅会使得员工中增进社会公共利益的行为得到强化与推广，而且也使得那些具有良好行为的员工得到褒扬，使之获得应该享有的权益，从而满足自身的需求。同样，对员工采取惩罚的方式，不仅会使员工中削弱社会公共利益的行为得到制约与纠正，而且也是对那些具有不良行为的员工进行教育、批评和制裁的一种方式，使之丧失更多的权益。如果奖惩不分，或者力度不够，则很难处理好利益分配中的矛盾。

总之，办公室员工个人发展中的动机不外乎两个方面，一是追求个人的外在满足，即通过努力工作获得提拔、加工资、多得奖金等物质报酬；二是追求个人的内在满足，即通过努力工作来满足高层次的精神需求而获得内感报酬。为此，在办公室管理工作中建立并发挥激励机制的作用，激发其内在的满足动机，这才是办公室管理工作的根本。

二、正确运用激励机制，提升办公室管理工作的水平

管理者必须学会在不同的情景中采用不同的激励方法，对拥有不同需要的员工个体进行有效的激励。具体而言，办公室管理中的激励机制运行包括以下几个方面。

1．目标管理是“激励”的基础

目标是一个单位、一个部门乃至一个人价值观念的反映和体现。人的行为是有规律的，这就需要动机。动机支配行动，行动指向目标。

目标能鲜明地给其单位、部门及其每位成员指明奋斗方向，展现未来前景，激发斗志，调动积极性，使之明确其必须努力工作的具体标准。没有目标，就没有管理。明确的目标，可以激发人的向上精神，使人积极为实现目标而进取拼搏；一旦达到目标就可以感到无限荣光和自豪，更进一步地激发人的信心，使其认识到自我的价值实现。

办公室管理工作中首要的就是要发动办公室员工个体，群策群力，参与制定 4 总的组织目标：同时引导和鼓励办公室员工在组织目标之下，制定个人学习和发展的具体目标或小目标。此外，在办公室管理工作中，管理者还必须对每位员工完成目标情况进行跟踪、比较和评估，以合适的方式进行评判，对于卓有成效者予以表彰和奖励，以不断激发其新的动机，引导新的良性行为，实现新的目标。

2．情感管理是“激励”之关键

所谓情感管理，是指在办公室管理过程中要尊重员工的个性特点，充分考虑员工的个体情感因素，强调管理者与被管理者之间的双向情感交流。

首先，管理者必须树立公仆意识，这是情感管理的前提。实现情感管理，关键在于以情动人．牢记为人民服务、为员工服务的宗旨，真正实现服务者的角色转化。只有牢固树立“管理就是服务”的观念，践行平易近人和平等待人的理念，才能在办公室管理工作中将管理工作的原则性和区别对待个体的灵活性有机结合起来，既按规章制度办事，又对员工寄予深厚的情感，从而真正做到真心实意地为员工服务。古人云“感人心者，莫先乎于情，精诚所至，金石为开。管理者在管理工作中，应少一点命令，多一点协商；少一点距离感，多一点亲切感，少一点火药味，多一点人情味。总之，办公室管理工作既要制度化，也要人性化，坚持制度与情感的辩证统一。制度条款多从正面引导，少从负面限制或者制裁，以建立激励机制为突破口，充分激发员工的积极性和进取精神。

其次，管理者必须选贤任能，积极调动办公室员工自我管理、自我服务的能动性，这是情感管理的外在行为表现。为政之本在于选贤任能，邓小平曾指出：事情成败的关键是能不能发现人才，能不能善用人才。做好用人这篇文章，既需要克服主观偏私，也不能盲目听信所谓的众人之言。孔子曰；视其所以，观其所由，察其所安。授权本身就是领导者在行使和使用权力，善于授权是合理使用权力的一种重要表现形式。因此，在办公室管理工作中要真正落实知人善任，任人唯贤，用人之长，容人之短。通过授职、授权、赋责等功能形式，使不同万别的员工个体在不同的岗位上得到不同程度的素质提升和综合发展。

最后，管理者还必须提高自身人格魅力，这是情感管理的内在动力。管理者必须加强自身修养，完善自身形象，不断提高自身的人格魅力，立志使自己成为造诣精深的专家，而不能仅仅满足于一般事务性的职员。在头绪复杂的具体管理工作中，大可不必事必躬亲，相信和信任无疑是对员工个体最大的激励。在办公 5 室员工管理工作中，要大胆放手，充分信任，热情扶植，真诚指导，切忌不放心、不放手，大权小事独自承揽，指手画脚、包办代替；走出“请示越多政治观念越强，越是尊重管理者”的误区。如果有法可依、有章可循的事还要请示，实际上恰恰体现了管理者责任心不强，主动性不强，缺乏创造精神。在规章和制度权限范围内，充分信任员工，充分尊重员工的人格和实践能力，对管理者而言是一项十分重要的管理品质。

3．氛围管理是“激励”之目标

氛围是指一个单位内存在的群体气氛，包括人际关系、领导方式、作用和心理相融程度等，是团体内的小环境、软环境。良好的环境氛围有助于增强人际关系的融洽，提高群体内上下左右的心理相融程度，从而产生巨大的心理效应，进而提高工作效率。古人云；用兵之道，在于人和，人和则不劝而战矣。如果一个办公室内存在着和谐、良好的团体氛围，其成员便会激发出积极的工作动机和热忱，正所谓“众人拾柴火焰高”就是这个道理。反之，如果办公室中充满恶劣的团体氛围，则会使办公室员工感到心理压抑，缺乏工作热情，丧失积极向上的精神和追求，这就会丧失“润物细无声”的良好效应。

“士为知己者死”，氛围管理所强调的不是物质需要对人的刺激，而是强调团体精神氛围对人的激励作用。如何通过合适的管理方式营造良好的氛围环境以激发研究生的内在发展动机，提高其积极性和能动性，这才是管理者所应着重研究的问题。

总之，办公室管理工作既是一门科学，又是一门艺术。特别是对人的管理，应针对管理对象的不同，实施不同的管理方式和方法，其理深且变化无穷，这就需要管理者在实践中不断地与时俱进，大胆探索，才能将办公室管理水平提升到一个更高的水平。

[参考书目]

1、《新课程背景下学校人本管理的实践与思考》，杭州教师教育网 2006年11月2日。

2、刘熙瑞、张康之，《现代管理学》高等教育出版社，2000年版 6 3、俞文钊《管理心理学》，甘肃人民出版社，1994版