[实用参考]采购业务流程及说明.doc

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采购业务流程及说明一、采购的内容本流程所指的采购业务是指对采购生产性物料（原材料、包装材料、五金配件、低值易耗品）和非生产性物料（办公劳保用品）的供应计划、采购作业、物料入库、付款结算等业务流程中的重要节点进行全面监控和管理。

二、采购流程三、采购流程说明❶由资产的使用部门提出采购申请，填制《采购申请单》；❷《采购申请单》交资产使用部门主管领导审批；❸将经审批的《采购申请单》报经济运行部，由经济运行部进行审核并备案。

❹由经济运行部开具《采购订单》，并将《采购订单》传递给采购部门。

采购部门据此制定采购计划；❺采购员根据采购计划具体安排采购作业，❻采购物资回来后，由采购员、对方销售人员（或运输人员）以及仓库管理人员负责办理材料入库。

并索取销售发票；❼仓库管理人员认真检验核实采购的物资后，开具《材料入库单》；❽将由对方开具的销售发票和《材料入库单》传递给财务部门；❾请购人员填制《付款审批卡》，经请购部门主管领导审批后；❿财务部门根据销售发票和《材料入库单》做账务处理；四、关键控制点各使用部门的需求和请购采购申请的审批和审核采购计划制定采购定价合同签订和审核付款方式和程序与供应商的对账五、部门设置与职责➢采购部：直接参与制定公司在既定会计期间内整体采购政策和预算安排，规划采购部内部具体业务的管理模式；实施物资的采购、运输、仓储，相关的物资购存进度及结构规划、物料实物管理、物料流转帐表和报告、物料成本控制、物料信息管理；定期对原始信息数据进行分类汇总和其他形式的加工，充实基本数据库，提交相应报表，为管理部门提供多层次的决策信息支持；采购部内部设一名采购主管，采购员2—3名；➢经济运行部：经济运行部是公司采购业务的归口管理部门；按业务控制要点和权限划分范围参与采购、仓储、存货管理等采购业务控制，主要职权包括采购计划和资金计划的审定、重要合同会签、参与和监督招标议标采购、以及相关控制评价工作。

对采购合同进行法律条款审定，协调仲裁采购纠纷，采购催交和检验，并负责最后合同签章。

采购流程程序文件摘要：本文档旨在介绍采购流程的程序文件，包括采购需求申请、询价寻源、报价评审、供应商选择、采购合同签订等环节的文档要求和流程。

通过合理的程序文件管理，可以确保采购流程的透明度和规范性，提高采购效率。

一、采购需求申请采购需求申请是采购流程的起点，负责人根据业务需求和项目计划提出采购申请。

该申请应包括以下内容：1. 采购物品或服务的名称、规格、数量和质量要求；2. 预估的采购费用和预算来源；3. 采购时限和工期要求；4. 其他需要注意的事项。

二、询价寻源在确定采购需求后，需要进行询价和寻找供应商。

相关人员应按照企业内部的采购程序文件要求来进行操作，确保公平竞争和选择最合适的供应商。

程序要求包括：1. 制定询价清单，包括供应商名称、联系方式、询价截止日期等；2. 向供应商发送询价函或邮件，明确询价要求；3. 设定询价截止日期，并要求供应商按时提交报价；4. 评估供应商的报价和能力，选择最优的供应商。

三、报价评审在收到供应商的报价后，需要进行报价评审，以确认所选供应商的合理性和可靠性。

评审程序包括：1. 按照预设的评审标准对报价进行评估；2. 建立评审小组，由不同部门的人员组成，确保多方面考虑；3. 对供应商的报价、交货期、合作记录等进行审查；4. 根据评审结果选择最佳的报价供应商。

四、供应商选择在报价评审后，根据评审结果选择最佳的供应商。

程序文件要求如下：1. 编制供应商选择文件，包括选择理由和评审意见；2. 向所选供应商发送选定通知，并告知后续合作事宜；3. 如需进行商务谈判，制定谈判计划和谈判纪要；4. 最终与供应商签订采购合同。

五、采购合同签订采购合同是采购流程的最后一步，用于明确双方的权益和责任。

合同签订程序要求如下：1. 编制采购合同范本，确保法律合规性；2. 根据实际情况修改合同条款，并与供应商协商达成一致；3. 确保合同内容包括采购物品或服务的详细说明、价格、交货期等；4. 双方在合同上签字盖章，并保存合同原件备查。

采购业务流程一、准备采购1、审核采购需求采购人员采购需求，经主管审批或归档。

2、编制采购计划依据审批的采购需求，制定采购计划及具体的物料编码及规格。

3、采购计划审批编制的采购计划构中以上级主管审核通过。

二、采购报价1、招标批量报价采购人员根据采购计划通过招标或直接与供应商洽谈获取商品或服务的报价。

2、比较供货商报价采购人员根据各供货商报价等信息，作出最优选择。

3、审核整理报价采购主管审核报价，准备与供应商订立合同。

三、订购1、签定采购合同双方签定采购合同，报价期限、交付期限、付款条款等。

2、审核和付款确认订单和验收合格后，收取发票信息给采购主管，采购主管负责审核、付款，并将订单正式入库。

3、入库双方经过签署合同后，采购人员将购买物品放在仓库中，物料由采购主管登记入库等。

四、采购维护1、及时复核需求完成采购后，采购职能组织及时认真回顾，分析采购需求的有效性及采购的辖域。

2、及时跟踪采购及时跟踪采购情况，检查采购是否有违背合同内容、供应商是否按照计划质量和时间交货、产品质量是否满足要求等。

3、搜集供应商信息采购人员采集供应商信息，包括供应商名称、联系人、地址、价格、质量、服务等。

五、采购成果统计1、定期整理成果采购部门每季度进行总结，并准备采购成果报告，做出合理的改善建议。

2、分析采购成果通过与上次的比较，掌握趋势，根据成本预算及期限等要求，督促采购人员确保采购成果改进。

3、反馈采购经验采购人员汇总采购经验，与其他部门进行交流，提高采购、分析和解决问题的能力。