淮阴工学院
学年论文
作者: 学号：
系(院): 人文学院
专业: 工商管理（商务秘书）
题目: 民营企业档案管理存在的问题与对策
教授
指导者：
2014 年 6 月
民营企业档案管理存在的问题与对策
摘要目前民营企业是我国社会主义经济体制重要组成部分，但大部分民营企业尚未对企业的档案管理工作足够重视，没有认识到企业档案和档案管理工作在生产、经营和维护企业权益等活动中发挥重要作用。本文将从分析民营企业管理现状入手，指出建设民营企业档案管理工作的现实意义，探讨如何加强民营企业档案管理工作，维护档案的完整与安全，实现档案的有效利用。
关键词民营企业档案民营企业企业文化信息技术
Problems and Solutions existence of private enterprise file
management
Abstract Currently private enterprises is an important component of China's socialist economic system, but most of the private enterprises have yet to enterprise file management enough attention, did not recognize the file and the file management companies play in the production, operation and maintenance of important business interests and other activities effect. This paper will analyze the status of private enterprise management, it is pointed out that the construction of private enterprise file management practical significance to explore ways to strengthen private enterprise file management, file integrity and security maintenance, to achieve efficient use of the file.
Keywords File private enterprise private enterprise culture IT
民营企业档案是指民营企业在生产、经营、科研等各项管理活动中形成的对企业有查考保存价值的各种文字、声像、电子文件等不同形式的记录。民营企业档案是企业全部活动的真实记录，它体现企业成长与发展历程，是企业重要资产和信息资源。因此，档案管理是企业各项管理工作的基础环节，对民营企业经济发展产生重要影响，是民营企业在市场竞争中赢得主动权的有力保证。
1 民营企业档案管理工作发展现状
1.1 档案意识薄弱
民营企业档案工作的好坏，决定于管理者对档案工作的重视程度。由于民营企业均以盈利为目的,精力和资金主要放在生产、经营管理和销售上，加之档案作用的滞后性，带来的经济效益不明显。因此大多数民营企业主档案意识薄弱，不了解企业档案的重要性，缺乏档案法制观念，认为对档案工作没有必要投入人力、物力、财力，从而影响了民营档案管理工作的健康开展。
1.2 档案管理模式落后
民营企业目前普遍存在两种档案管理模式：一是规模较小的家族企业，档案分散在家族成员手中保管，以防泄密。二是虽有一定规模但内部管理与企业发展规模脱节，企业档案分散保管在各职能部门内，但他们之间互相封闭，整体上处于零散无序状态。大部分档案者又未经过正规培训，不懂档案整理，很多档案实行简单“信袋式”管理，影响档案的查阅利用。
1.3 档案管理水平不高
随着电子信息化的发展，办公自动化、电子文件、等新生事物相继出现，使民营企业档案形成方式发生很大变化。民营企业的档案工作有较大的自主性和随意性，企业中的档案人员多为兼职，工作量大，业务杂，缺乏一定的专业水平，且人员经常变动。大多数的民营企业档案管理存在“无库房、无装具、无制度”的“三无”现象。档案分散在各相关人员手中，得不到有效的保管。
1.4 缺乏监督和制约机制
由于民营企业是我国私有经济的主要组成部分，民营企业档案属于企业主私人资产，不受行政干预，不属于档案部门职责范围。因此，随着当前民营企业发展迅速，档案部门来不及仔细研究其档案工作管理问题，只好顺其自然，导致大部分有的民营企业形成的材料没有发挥重要的社会作用。此外，民营企业内部缺乏健全管理制度，使企业档案材料散失现象频频发生，严重影响了民营企业档案的完整与安全。
2 加强和规范民营企业档案工作的现实意义
2.1 档案管理是民营企业管理的基础工作
民营企业档案是管理的基础工作，忽视档案管理工作，企业的管理就成无本之木。企业档案材料无序零散保存，势必为某些重要档案信息资源持有者提供可趁之机，造成企业主管理上的被动，引起企业内部管理混乱。由于市场经济人员流动性大，把企业档案保存在个别人手中或由各职能部门自行保管，缺乏有效监督管理机制，一旦出现关健人员“跳槽”，轻则使企业管理层面断裂，工作无法延续；重则导致企业独有知识产权和信息流失，造成无法挽回的损失。各企业档案都有其独有的原始记录，记录着未公开的、未申请专利的技术。占有这些资料就是占有企业的技术秘密。因此，民营企业做好档案管理工作，可以避免因技术、知识产权的流失而影响民营企业的生存与发展。
2.2 企业档案是企业信用管理的重要保证
档案是民营企业构成信用信息的核心资源。首先，完善的档案管理可作为展现企业诚信的一个窗口。企业档案反映企业的管理水平、财务状况等重要内容，它能从一定程度上为企业赢得客户信任，获得客户重要支持。其次，在社会信用体系建设中，信用档案建设已成为社会各界关注的焦点。近几年政府工作报告中就强调“要加快建立企业、中介机构和个人的信用档案，使有不良记录者付出代价，名誉扫地，直至绳之以法”，可见民营企业档案纳入社会信用系统是必不可少的因素。
