档案利用数据统计与实际效益
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《机电兵船档案》２００５年第５期在转化为数字化文件时可选择以扫描图像方式存储、以文本方式存储或以文本挂接扫描图像方式存储。不同模式，其性能、特点不同。某一系统具体采取何种模式实现档案全文的数字化，需要考虑拟数字化档案的数量、类型、对数字化档案的潜在的查询需求、档案信息数字化机构的实力等多方面因素。档案全文扫描录入工作的基本流程包括扫描图像、图像处理、嵌入标识、存储图像等环节。档案全文的扫描录入工作使用专门开发的应用系统来实现较好，不同系统的具体工作环节和作业要求不尽相同。４．电子文件归档电子文件的真实性保证是伴随其生命始终的不间断过程。国内外研究和相关实践表明，要保证电子档案的真实、完整、可靠，必须从电子文件产生之初就实施前端控制，也就是要用档案管理的理念和方法来规范、控制电子文件的产生、运行。电子文件归档，就是按归档要求将整理好的电子文件的信息内容及其环境条件一并以数码形式转存在磁性材料或光盘等载体上保存。其归档本身就是某种文本或图像格式的电子文件，只需将这类数据按规定转换成规范格式，然后按一定的组织方式存入档案全文库，建立全文检索系统。企业档案数字化是档案信息资源开发利用、提供优质服务的一项必不可少的环节和基础工作，是保证档案信息快速有效传播、方便使用、长期保存的一项重要手段。（责任编辑朱亚宏）!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!业务研究收集和管理档案的根本目的，主要是为了开发与利用。而在档案信息资源开发利用工作中，存在着传统式的被动（即坐等）服务形式和不重视档案利用信息反馈的两大问题，已严重影响档案信息资源的开发利用和档案事业的健康发展。一、档案信息资源开发利用和信息反馈工作中存在的主要问题１．局限于档案利用数据统计，不求实际效益各地档案行政管理部门年终在要求基层档案室编制年报、了解档案利用情况时，只需统计几个利用数据，如利用人数、利用档案卷（册）数、页数及复印数据数等，而不了解通过档案信息资源的开发与利用所获得的社会效益和经济效益。收集统计档案利用数据，虽然也能反映档案的利用情况，但这只能揭示表面现象，不能揭示档案利用的实质，即实际效益，说明不了档案给社会和经济建设带来的价值和作用。这是各地各级档案部门普遍存在的问题。２．查阅利用时，只要求填写利用目的，失去档案利用信息反馈的机会在通常情况下，利用单位和利用人来档案馆查（借）阅档案时，均需填写一份登记表，除需填写利用单位、利用人姓名和证件号码外，还要说明利用目的。而利用者在填写利用目的时都比较简单，如“工作参考”、“提供产权依据”等等。由于不作深层次了解，失去了档案利用信息反馈的机会。档案信息资源的开发与利用可分为两个阶段。第一阶段又可称为初级阶段，即利用者到档案馆查（借）阅档案或档案馆主动为利用者提供档案，这时只反映档案利用情况。第二阶段又可称为高级阶段，即档案通过利用者在工作、学习、生产等社会实践中的利用，不同程度会产生一定的社会效益和经济效益，也就是体现了利用档案的作用和价值，通过信息反馈而求得。而要取得这种信息，事先必须有所了解和掌握，即在利用时有目的地作些深层次了解，并一一记录在案，以利日后跟踪调查。３．有了利用实例，不求汇集编发重返社会档案利用数据统计与实际效益郑州市热力总公司魏瑞娟３４
《机电兵船档案》２００５年第５
期有些馆（室）虽也注重档案利用信息反馈工作，收集有价值的档案利用实例，但只是作为档案目标管理认证和达标的材料，收集后就束之高阁，不汇编发表重返社会，影响档案信息资源的开发与利用。如果将利用实例编发，会促进档案的开发利用，使社会和全民更加认识档案、了解档案，使档案的使用价值得到进一步发挥，大大提高档案的社会地位和知名度。４．编研工作滞后，跟不上档案信息资源的开发利用需要利用单位往往不了解馆藏情况，因此，档案管理人员必须了解信息社会的动向和需求，结合馆藏实际，有目的、有计划地编研一些参考性、指导性的资料，提供社会利用，跟上社会发展和经济建设的需求。二、档案馆要了解和掌握档案利用实际效益各地各级档案馆都能把每年档案资料查阅利用情况反映出来，但对其社会效益和经济效益却一无所知或知之不多。笔者认为，档案馆查阅利用情况需要了解和统计，但更重要的要在了解和掌握档案利用实际效益上下功夫，即了解其查阅利用目的和所产生的社会效益和经济效益，除要求利用者主动反馈信息外，档案馆亦可进行跟踪调查。调查收集档案利用实际效益，主要有以下作用：１．有利于了解档案的价值和作用《档案法》第二条：“本法所称的档案是……对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录”。但了解档案是否具有保存价值，最重要的一点是要提供利用。如果档案不再利用，再有价值的档案也失去保存的意义。只有通过档案的利用和开发，才能了解档案的价值。过去不少单位和领导对档案工作不够重视和支持，主要原因是档案部门长期处在“封闭”状态，单位和领导认为档案不能给本单位出效益、出成果。无数事例证明，这完全是一种偏见和误解。有保存价值的档案，一般都具有利用价值，但其价值的大小，必须通过利用。２．有利于档案的鉴定工作档案的保管期限定为永久、长期和短期三种，规定的保管期限，就要组织鉴定，确定其销毁还是延长保管期限。而档案的价值是鉴定时必须考虑的一个重要因素。档案利用频率高、周期长，即使已到规定的保管期限，也应继续延长其保管期限；反之，档案利用率较低，保存价值不大，亦应降低其保管期限。通过调查收集档案利用的实际效益，十分有利于档案的鉴定工作。３．有利于了解和掌握档案利用信息，拓宽档案利用渠道，最大限度地发挥档案的价值和作用通过实际效益的调查和收集，可进一步了解社会和市场的档案利用需求和利用者的心理，从而改进服务形式，拓宽利用渠道，使更多的利用者了解档案，熟悉档案，利用档案，为社会主义现代化建设服务。４．有利于编发档案利用实例，加大档案宣传工作力度通过调查和了解收集档案利用的实际效益，取得一个又一个的利用实例，充分体现档案的保存和利用价值，并筛选、整理，编印成小册子，下发至基层和领导，使他们了解档案的作用。对不太了解档案、不熟悉档案价值的同志来说，更是一种实际的宣传和教育，使他们以此了解档案，支持档案工作。５．有利于档案馆业务工作实绩的体现档案业务工作的内容很多，而开发利用档案信息资源应该是业务工作的“主体工程”，因为收集和管理档案的根本目的是为了利用，否则就失去保存档案的意义。衡量一个档案馆的工作实绩，在业务工作上，开发利用档案信息资源最能说明问题。用户通过利用档案，获取了社会效益和经济效益，这就是工作的实绩。如果既统计利用数据，又注意了解利用档案的实际效益，工作实绩就有血有肉。三、开发利用档案信息资源，获得档案实际效益的基本做法１．认真做好查（借）阅登记工作在登记时，一要认真负责，按项目一一填写清楚，不要漏填；二要把查（借）阅档案的利用目的填写清楚，不可填写得太简单，应填明具体内容和将起到的作用和效益，便于提供实际效益的线索和确定是否有必要进行跟踪调查。２．建立用户联系制度档案在查（借）阅时，一般不会马上产生效益，而要通过实践，才能反映出档案的真实价值。因此，要建立用户联系制度，以跟踪获得档案价值。（责任编辑潘欣）业务研究３５
