档案管理工作规定

档案管理工作规定

为了加强对本校档案的收集、整理和管理工作，并有效地保护档案，为学校的教育、教学工作服务，使我校档案管理工作逐步走向规范化、标准化和现代化，特制定本规定。

1、档案的管理范围：

本校档案是指学校过去和现在在教育、教学、党政等部门活动中直接形成、具有保存利用价值并已经文书处理完毕的文字、图表、声像、光盘等各种载体的历史记录、文件材料。它可分为文书档案、教学档案、科技档案（基建、设备）、人事档案、教职员工业务档案、财会档案、声像档案和实物档案。

2、档案管理体制：

在分管校长领导下，档案管理工作实行分级管理的原则。校长办公室负责具体管理和指导全校各部门的档案工作，设专职档案员一人每年督促各部门做好收集有关的文书材料，并进行整理、立卷和移交等工作；党委、校长办公室、团委、高中部、初中部、总务处（财务、基建）、信息中心、科研室、校办企业、工会为分档案机构，各设兼职档案员一人，负责各自的档案收集、整理、立卷和保存工作。

3、档案的保管：

（1）为便于分类，各类档案案卷应按学校规定的《档案案卷类目和保管期限表》统一编号。

（2）根据学校现有条件，重点建设配备校档案室库房，各有关部门要有专门存放档案的箱柜，至少具备防潮、防火、防盗、防虫等安全措施。

（3）各类档案须定期加以鉴定，根据其利用价值和保管期限，分别保存或销毁，销毁档案应严格遵照有关规定办理。

（4）任何个人、部门无权将归档的文书材料占为己有，应当归档的材料，应定期向档案员移交保存，任何部门不得赠与或出卖档案。

4、档案的服务工作：

（1）本校档案坚持为校内教育、教学和管理工作服务，服务对象主要是学校党、政领导和全校教职员工。

（2）为使校内档案信息资源得到不断开发和利用，应当做好下列服务工作：

①编制必备的检索工具，方便查找。

②逐步开展编研工作，如参考资料等。

③为撰写大事记、校史、学校沿革提供资料。

④为编写学校重要文件、制订计划、出版刊物提供信息。

⑤提供借阅、复制档案服务。

关于借阅学校档案的办法

为了使学校档案信息的作用得以充分发挥，有效地为教育、教学工作服务，充分利用学校档案，特制订本办法。

1、借阅对象：凡本校党、政领导及教职员工因工作需要，均可按规定办理借阅手续；外单位人员因特殊需要借阅本校档案，须持介绍信并经校长办公室主任同意，方可办理借阅手续，但档案不可携出本校。

2、借阅范围：根据本校现有条件及可能，开放部份档案供借阅。目前借阅范围限于：文书档案、业务档案、教学档案、财会档案、声像档案（照片档案）。借阅档案的期限以隔年或历年已立卷的为限，当年或未经立卷的一般不借阅。

3、借阅手续：借阅档案须填写借阅登记表，借阅完结、归还档案后，即作注销登记。借阅机密档案，按档案保密制度有关规定办理。

4、借阅期限：自档案出借日起，一般当天归还，如因特殊情况，最迟以一周为限，届时必须归还。

5、借阅注意事项：保持档案的完整，不准私自抽页、污损或遗失，一经发现，即向领导汇报，依照《中华人民共和国档案法》追究责任，严肃处理。借阅档案以阅览为主，外借、复制均须经校领导批准。

档案保密规定

1、全校档案工作人员必须严格遵守国家有关保密规定，自觉维护档案机密，增强保密观念，并养成保密习惯。

2、凡涉及党、政保密的档案，由校长办会同党、政领导确定案卷的密级、变更密级及解密程序，借阅者须经党总支或校长室同意，方可借阅。

保密档案必须注明密级（绝密、机密、秘密）标志和保密年限。

3、档案工作人员平时须做到：不擅自动用档案、不看不该看的机密文件，不问不该问的机密情况，不说不该说的档案内容。

4、档案工作人员在收集、整理、装订文件过程中，应将文件妥善置放于专门的夹、柜、橱中，以免遗失、散落。

5、 在每年一次的档案安全检查时，需核对库存档案数与在册数是否相符；案卷归入的类别、顺序的正确性；档案收进、借阅、归还的登记注销情况。

档案鉴定和销毁规定

1、根据《档案法》第十五条规定，本校必须定期对档案进行鉴定、甄别和判定档案的价值。

2、按照本校档案类目序列，学校档案的保管期限划分原则为：

永久：反映本校或各室主要职能活动和基本历史面貌，并需长远利用的档案。

长期：在相当长的时间内本校需要查考、利用的档案。（15-50年以下）

短期：在较短时间内需要查考、利用的档案。（15年以下）（会计档案以年份划分）

3、鉴定档案保存价值的依据以应完整反映本校全貌为主体，根据档案的内容、来源和当前、未来对其利用的需要进行判断，必须保持档案的历史性和内在联系。

4、经鉴定确系无保存价值且保管期限已满的档案，可予销毁。销毁档案须严格履行下列手续：

编制档案销毁清册；撰写销毁报告；报分管校长核准；在两位档案员监销下，对应予销毁的档案进行焚毁或送造纸厂；销毁完毕，在清册上注明销毁时间并由监销人签字；销毁档案的工作由校长办具体负责。

档案库管理规则

1、学校档案长期、安全地保存、保护是档案最重要的工作任务。

2、档案库在坚持节约的原则下，逐步建成防盗、防光、防潮、防尘、防虫、防火的保管档案的理想场所。

3、档案库逐年添置必要的设备，如铁制文件柜、文件夹、盒等装具及器材，库内财物均须造册登记，备加爱护。

4、档案库必须保持整洁状态，库内温度要保持在14℃—18℃左右，相对湿度要保持在50—60%左右。

档案库工作人员每天记录库内温度与湿度，并及时采取相应的升、降温及防潮等措施。

5、除档案库工作人员可进入档案库外，其他人员一律不得入内，库房钥匙由校长办掌管，不得转借。每天注意库房门窗的关闭及电源安全。

6、档案库内的柜、橱等设备均设标志，各种档案排列有序。

7、每年由各处、室移入的档案，要做好统计工作，编制检索材料，以便及时、迅速查阅。

8、每年定期检查库存档案一次，发现蛀损、霉变等异常情况，要及时补救处理。

9、档案库内严禁吸烟，严禁各种易燃物品、明火器材进入库房。

公文处理规定

根据上级有关部门关于公文处理的规定，为做好我校公文处理工作，加强文件管理，发挥文件作用，并使之规范化、制度化，特制订本办法。

1、收文方法：

（1）收文：凡给学校的来文由文书负责拆封、登记，交校长签署拟办指示，然后交有关部门处理。

（2）分办：承办部门收到分文后，根据校长指示及时处理。为防止漏办和压误，由文书定期检查催办，一般公文处理期限为三天，紧急公文及时处理，处理完毕，送交文书归档。必须翻印的文件，须经校长同意，严格控制翻印份数及分发范围。

（1）传递：上级来文校长签批后在有关范围内传阅，传阅完毕应将公文交还文书档案。

（4）归档：上级来文经承办部门处理后，最迟必须于一周内交文书收回。需要延长文件归还期的，要办好借阅手续，注明归还期限，超期归还文件，应书面说明情况。遗失文件，除由承办人书面检查外，并负相应责任。

（5）立卷：每年年终，文书须清理、追回全年公文，并做好分类立卷登记造册工作。各部门承办的文件及工作中形成的书面材料，应根据文书归卷立卷的要求把公文原稿和有关材料整理好，经过精选，送交文书部门清理立卷，不得私自保存应存档的公文。

2、发文办法：

（1）发文手续：

①发文部门应使用统一的拟稿纸，先将拟稿交分管校长签批意见，并经文书编号、登记，方可送印、外发，未经领导批准或不符规格的行文，一律不打印、不批发。

②代表学校向校外发送公文，必须送校长签批意见，方可文印发送。发文部门向外发行文同时，须向文书交送一份，供登记归档和立卷之用。

（2）行文规则：

①向上级机关发文，应使用上行公文（如报告、请示等）；向平行或不相隶属的外单位发文，应使用平行公文（如函、通知等）。

②行文应由标题、发文字号、主送机关（一般只写一个主送机关）、正文、附件、公章、发文单位、发文时间、抄送或抄报机关、附注等部分组成。请示问题应一文一事，不要一文数事。

③行文内容必须情况确实、观点明确、文字精炼、条理清楚、层次分明、标点符号正确、篇幅力求简短。除行文编号、统计表、计划表、序号、专用术语和其它必须使用的阿拉伯数字外，一般数字用汉字书写。

④行文纸以十六开型（长260mm、宽180mm）的双线报告纸为宜（打印用校名笺），便于左侧装订。