对外文书使用的要求

文书制度篇一：文书管理制度文书管理制度（20XX年修订稿）第一章第一条为做好公司日常文书处理工作，使之规范化、制度化、科学化，特制定本规定。

第二条总裁办是公司文书的综合管理部门，各子公司视实际情况指定自己的文书综合管理部门负责文书管理工作。

文书综合管理部门负责文书的登记、编码、分发与归档。

各部门在文书综合管理部门指导下负责本部门文书的起草、运用和保管。

第三条文书处理必须做到及时、准确、安全。

文件由文书综合管理部门统一收发、登记、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。

第四条本制度适用于中裕能源总部、事业部及各子公司。

第二章第五条公司常用文书的种类及格式。

文书，亦称文件，是国家机关、社会组织、企事业单位或个人在社会活动中为处理事务、交流信息而使用的各种载体的文字、图表、声像等记录材料。

根据应用范围的不同，可分为通用文书和专用文书两大类。

一、通用文书的种类及格式通用文书是各类企事业单位共同使用的书面文字材料，具有固定的格式，且达到了高度的规范化程度。

根据性质的不同一般包括事务文书和管理文书两大类。

事务文书多针对具体事项发生，一般包括几下几类：（见附件2）（一）请示适用范围：向上级部门请求指示、答复、审核和批准，一般为事先行文。

格式内容：1.标题：多由“请示部门+请示事由+文种”或“请示事由+文种”组成。

文书种类总则2.主送部门：即该请示报批的部门。

一般只写一个主送部门，如有两个主管部门，应根据请示的目的和内容选准一个作为主送部门，另一个抄送。

3.正文：多由请示缘由（请示什么和为什么请示）、请示事项（处理某件事的具体措施）和结语（特此请示，请批示或妥否，请批示）组成。

4.落款：写明发文部门和成文时间。

如果标题中有发文部门，落款时可以不写，但必须加盖印章。

成文时间须使用汉字。

（二）报告适用范围：向上级部门汇报工作，反映情况、提出意见或者建议，答复上级部门的询问，一般为事后行文。

格式内容：1.标题：多由“发文部门+事由+文种”或“事由+文种”组成。

关于规范公司行文的通知全体员工：为进一步规范公司对内、对外发布的各类文书，使各类文书格式统一、内容规范，根据“国家行政机关公文格式（GB/T9704-1999）”相关规定，对公司各类文件，具体要求通知如下：一、文件种类公司对内、对外发布的红头文件、各类请示、函、会议纪要、公告、通知、工作计划、工作总结、汇报方案等。

二、文件责任分工公司对内、对外发布的红头文件、各类请示、函、会议纪要、公告、通知等原则上交由综合部审查后方可制版印刷；工作计划、工作总结、汇报方案等文件原则上由各部门负责人把关。

三、文件格式（一）版面规格以A4纸为例，正文用3号仿宋字（GB2312），一般每面排22行，每行排28个字，正反面打印。

（二）页面设置—１—行文时，要首先进行页面设置，页边距上下均为3.2cm，左为2.8cm，右为2.6cm。

（三）标题标题使用小标宋2号字体。

位置为自上仿宋字（GB2312）3号字体空2行起。

可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

文中如有一级小标题可用 3 号小标宋体字或黑体字；二级标题可用3 号楷体字。

一级标题排序为“一、”、“二、”……；二级标题排序为“（一）”、“（二）”……；三级标题排序为“1.”、“2.”……；四级标题排序为“（1）”、“（2）”……。

（四）主送机关标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。

（五）正文主送机关名称下一行，用3号仿宋字体（GB2312），每自然段左空2字（可在格式下拉菜单中设置成首行缩进2字符），回行顶格。

数字、年份不能回行。

（六）附件文件如有附件，在正文下空一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。

附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1.×××××”）；附件名称后不加标点符号。

附件应与公—２—文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。

文书管理规定(范例)文书、合同管理规定1、目的为了规范公司行文程序，加强对公司文书的管理工作，特制定本办法。

2、适用范围本办法适用于公司全体员工。

3、定义本规定所指文书包括收文、发文，是公司在进行经营管理活动中形成具有法定效力和规范体式文书，是公司进行管理的重要工具，包含通告、通知、函、会议纪要、项目合同、项目协议、债权转让通知等具有传递信息和记录作用的绝密、机密、秘密和普通载体。

4、文书组成部份及格式要求文书一般由发文单位、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、印章/会签，成文时间，主题词、抄送单位等部分组成。

4.1发文单位4.1.1公司发文部门标识（例）：总经办：ZJ财务部：CW行政部：XZ项管部：XG合规部：HG项目部：XM4.2发文字号：4.2.1发文字号由部门代码、年份和序号组成，在横线３mm处用３号仿宋字，居中排列，年份、序号用阿拉伯数字标识，年份使用全称。

例如：行政部发文：金纬保理XZ字[2015]-序号；4.2.2分公司的公文统一由行政部负责编号、OA发布及归档。

4.3标题文书标题：宋体二号字，可分一行或多行居中排布；文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字，回行时，需注意词意完整，排列对称，间距恰当；4.4主送单位：标题下空1行，左侧顶格用三号仿宋体字标识，回行时仍需顶格；最后一个主送单位后需标全角冒号；4.5文书正文：仿宋体三号字，每自然段左起空2字，公文中一般每页排22行，每行排28个字，回行顶格，需注意数字、年份不能回行；4.6附件：正文下空一行左起空2字用三号仿宋体字标识附件，后需标全角冒号和名称，如有序号使用阿拉伯数字（如附件一：）；附件名称后不加标点符号，与正文一起装订；4.7成文时间：用汉字将年、月、日标全；零写为〇；4.8主题词常用三号或四号黑体；抄报、抄送、文件签阅常用三号或四号仿宋体；4.9其它事项4.9.1文书标题需准确简要概括文书主要内容并标明类别，除规章制度名称加书名号，一般不使用标点符号；4.9.2排版要求：一般每页排22行；4.9.3图文颜色：未做特殊说明文书中图文颜色均为黑色；4.9.4成文日期以领导签发日期为准。

公文管理及行文规定总则为规范公司公文管理，特制定本规定。

第一章公文种类第一条公文种类与应用范围公文的种类包括：决定、决议、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要、制度及规定、计划、经营业务类文书等。

（一）决定适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关部门及人员，组织变更或人事任免等决定事项。

（二）决议适用于经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项。

（三）通知适用于公布规章制度、转发外来文件，要求各部门周知或共同执行的事项。

（四）通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要情况。

（五）报告适用于下级向上级部门汇报工作、反映情况、提出申请或建议；答复公司领导的询问。

（六）请示适用于下级向上级或政府部门请求批示、批准、批复的事项。

（七）批复适用于答复申请、报告、请示的事项。

公司领导的批复可简化为直接在申请、报告、请示文件上批复。

（八）函适用于对外沟通或协作处理有关事项（工作函、联系函）。

（九）会议纪要适用于记载、督办、传达会议情况和议定事项。

（十）制度及规定适用于对公司范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范、规章制度、流程（作业指引）等管理体系文件。

（十一）计划适用于工作任务制定、计划安排。

第二章公文格式第二条公文一般由文头、标题、发文字号、签发人、秘密等级、紧急程度、主送单位、正文、附件、印章、发文日期、抄送机关、主题词、制发部门、成文日期等部分组成。

公文格式示例详见附件二至附件六。

第三条公文结构组成及文书格式（一）公文文头公文文头应使用公文主体对应公司全称。

各业务单元正式行文须统一使用公司发文模板（附件二：“发文”格式示例）。

（二）公文标题命名规则1、常规公文标题命名规则：公文主题＋公文种类描述。

如“公文管理及行文规定”、“XXX管理制度”、“XXX管理流程（作业指引）”等。

2、会议纪要类公文标题名规则及格式要求：（1）专题会议纪要的文件名需说明项目名称、会议议题等，需统一按“公司/XX项目XX专题（第X次）会议纪要”格式命名。