《顶尖秘书》_第十篇_顶尖秘书如何安排领导出行

一、领导出差，秘书须做哪些准备

领导经常出差，而且有很多出差任务是临时决定下来的。

不论是在国内出差还是到国外出差，不论是短期出差还是长期出差，在每次出差动身之前，秘书都要为领导做大量的准备工作。如安排日程、预订机票船票和旅馆、整理随身携带的洗漱用品、预支差旅费，准备必需的文件资料和领导在各种不同场合的发言提纲等。如果与领导同行，不仅要做好工作上的助手，还要做好生活上的助手；如果留在家里，同样要做好自己承担的各项日常工作。

领导要去出差。那么，出差的目的是为了什么呢?秘书在为领导草拟出差日程表之前，一定要弄清这个问题。领导出差，顶尖秘书应做的准备工作有：

1．订出周密的计划

顶尖秘书为领导做出差准备，一定要细心周到地做好计划。如果不是忘了带合同文本，就是在日程安排上出现“撞车”，那会给领导，也会给自己出不少麻烦。对于出差过程中的每一项日程，顶尖秘书都要预先像放电影一样让每一个情节在自己的头脑中出现一次。

要作好这项工作，首先必须知道领导此行的目的，否则，不可能订出周密详细的计划。

2．与对方秘书联系

不管领导是去开会、出访还是应邀去参加研讨会，或是为了洽谈具体的业务，秘书一定要事先与对方的秘书联系，把活动的时间和地点约好。

领导是坐火车去还是乘飞机去?是星期一下午动身，还是星期二早晨动身合适?除去参加会议或洽谈业务外，有没有其他事要办?还有没有其他东西要准备?对于这些问题，顶尖秘书预先要拟一个提纲，找个时间向领导作个专题汇报。

领导可能会根据自己的习惯或爱好，对秘书的日程表作些修改。

日程表排好之后，顶尖秘书要多复印几份，给领导、给在家负责日常工作的领导及有关人员各送一份。安排日程的时候，在时间上一定要留有余地，特别是第一次去的地方，更是如此。 其中，这个余地是相对的，不能让领导闲得无聊，浪费时间。

如果要去游览观光，最好安排在空闲时间进行。

在与对方秘书联系的同时，还可以通过其他的渠道，了解一下对方所在地的环境、气候、街道等方面的情况，这些对安排日程表也有重要的参考作用。

如果与对方是初次接触，那么，让对方在什么地方接站，或者什么时候登门拜访对方，这些细节问题，顶尖秘书都要事先考虑好，因为这往往容易影响领导本人的形象。

3．预订车票

在准备预订车票(或机票)的时候，一定要查用最新的列车时刻表，因为现在有许多季节性的或临时性的车次，稍不留心，就会订不上。

各机关单位和公司对出差的待遇都有不同的规定。比如，按规定飞机的头等舱不是每个出差的人都能乘坐的。因此，秘书在预订车票和机票之前，一定要弄清领导出差时能享受哪一级的待遇。

预订车票时，最好选择直达车。因为出差途中，最麻烦的就是换车，倒来倒去，稍不注意，就会误车误点。所以能直达的就最好不要换车。如果是在大站换车，在时间上一定要安排得宽裕些。

为了预防意外，顶尖秘书在日程上要注明其他交通工具，如飞机、轮船起飞、起航的时间，这样能根据实际情况，及时灵活地换乘其他交通工具。

从平时起，秘书就要注意学习预订和购买车票、机票、船票的办法，及如何使用支票，如何兑换外币，等等。这样，就能保证领导工作的顺利。

4．安排住宿 领导出差，安排住什么样的旅馆，一般顶尖秘书都要根据领导个人的爱好和习惯来决定。有饷领导喜欢住清静优雅的小旅馆；也有的喜欢住富丽堂皇的高级饭店；有的喜欢住单人房间；有的则喜欢两人合居一室。秘书对此要弄清楚，并事先联系安排好。

如果出差的地方是第一次去，在那里有本单位的办事处或子公司，或自己的事务所的话，就请他们为自己联系安排住处。没有的话，就请当地旅游或交通部门介绍。没有什么特别的情况，不要去找自己的客户或代理商。

因为顶尖秘书一去找他们，他们就热情地邀请住到他们那里去。他们越是热情，给他们带来的麻烦就越多。

整理好随身携带的用品

领导出差要随身携带哪些东西，顶尖秘书一定要替领导想好。 因为如果出差是远行，忘了带什么东西必须要回来取的话，那就要误事。 临动身之前，顶尖秘书要把领导随身携带的东西按公与私分别列个清单，给领导看看有什么遗漏。

领导出差一般要随身携带下列用品：名片、资料、笔记本、活动日程表、地图、交通图、照相机、收录机及一些备用品。如备用眼镜、替换衣服、袜子、洗漱用品、药品等。

但是，顶尖秘书在准备这些东西时，不能这也想带，那也想带，

带得太多反而麻烦。随身携带的只能是必需的，可带可不带的就尽量少带。

6．临行前的工作安排

秘书一方面为领导出差作准备，但在另一方面也要让领导对

其工作做个安排。领导要出差了，特别是出差的时间比较长，各部门来请示的人肯定会增多，送上来的请示报告也会增多。在这时，顶尖秘书要注意安排好领导的休息，不要让领导带着满身的疲倦和牵挂去出差。比如，在动身前两三天，与有关部门打个招呼，把一些定期的汇报材料先缓一缓，待领导回来后现看。

二、领导动身的当天该做什么

动身那天，顶尖秘书应做的工作有：

1．安排送站的车

不论领导是从单位走还是直接从家里走，秘书都要安排好送站的车。

2．检查所坐的车次或航班

最后检查一下火车或飞机的运行情况，特别是飞机因气候不佳而误点的情况经常发生。

如果是乘飞机的话，一定要向飞机场方面询问一下当天的航班情况。

3．检查是否有遗漏

动身之前，一定要再仔细检查一下领导是否有什么东西忘记带了，如果有，迅速补上。

4．通知好对方

起程之后，或把领导送上火车或飞机之后，就要立即打电话通知对方接站的时间。特别是在改变原定的车次或航班的情况下，一定要将新的变化告诉对方。

三、随领导一起出差

顶尖秘书随领导一起出差时，主要的工作和任务有：

1-在车内

在车里，秘书的位置不能离领导太远，稍稍往后靠一靠就行了。秘书的主要职责是照看好行李。

2．出站时 火车到站时，秘书要提着行李先下车。 如果对方有人来接站时，就要先找到对方接站的人。找到对方接站的人之后，不要自作主张地代表领导向对方表示感谢，而是先把领导介绍给对方，由领导出面表示感谢。只有当对方也是秘书来接站的情况下，自己才可以向他表示感谢。

在出站时，不要麻烦对方给自己提旅行包。如果对方非常热情，一定要帮自己提，也不能太固执，因为在大庭广众之下宾主推来推去实在不雅。

但是，秘书自己不能两手空空，无论如何也得象征性地提点东西。同样的道理，也不能让对方的秘书两手空空，使领导觉得对方的秘书一点也不热情。

3．注意回避

当领导与对方寒暄的时候，秘书要适当离他们远一点，注意回避。但是，上车后和开始正式会谈时，就不能显得太呆板了。

在久别重逢等场合，领导们也许会有说不完的话，从花开花落一直谈到人世沧桑。在这时，为了按预定时间进行活动，顶尖秘书一方面要向领导示意时间已经过了，另一方面也要注意提醒对方的秘书。

到了出差的最后一站，就要向单位汇报出差的情况，在这时，一定要附带说明有多少行李，以便届时单位派车来接站。

4．出差回来后

随领导出差回来之后，顶尖秘书有许多事情要做，如出差总结报告、报销差旅费、整理名片，等等。但是，第一件事就是要把给对方的感谢信发出去。如果自己没有与领导一起出差，那么，就以领导的名义写；如果是与领导一起出差，也可以自己的名义向对方的秘书表示感谢。但是，即使是如此，也不能只打个电话就算了，一定要写成书面的感谢信。然后。应该写出出差总结报告。

总结报告主要是把出差的经过和结果写出来，交给有关部门传阅。出差总结报告，各单位一般都有统一固定的格式。如果秘书没有与领导一起出差的话，那就先听听领导的介绍；如果秘书与领导同行，就根据自己的记录和参考领导的谈话记录去写。

再次，要报销差旅费。

应将车票、住宿费等费用列出来，填好报销单，如果还有其他额外支出，也要写成支出报告，请领导核实之后，送财务部门报销。

四、领导走后，秘书在家的工作

如果秘书没有随领导一起出差，停留在单位，他在工作也还有很多。

1．检查领导遗漏的东西

给领导送站回来后，顶尖秘书还应对检查领导是否还有遗漏的东西，如果突然发现办公室桌上还有一份文件，是明天领导和对方签订协议时用的。千万不能惊慌失措，而是要想办法把它给领导送去。办法是：

一是用传真机传送过去。 因为传真机现在已开始普遍使用。

二是航空特快专递。 秘书将东西寄出去后，还必须打电话，告诉领导东西已经寄

出。

2．抓住机会学习

领导出差之后，顶尖秘书不要以为自己没有什么事做了。让自己放松放松。应当把领导出差的时间当做一个自学的好机会。平时自己觉得哪些工作不太熟练，哪些方面的知识还比较欠缺，过去没有时间自学，现在就应该抓住这个机会，充实自己。

3．电话的处理

在领导出差期间，如果有客人来电话找领导，顶尖秘书就要认真做好电话记录，把电话的时间和内容记录下来。如果事情比较重要的话，领导回来时，在接站的时候汇报；如果不急，就待领导上班后再说。

如果遇到重大突发事件，要立即向领导汇报。

如果这时领导正在开会或与客户会谈，电话也找不到，这时可以把电话打到宾馆，请对方接电话的人写个纸条，让领导晚上回旅馆后再等自己的电话，或者给自己来电话。

如果事情不是很保密的话，也可以把事情的大致情况告诉接电话的人，请他直接转告领导。

4．领导回来的时候要接站

领导出差回来的时候，秘书一般都要到车站或机场去接站。接站不单纯是因为领导出差劳累帮领导搬搬东西，更重要的是可以加深彼此之间的感情，并且。还可以及时向领导汇报工作。

有的领导责任心很强，他们身在外地却挂念单位的事情，回来后急于想知道自己不在单位期间所发生的一切，特别是出差之前悬而未决的一些问题的处理结果。

在汇报时，秘书不能给领导说得太多，使他有大雨倾盆之感。有些重要的事情不是三言两语说得清的，对于这些事情顶尖秘书可以先写个提纲。如果领导想急于知道详情的话，可以把提纲递给领导。

如果对方有人为领导送站的话，还要打个电话告诉他们领导已经平安到达；如果是客户为领导送站的话，那么在电话里还要向对方表示感谢。

五．秘书如何随从领导出访

1．秘书随从工作有什么特点

秘书作为随从有如下几个特点：

(1)流动性。

领导外出活动的流动性同机关内部工作的稳定性形成鲜明的对比，在机关内部，秘书工作有常规可寻，随领导出访随从事务须围绕领导的活动开展。

领导外出活动的时间、地点、环境和内容不断地转移、变化，秘书也应相应地变化，而且要先走一步，加强随从事务的预见性、计划性，为领导的外出活动严密组织、过仔细安排、环环相扣而无疏漏。

(2)全面性。

全面性是指随从秘书承担任务的综合性。

在机关内领导服务有一个秘书班子。其中，各自分工，各司其职。而随从出访秘书则可能是一个人或几个人，不可能如在机关内部那样分工很细，而需进行全面性的综合服务，从生活服务到文字服务，从交通、联络、会见、会谈，随从秘书都要亲自安排，服务到底。

全面性的特点要求随从秘书必须是一个多面手；办事精明强干，写作“倚马可待”。只有这样，才能胜任随从秘书工作。