工程技术档案管理制度汇编

工程技术档案管理制度 1.目的：规工程资料的编写、收集、整理、组卷、传递、借阅管理，确保满足工程施工和移交、归档要求。 2.名词解释 各专业指：锅炉专业、汽机专业、电气专业、热控专业、焊接专业。 3.归口管理和划分 3.1 工程部为项目部工程资料归口管理部门。 项目部各部门为各自职能围的资料管理对口责任部门，负责职能围的工程资料分阶段或竣工时向资料管理人员提交归档，由资料管理人员统一向业主移交和向公司档案室归档。 3.2工程资料的存档划分： 3.2.1工程管理文件资料： 1）工程合同、协议、招投标文件、租赁协议、工程概算结算、工程定额、索赔资料，归工程部合同专业； 2）图象、照片、录象，归综合管理部（工程结束时归档资料管理人员）； 3）行政文件，归综合管理部； 4）工程施工技术及管理资料（音像资料等除外），归工程部； 3.3 工程资料管理网络和人员网络 工程项目中标后一个月由项目总工组织，建立项目工程资料管理网络（应包括各部、室、专业组、专业公司等），明确负责人（负责人应为本现场技术负责人）、管理人员和各单位资料管理员。 4.文件的编写 文件资料的编写按以下规定执行（业主无特殊要求时） 4.1文件的编写一律采用A4纸，用激光打印机或喷墨打印机（黑色墨水书写亦可）的打印件。规格要求参考作业指导书标准样式（尺寸及页边距）。 4.2文件必需采用双钉装钉（横向、竖向均可）装钉尺寸要求如下：①横向装钉的，左侧留装订线2.5cm，上边距25cm，右边距、下边距1.5cm；②纵向装钉的，上下留出25cm的距离；③钉与纸的边缘留出1cm的距离。对复印件A4纸竖向左侧装订线留2.5cm。 4.3正文文字一律采用四号宋体、1.5倍行距，标题为小三号宋体。 凡是正文应有页眉和页脚，页眉页脚均使用五号，页脚居中设置。 页脚使用三位阿拉伯数字，从“第001号”开始，卷目录、卷备考表及某一文件的附图无正文的部分，不编写页号，但应在文件目录中标明总页数。 4.4文件中附图的幅面、构件代号均应符合我国国家或行业标准，图纸的尺寸一律以毫米为单位。 4.5案卷封面宜采用外封面形式，外封面的式样同作业指导书封面。 4.6档号：项目代号+分类号+案卷号 项目代号：是公司指定的，项目中标后由公司档案室给出。 分类号：科技文件材料参考《火电施工企业档案分类表》中6--9大类的有关规定，其它部门采用0--5大类的有关分类规则。 案卷号：即为案卷顺序号。 移交资料的档号按业主要求编制填写。 4.7案卷题名应简明、准确揭示卷项目的名称、代字、代号及其组件、部件、阶段的代号和名称等。 4.8编制单位栏填写卷科技文件材料形成的单位或主要责任者。 4.9编制日期填写案卷科技文件材料的起止日期。 4.10保管期限填写其划定的保管期限，将来移交时在资料管理人员管理人员的统一指导下填写。 4.11密级依据规定填写(移交时业主给出，统一填写)。 4.12缩微号和档案馆号由竣工档案接收单位或部门填写。 4.13卷目录及卷备考表（各种表格）的格式由资料料室统一提供。 4.14竣工移交所使用的卷盒由综合管理部根据公司档案室要求统一购置。 4.15编写受控文件时均应标明文件编码。(文件编码按《质量部工程质量体系文件编码与受控编号方法》进编写)。 5.工程中使用的表格 工程中使用的各种表格包括：质保、过程控制、试验与检验、工程管理与技术管理、有条件发生的记录表格。各种表格的使用按以下规定执行： 5.1国家、部或局已经下发现成表格（或有要求）的，使用其统一表格。 5.2《项目部管理制度汇编》已给出工程项目管理工作中的表格，这些表格按类别存在专门的数据库中,如需使用可直接提取使用，签名为手写。 5.3如上述表格不能满足施工要求，可根据需要自制表格，经专业部室领导批准(按审批权限)，方可使用。 6.工程资料的收集 工程项目的档案资料，是整个工程项目从酝酿、决策到建设投产（使用）全过程中形成的文字、图纸、图表、计算书、声像资料等不同形式、不同载体的资料，包括项目的提出、调查、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产等，项目部有责任尽量将资料收集齐全 。 6.1工程项目开工后由总工组织编制《XX项目部归档文件资料目录》。其中应至少明确第一批开工项目应归档的文件资料目录。 （1） 技术文件容依据公司规定执行。各类文件资料的收集策划应以分项或分段工程为单位。 （2）随工程进展对归档文件资料进行补充，待工程图纸80%或专业系统图100%到达项目部后15日，对目录进行修改，分别报业主和公司各职能处室，作为正式文件执行。 （3）各项资料在单位工程未完时，由划分的文件收集、整理部门保存，待阶段性检查之后，或单位工程施工结束，按资料管理人员要求的时间，将资料移交给资料管理人员，正式归档。 6.2任何单位、部门和人员不管以何种渠道获得技术资料，均应交资料管理人员登记、备案，由有关领导核准后方可使用。 6.3各部门收集的资料除归档资料外，还应根据上级单位监检大纲的有关条款，对其它工程资料进行收集整理。 7.工程资料按以下要求进行整理和组卷 7.1项目文件资料一般按其专业、单位工程项目和形成时间先后进行整理组卷。 7.2有关设备的文件按依据性材料、设备开箱验收、设备安装调试、设备运行维修、随机图样等排列，随机图样也可单独组卷。 7.3管理性文件按问题、时间或重要程序排列。 7.4案卷技术性文件材料排列要求文字材料在前、图样在后。 7.5每一单位工程项目的卷文件按管理、依据、施工安装记录、检测试(实)验评定、证明等排列。 7.6文件材料组卷时，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件一起立卷，不得分开。文件材料的排列：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；转发文件在前，被转发文件在后；立卷人填写卷目录，立卷人和有关负责人应在卷备考表的签署栏签署；卷目录和卷备考表格式由资料管理人员统一提供。 7.7卷备考表(各种表格)、卷目录、卷文件的装钉尺寸及页边距应一致。 7.8存档文件材料应尽量使用原件，如没有应标明原件的存放地点。 7.9资料管理人员编制《工程管理案卷总目录及卷目录》，工程部长审核、总工批准。 8. 文件资料的传递 文件资料的传递包括发放与往来。 8.1文件发放： 文件资料在发放前，发放部门应填写《文件发放审批表》，根据审批权限审批文件确定资料发放的围，并建立《文件发放登记表》台帐。 从业主、监理方接收领取的文件资料两小时在网上公布，24小 时发放到使用单位、部门 8.2文件往来 往来文件指与项目部以外单位的文件往来，一般包括与业主、监理、当地政府有关部门、、设备厂家、调试部门、公司等的文件。 （1）接收：资料管理人员建立《文件接收登记表》对接收的文件资料进行登记。任何人无论从何途径得到的与工程有关的文件资料，都应交到资料管理人员，由资料管理人员组织识别并登记 。对接收的文件资料，资料管理人员根据审批权限送交领导审批 。 （2）项目部任何部门、任何人向项目部以外单位发出与项目有关的文件资料，都应根据审批权限进行审批，在发出前在存档部门进行备案，对反馈信息及时归档。 （3）项目部各部门、各专业公司也应建立《文件接收登记表》。 9. 文件、资料审批权限 9.1接受项目经理委托，由生产经理、商务经理、总工（副总工）发放（传阅）审批的围： 国家、行业有关本工程的文件、要求，业主、监理公司文件、会议纪要、工程联络单（确认有效性和发放围后下发）、通知等，文件，设备图纸、涉外技术文件资料，外单位交流信息，业主委托、工程变更（根据确定的围），公司有关本工程的文件和要求，项目部有关工程管理的文件、要求、通知，工程简报，上报业主、监理、公司的文件和材料，施工组织设计等。 9.2各部门负责人的审批围： 本部门分管专业围体系的文件、资料、规程规、标准、制度、规定，本部门编制的管理制度、规定、办法、计划、通知等，本部门所组织的专业会议纪要、总结、工作联系单，处罚通知等。 9.3资料管理人员发放审批：施工图纸、图集，作业指导书、施工措施（包括监理批复意见），图纸会审记录，设计变更，技术例会纪要、专业会议纪要、工程总结等。 10.文件资料的更改和作废文件处理 10.1文件更改由更改提出人或提出部门的负责人填写《文件更改审批单》，重要更改要附上文字依据，由该文件、资料的原审批人或部门进行审批。 文件更改申请获批准后，由原文件发放部门（单位）按《文件发放登记表》的发放《文件更改一览表》，文件领用人按《文件更改一览表》对所持文件进行更改，如换页更改则进行换页。 10.2文件的失效和作废 文件经多次更改或文件需进行大幅度修改时应进行换版，原版本作废，换发新版本。 文件发放部门(资料管理人员)应根据《文件发放登记表》把失效和作废的文件及时通知给各部门（单位）。作废文件应根据发文登记及时更换或撤回；收回的失效或作废文件由发放部门填写《作废文件资料销毁申请及销毁记录》，经总工批准后执行。 需要作为资料保存的作废文件应加盖“作废参考”标识。 10.3文件中有关问题处理结果的反馈 文件的接收部门（单位或人员），接到工程文件后要对照文件中有关要求及领导的批示意见，及时处理有关问题，并将办理结果以文字形式反馈（也可在网上反馈）。 11. 工程资料管理办法 11.1 工程图纸管理办法 11.1.1工程图纸的收发统一由资料管理人员管理。 11.1.2各个专业的图纸在工程开工前，由各专业工程师按施工进度计划编制专业《图纸需求计划》，递交资料管理人员，由资料管理人员编制项目工程《图纸需求计划》，工程部长审核，总工批准，提交建设单位和设计单位，并在资料管理人员存档。 资料员拟订工程图纸发放围和《文件发放审批表》，正式施工图纸的发放围由资料管理人员审批，设备图纸和非正式图纸由总工或副总工审批 ，资料员发放。 图纸发放时要特别注意留出用于移交和归档的图纸。 11.1.3资料员统计图纸到位情况，按图纸交付计划向建设单位催交，接收的图纸进行登记（《文件接收登记表》），接到图纸两小时在网上公布，未按计划到的图纸及时向资料管理人员和专业工程师汇报。 任何人员不论从何种渠道得到施工图纸，都要首先交资料管理人员，由资料管理组织确认。 11.1.4施工过程中，各单位要注意保护图纸，施工结束立即交回资料管理人员。 11.2 工程变更资料管理