物资资产管理系统需求分析

物资资产管理系统需求分析

Prepared on 22 November 2020 物资资产管理系统需求分析

第一章项目概述

本项目由**提出，要求在现有的《物资库房管理系统》所实现功能的基础上，针对现有系统进行改进，完善不足部分。

现有系统于2001年由**·设计并成功开发，由于当初仅考虑材料库存的管理，具有一定的时期局限性，因此本项目要求以原有《物资库房管理系统》为参照，进行重新开发，并增加固定资产部分的财务功能，财务核算，并全面支持的会计、财务核算、设备管理等功能。

第二章现有系统分析

第一节功能描述

现有系统实现了物资库房及部分的固定资产管理功能，包括：用户信息维护、生产厂家信息维护、供货单位信息维护、固定资产报废申请、固定资产报废处理、调拨单位信息维护、物资信息维护、固定资产信息维护等基本信息维护功能，以及购买入库、领用出库、特殊入库、特殊出库、财务付款、付款记录、单据汇总、固定资产报废申请、固定资产报废处理等功能；

第二节现存问题

采购入库的时候单据记录中只有数量和总金额没有设计单价数据域，在同时购买多套设备的时候，可能导致金额的统计出现错误，即可能是虚增金额；

不能实现留有记录的下帐、转帐，可能会导致不能对相关经办人员进行必要的控制以及不能完整的记录帐务处理的过程的结果； 在入库的时候输入一条单据记录，领用确认后，有可能在“在用设备”科室账目中出现多条相同的记录，导致虚增设备数量和金额；

查账只能按照科室进行，不能实现其它口径的查账及统计，不能满足财务部门或者其它部门的其它口径统计需求；

第三节升级需求

升级的总体需求目标：全面支持固定资产管理功能，要求全面满足会计、财务核算和设备管理的需求，把账目误差尽可能减少，提升后勤管理和经济核算的水平。要求系统在设计中能够满足新审计制度、满足最新医保制度、满足《医院信息系统基本功能规范》等相关要求。

第三章本系统流程分析

第一节系统模块总图

本系统的业务处理部分，主要包括：采购、入库（采购入库和其他入库）、出库（领用出库和其他出库）、盘点、固定资产日常管理、财务管理等；加上系统本身部分：用户角色管理、科室工作人员信息管理、物资生产单位信息维护、供应商信息维护、资质管理、物资分类管理（包括固定资产分类），另外加上二级科室与临床信息系统的接口，财务结算与金蝶财务系统的接口。如图3-1 系统模块总图采购入库（采购、捐赠、生产、调拨）科室二级库房管理出库（领用、调拨、捐赠、特殊处理）库存期初盘点说明：1、方框表示流程；2、波浪形方框表示处理的数据；3、箭头表示与外部系统接口；4、特别地：除了采购和财务处理子模块，其余子模块都与物资库存相关联；资产日常管理申领单采购计划书订单入库单(记账凭证)(明细账)发票物资盘点单库存资产卡片在用资产期初盘点在用资产卡片申领单消耗记录临床信息系统出库单(记账凭证)(明细账)变动申请单工作量记录变动单(记账凭证)折旧记录(记账凭证)二级库房物资盘点单财务处理付款单(记账凭证)汇总凭证金蝶财务系统接口接口合同图3-1

第二节子模块流程——采购

（1）采购流程描述：

普通科室根据自身需求，提出物资需求计划，与库房商量或者察看库存后，根据所需物资的分类，草拟申购计划，发送到采购部门，采购部门根据申购的需求进行分类，通知申购部门到各部门、领导处（科室领导、分管院长、物资采购委员会、物资管理部门等）进行审批，审批完成后，将手工完成审批的申购单交到采购部门，采购部门填写审批内容；

采购部整理、分类、生成采购计划，并核对申购内容与审批信息；然后将采购计划按照供应商的不同，分解成若干针对各个供应商的订单，并明确计划中不够详细的采购需求，落实在订单中，完成后发送到供应商；如果订单有对应的合同信息，则一并填写； 供应商根据收到的订单，将货物、对应送货清单、发票（每张发票不能跨多张订单）发到一级库房；

采购部门对货物进行资质验证；

一级库房库管根据货物的性质进行分类，消耗物资和固定资产设备不能在同一张入库单中（所有的入库都遵循这个规则，以下同）；从相应的订单中选择物资/设备品名，只需要填写相应的数量，由系统生成入库单和凭证，并更新一级库存数据；如果入库的信息为固定资产设备信息，除了上述行为外，系统还会根据设备分类目录和订单信息，自动生成每一件设备的卡片信息，该卡片信息不包含部门使用信息；

一级库房库管根据订单号，录入相应的发票信息（发票号，对应订单号，开票日期，物品名称，单价，数量，金额，说明描述）；

一级库房库管将本次入库对应的采购计划、订单、合同、入库清单、发票整理成结算汇总表，发送到财务；

财务根据结算汇总表进行核对，付款，将已经付款的入库单、订单、发票标记为已付款。可以根据供应商和物资类别统计相关的付款情况。

（2）采购流程图（图3-2-1）

描述了本系统中需要处理的数据流、流程走向、角色关系：

图3-2-1

相应的，退货到商家的流程，只有在入库部分，做一个红字处理，填写负数据，做冲账处理；路程如图（3-2-2）：

图3-2-2 （3）采购流程角色及相关处理流程描述

科室：1、常规申购起草并根据采购部门的提示提交到各级审批；3、特殊申购起草并根据采购部门的提示提交到各级审批；6、固定资产申购起草并根据采购部门的提示提交到各级审批；

审批领导：2、4、7、审批各类申购；

采购部：10、填写审批信息（如果没有执行2、4、7的领导审批过程）；11、汇总分类各种申购，分解成固定资产和消耗物资等明细条目；14、分解细化采购计划成采购订单，明确规格型号、供应商、采购数量、单价等；18、根据实际合同填写和通信息；22、根据采购入库单、发票信息、订单信息、合同信息、采购计划，整理汇总成结算对账单，提交到财务；

一级库房：15、对到货物资进行资质验证；16、以订单号为参考依据录入入库单；19、填写每一项固定资产特有的卡片信息；21、更新物资和固定资产库存信息；

财务部：23、根据结算结算汇总表，和供应商账目，进行发票结账处理，标记发票、入库单的付款标记；24、填写付款单； （4）采购流程数据实体关系图（图3-2-3）

采购流程实体参照关系图……采购订单订单条目1订单条目2订单条目3……采购订单订单条目1订单条目2订单条目3……采购计划计划条目1计划条目2计划条目3…………特殊申购需求条目1需求条目2需求条目3……特殊申购需求条目1需求条目2需求条目3………………采购入库单入库条目1入库条目2入库条目3……采购入库单入库条目1入库条目2入库条目3…………发票发票条目1发票条目2发票条目3……发票发票条目1发票条目2发票条目3……消耗物资信息（入库条目）资产信息（入库条目）资产卡片1资产卡片2资产卡片3……1:N1:NN:11:NN:11:1N:1常规申购需求条目1需求条目2需求条目3……常规申购需求条目1需求条目2需求条目3……1:NN:11:1N:1说明：整个采购模块以采购计划为中心(核心为采购编号)展开业务和数据关联。1、SUM(常用需求条目)+SUM(临时需求条目) = SUM(采购计划条目)；2、SUM(订单条目) = SUM(采购计划条目)；3、SUM(入库条目)<= SUM(订单条目)；4、SUM(发票条目)< = SUM(订单条目)；5、1张订单可能对应1张合同，可能对应0张合同；……资产申购需求条目1需求条目2需求条目3……资产申购需求条目1需求条目2需求条目3……1:N1:N……合同合同条目1合同条目2合同条目3……合同合同条目1合同条目2合同条目3……1:1图3-2-3

第三节子模块流程——其他（捐赠、生产、调拨）入库

（1）其他入库流程描述：

一级库房库管处根据入库清单，清点货物，验证资质，录入入库单，标记入库类型，并根据货物的性质进行分类，如果包括消耗物资，直接入库，更新一级库存数据；如果包括固定资产设备，则需要填写每一单个设备的详细信息，再进行入库，更新一级库房库存；（详见采购入库部分） （2）其他入库流程图（图3-3-1）

描述了本系统中需要处理的数据流、流程走向、角色关系：

图3-3-1

（3）其他入库流程角色及相关处理流程描述

一级库房房管：1、根据入库清单录入入库单；2、如果是外来物资，需要验证物资资质或者相关的生产厂家、供应商资质；3、分类细化消耗物资和固定资产信息；4、填写资产卡片信息；5、6、更新库存。

（4）其他入库流程数据实体关系图（图3-3-2）

图3-3-2

第四节子模块流程——期初物资盘点

（1）期初物资盘点流程描述：

一级库房库管：根据期初物资盘点清单，清点货物，录入期初入库单，并根据货物的性质进行分类，如果包括消耗物资，直接入库，更新一级库存数据；如果包括固定资产设备，则需要填写每一单个设备的详细信息，再进行入库，更新一级库房库存；（详见采购入库部分）

二级库房：根据本科室二级库房物资盘点清单，清点货物，录入生产入库单，并根据货物的性质进行分类，只清点消耗物资，直接入库，更新二级库存数据； 资产管理部：清点各科室固定资产情况，查清各在用资产的明细情况，使用情况，根据清单填写每个设备的固定资产卡片，以及当时固定资产使用部门、使用状况等明细数据；

（2）期初物资盘点流程图（图3-4-1）

描述了本系统中需要处理的数据流、流程走向、角色关系：

图3-4-1

（3）期初物资盘点流程角色及相关处理流程描述

一级库房房管：1、根据盘点清单录入消耗物资入库单，2、更新一级库存，1、根据盘点清单录入资产信息（卡片），2、更新一级库存；

二级库房库管：1、根据盘点清单录入消耗物资（部分，即需要追踪的部分数据）入库单，2、更新二级库存。

资产管理部门：1、根据盘点清单录入在用资产信息卡片，并且记录当时资产的使用部门、使用状况等明细数据；2、更新在用资产数据库；

（4）期初盘点流程数据实体关系图（图3-4-2）

图3-4-2