文件管理程序CY-QSP-001-A0
- 格式：doc
- 大小：118.50 KB
- 文档页数：6
管理体系程序文件
修订版次 修订内容 生效日期 A0 第一次发放 2013-4-1
文件管理程序 部门 审核 签名 日期 发放 文件编号 CY-QSP-001-A0 编写人/部门
行政人事部 √ √
控制章区 品质工程部 √ √
采购部 √ √
资材部 √ √
销售部 √ √
生产部 √ √
财务部
最终批准 第1页 共 6页 文件名称 文件管理程序 文件编号 CY-QSP-001-A0 第 2 页 共 6 页
1.0 目的 对文件的编制 、审核、批准、发放、使用、更改、作废和回收等进行控制，确保相关部门及时得到并使用有效的版本，防止误用失效或作废的文件和资料。 2.0 范围 适用于本公司与质管理体系有关的所有文件和资料的管理的控制。 3.0 定义 3.1 文件修订版次，是指文件修改和发行的不同版本，在本公司的文件中，以“英文字母+数字”来表示，例如：A0表示文件初版，未经修订，A1表示A版第1次修订，B0表示文件经过多处修订后重新发行的初版。英文字母表示文件发行的版本，用A、B、C… …表示（I和O除外）；数字表示该版本修订的次数，0为初版，其它的依次用1、2、3… …9表示。当文件内容有做较多（4处以上）的修改时，文件应做版本的变更，当文件内容有较少（4处或以下）的修改时，不做版本的变更，只做修订次数的标识，如果只是文件的勘误而内容不变，也只是做修订次数的标识。当文件修订的次数超过9次时，也必须对文件进行版本的升级。 3.2 受控文件，是指文件的编制、修订、发行、使用、回收、废止必须经权责部门审批，在公司的管理体系中，具有法规性和强制性，不得随意违背规定或要求的文件。受控文件的原件，有红色“受控文件正本”章，受控文件副本，有红色“受控文件副本”章。 3.3 非受控文件，是指受控文件之外的文件，不具有强制性管制文件。 3.4 外来文件，是指来源于公司外部用于指导或约束本公司某些作业行为的文件，例如：行业标准、国家标准、国际标准和法律法规等。 4.0 职责与权限 4.1 总经理负责批准发布质量环境手册。 4.2 管理者代表负责审核批准程序文件、管理规范、外来文件. 4.3 文控中心负责体系文件和技术文件的归口管理。 4.4 各部门负责相关文件的编制、使用和保管，以及负责本部门不需控制文件的归口管理。 4.5 联络性文件由各部门编制、使用、保管和发放。 5.0 操作程序 5.1 文件分类 5.1.1 质量管理体系手册 5.1.2 质量管理体系程序文件 5.1.3 公司为确保其过程有效策划、运行和控制所需的文件(如作业指导书、操作规程、检验标准、图样、技术文件等。 5.1.4 各种记录。 5.1.5 外来文件(包括法律法规、标准和顾客提供的图样等)。 5.2 按文件载体分 5.2.1 纸性文件 5.2.2 非纸性文件(例如：磁盘、光盘、磁带等) 文件名称 文件管理程序 文件编号 CY-QSP-001-A0 第 3 页 共 6 页
5.3 文件编号 5.3.1 管理体系手册编号 CY-QM -XXX - XX 版次（从A0开始编号，详细参考3.1 定义） 手册编号（流水号，质量手册用001，其它管理体系手册按顺序选002、003等） 文件类型（QM表示质量管理体系手册） 代表公司名称（CY：简称） 5.3.2 程序文件编号 CY - QSP- XXX-XX 版次（从A0开始编号，详细参考3.1 定义） 文件编号（编号由001流水号开始） 文件类型（QSP表示质量管理体系程序文件） 代表公司名称（CY：简称） 5.3.3 管理规范类文件编号 DPC-XXX -XXX-XX 版次（从A0开始编号，详细参考3.1 定义） 文件流水号（从001开始） 部门代码（见表二） 文件类型（DPC表示管理体系管理规范类文件）
表二：部门代码表 部门 代码 部门 代码 客门 代码 总经办 MGM 资材部 PMC 客户服务部 CSD 行政人事部 ADM 工程部 ENG 市场部 MKD 品质部 QMD 业务部 SAL 采购部 PUR 财务部 TRD 生产部 PRD 研发部 RDD 5.3.4 作业指导类文件编号 作业指导类文件包括：生产作业指导书、设备操作指示、检验指示、部门 作业指导书等作业指导性文件。 WI-XXX -XXX-XX 版次（从A0开始编号，详细参考3.1 定义） 文件流水号（从001开始） 部门代码 文件类型（作业指导类文件，用WI表示）
5.3.5 产品结构物料清单（BOM）编号：使用产品的组装代码。 5.3.6 零件规格书编号(含零件规格书、图纸、样品确认检测报告)： CRS-XXX -XXXX-XX 版次（从A0开始编号，详细参考3.1 定义） 文件流水号（从0001开始） 部门代码 文件类型（承认类文件，用CRS表示） 文件名称 文件管理程序 文件编号 CY-QSP-001-A0 第 4 页 共 6 页
5.3.7 表格编号 FRM-XXX -XXX-XX 版次（从A0开始编号，详细参考3.1 定义） 文件流水号（从001开始） 部门代码
文件类型（表格类文件，用FRM表示） 5.3.8 其它文件编号：(非本公司制订的文件，由公司外部输入的各类文件。如客户 标准) WL-XXX -XXX-XX 版次（从A0开始编号，详细参考3.1 定义） 文件流水号（从001开始） 部门代码
文件类型[指外来文件] 5.3.9 记录编号按《记录控制程序》执行。 5.4 文件的编写、审核与批准，按表三执行（涉及到费用产生的依实际要求实施。） 表三：文件编写、审核与批准权限表 文件名称 编写人 审核人 批准人 质量管理体系手册 管理者代表 总经理 总经理 质量程序文件 部门经理 部门经理 副总 管理规范 部门主管/经理 部门经理 副总 部门作业指导文件 主管/工程师 部门经理 部门经理 生产作业指导书 PE工程师 工程经理 工程经理 质量计划 品质主管 部门经理 副总 检查指导书 品质工程师 品质主管 品质工程经理 零件承认书 工程师 部门经理 工程经理 产品结构物料清单 工程师 部门 部门经理 技术文件 工程师 部门经理 品质工程经理 其它重大项目文件 部门经理 副总 总经理 其它文件 部门管理 部门主管/经理 依实际需求
5.5 文件格式要求 5.5.1 文件正文全部采用宋体字，字体大小采用小四号。 5.5.2 文件封面的公司名称及文件类型字体用小三号加粗宋体字，文件名用二号加粗字。 5.5.3 二阶程序文件内容要涵盖目的、范围、定义、职责与权限、操作程序、相关文件、相关记录、附件之项目内容。如项目下面无内容要写时，可注明“无”。 5.5.4 子项目层别最多不超出4层，如5.6.1.1。 文件名称 文件管理程序 文件编号 CY-QSP-001-A0 第 5 页 共 6 页
5.5.5 二阶程序文件及三阶管理办法类文件格式按照本文件版式编写，其他三阶类受控文件格式不作统一限制，但同一类文件需统一采用一种版式。 5.5.6 文件及表单统一使用公司的彩色LOGO，即 。 5.6 受控文件的发放 5.6.1 各部门将经批准的受控纸质文件及需要发行的文件电子档同步提交给文控中心，并做好文件的交收记录，由文控人员安排发放。 5.6.2 文控中心文件管理员在文件的原稿上盖上红色“受控正本文件”的印记，以标示该份文件为原稿后再进行发放和归档保存。 5.6.3 文控中心文件管理员根据该文件所要求发放的对象，拟制《受控文件收发登记表》。 5.6.4 文件管理员用原稿进行拷贝，并在拷贝件封面上加盖红色“受控文件副本”章，标上发放的部门和日期，发放的副本文件每面上加盖“受控副本文件”印章。 5.6.5 需发往公司外(例如认证机构、供应商、外协承包商、客户以及相关方等)的文件和公司内不作指导使用的文件，必须由需求人员申请，部门负责人批准后方可发放。 5.6.6 根据文件使用的场合，若需要增加文件发放的份数，可填写《受控文件发放申请单》经使用部门主管批准后向文控中心申请，文控中心按本程序规定发放。 5.6.7 当文件有严重破损并影响使用时，应到发放部门进行文件更换手续。文件管理员收回受损文件，发放新文件，并在新发放的文件上作上与受损文件相同的标识。受损文件作销毁处理。 5.6.8 当文件有丢失时，由文件使用部门填写《受控文件发放申请单》向文件发放部门申请重发，按5.5.3~5.5.5的程序发放。文件发放部门应在原发放《受控文件收发登记表》的“回收日期”栏注明丢失。 5.6.9 使用在一次性订单上的文件不做受控管理。如混灯指示书、合同物料清单等，由制作部门权责人员签名后直接发行给使用部门即可。 5.7 文件修改或新增管控 5.7.1 受控文件需要重新修改或新增时，由修改部门填写《受控文件更改申请单》，经部门经理审核，管理者代表或副总批准后将《受控文件更改申请单》提交给文控员，如是修改文件，则由文控员将需要修改的文件电子档统一发给修改部门进行修改。 5.7.2 当质量手册和程序文件需要更改时，填写《受控文件更改申请单》，经管理者代表或副总批准方可进行修改。 5.7.3 其它文件根据需要、文件使用的有效性和文件使用的适宜性，由原来的编写部门编写进行更改、新增，并由原审核部门、批准权限人进行审核和批准。 5.7.4 受控文件经修改后，由文控员统一将受控文件版本号统一升级；新增之受控文件由文员控员统一进行编号。 5.8 文件的保存和销毁 5.8.1 文件管理员对已发出的失效纸质性文件必须收回，在失效文件上加盖红色“作废文件”印章进行标识后销毁，并在原《受控文件收发登记表》进行记录。失效受控文件的正本加盖红色“作废”印章进行标识，并单独存放。以备后续查验。发出的非纸质文件失效后，由使用部门按文控中心的要求自行销毁。如果“作废”文件完全失去利用价值需进行销毁时，应填写《失效受控文件正本销毁申请单》经管理者代表或副总批准后，方可销毁。 5.8.2 各部门对与管理体系相关的文件，应分类存放于干燥、通风、安全的地方。
