常见英语商务邮件格式
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常见英语商务邮件格式集团档案编码:[YTTR-YTPT28-YTNTL98-UYTYNN08]
常见邮件英语
常见的商务英语电子邮件包括以下五部分:①写信人Email地址、收信人Email地址、抄送收信人Email地址、密送收信人Email地址。②标题。③称呼、开头、正文、结尾句。④礼貌结束语。⑤写信人全名、写信人职务及所属部门、地址、电话号码、传真等。
一、主题
1.主题(Subject)框的内容应简明地概括信的内容,短的可以是一个单词,如greetings;长的可以是一个名词性短语,也可以是完整句,但长度一般不超过35个字母。
2.主题框的内容切忌含糊不清。NO:像Newsaboutthemeeting这样的表达,YES:应改为Tomorrow'smeetingcanceled。
一般来说,只要将位于句首的单词和专有名词的首字母大写即可。另外一种较为正规的格式可将除了少于5个字母的介词、连接词或冠词之外的每一个单词的首字母大写。YES:NewE-mailAddressNotification;DetailedcalculationNO:detailedcalculation视信的内容是否重要,还可以开头加上URGENT或者FYI(ForYourInformation,供参考),如:URGENT:Submityourreporttoday!
二、称呼
在同辈的亲朋好友或同事间可以直呼其名,但对长辈或上级最好使用头衔加上姓。
DearMr.Smith,如果很多收件人,DearAll。
如果没有名字,或者是很正规信的信件,可以考虑这些:
DearColleagues:DearSirorMadam:
三、开头
1.WarmgreetingfromXX
2.Thankyouforyourpromptreply.当一个客户或是同事很快就回复了你的邮件,一定记得要感谢他们。如果回复并不及时,只要将“prompt”除去即可,你还可以说,“thankyouforgettingbacktome.”
3.Thanksforyourmailof日期............
4.Weapologizefornotreplyingyouearlier.对于未能早一点回信给你,我们感到抱歉
四、正文
1.只发附件
附件是……,请参阅。
Pleasekindlyfindtheattached……
Attachedpleasekindlyfindthe……?
Enclosedisthe……
Pleasekindlyfindit
Attachedyouwillfind……
2.需要询问信息
Couldyoupleaseprovideinformationabout.....forus?
Anyupdatesonthisrequest?关于这个问题有什么新的消息吗
3.提供信息
Asyourequested/p eryourrequirement…按照你的要求…Ifthereisanyuncertainty,feelfreetocontactme.如有问题,请随时和我联系。Anyquestion,pleasedon’thesitatetoletmeknow。有任何问题,欢迎和我们联系。Weremainatyourdisposalifyouhaveanyfurtherquestions.
4.要求答复
Welookforwardtoyourreplyatyourearliestconvenience. Lookingforwardtohearingbackfromyoutomorrow。(盼明天收到你的回复)
五、结尾
1.表示谢意
Yourkindassistanceonthisareverymuchappreciated.我们对您的协助表示感谢。Reallyappreciateyourhelp!非常感谢您的帮助!
Thanksfortheinformation谢谢您提供的信息!
2.表示歉意
Isincerelyapologizeforthismisunderstanding!对造成的误解我真诚道歉!
3.问候及落款
Withbestwishestoyou!
Bestregards,
Haveagoodday!
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