行政管理制度行政部 2011年
目录
一、日常事务管理规定
●考勤制度
●办公环境及着装管理规定
●公关事务管理制度
●接待费用的管理
二、办公物品管理制度
●办公物品的购买
●办公用品的申报及领用
●办公用品的报废处理
●办公用品的保管
●公司固定资产的管理
●公司办公设备的使用
●电话使用规范
●电脑及网络使用规定
●办公室钥匙的管理
三、文书资料管理规定
●文书管理体系图
●总则
●文件收发
●文件管理
●文件的邮寄的管理
●文件的领取
●重要文件管理
●带有公司标识的信纸、信封的使用：●公章及营业执照的使用
四、保密规定
五、出差管理制度
六、安全管理制度
一、日常事务管理规定
考勤制度：
1员工享受国家规定的假期。如五一、十一、春节等，按国家规定休假。
2除公司高管成员外，全体员工均要求打卡，严禁代打卡
3工作时间
周一至周五
9：00——18：00
周六/周日休息
4旷工
4.1以下情况为旷工:
无故不到岗或擅自延长假期；
未按程序请事假；
未经批准的假期；
因私未打卡并未进行考勤记录；
当月迟到或早退累计三次的，记为旷工一天；
其他按考勤规定应列为旷工的行为；
旷工不足2小时按2小时计算, 超过2小时按半天计算。
5员工要按时上班，并签到。如在工作时间因故迟到或早退，须提前向本部门的负责人批准。
并至行政部进行考勤说明。
6门卡丢失、损坏、忘带等不能打卡时，应以登记进行考勤，但不可作为理由，事后进行考勤说明。
7午餐时间为12：00——13：00，如有因故不能按时须提前或延迟用餐，须经本部门的经理批准。
8如果因个人原因有可能迟到或早退，须提前通知行政部。如果因急事或因病，须在9：30之前通知前台，以便及时通知到部门，便于各部门工作的安排。未经批准擅自不到视为旷工。（事假/病假需至行政部填写请假单进行考勤说明）。
9如果因工外出，需经部门负责人批准并通知前台同时在外出登记表登记，以便公司可以及时联系到，并可做好考勤记录。
10加班
1员工加班单需交至行班部，以便行政部的考勤记录。
2特殊情况员工超长加班，可由部门经理安排补休。（需报行政部备案，以便考勤记录）
11下班后，员工不得因私人事物而滞留在公司，并使用公司办公设备。
办公环境及着装管理规定
公共环境：
1禁止在指定区域内吸烟。
2禁止以涂抹、刻画、张贴等任何方式破坏公司办公环境。
3员工需将废纸、废物入篓，剩水、剩茶倒入指定地点。
4禁止在办公环境内扎堆、聊天、大声喧哗。
办公环境：
1员工需维护个人办公区域卫生，办公桌椅、办公设备表面不得附着尘土并且摆放合理整齐，衣柜上方不得摆放物品。
2办公区内不得堆放大宗资料、纸箱等物品，该类物品应放置库房保存。
3下班离开办公室前，员工需关闭办公位所用设备的电源并将台面的物品归位，锁好个人物品。
4禁止在办公区域内用餐。特殊情况下员工用餐可在指定的公共区域。
5前台要时刻保持安静。员工不可以在前台、会议室及在客人面前吃东西。
着装：
市场部及销售部人员必须注意着装。男士需着西装，佩戴领带。夏季男士可着衬衫，
西裤，需佩戴领带，女士需着职业装，要做到大方得体。
1员工在周一至周四的工作时间内必须着正装。
2员工需着庄重、大方、得体的职业套装。夏季不得着过露的服装。
3若无接待任务，每周五可着便装，但不得穿短裤、超短裙(超过膝上10CM)过露服装。
公关事务管理制度：
应接电话：
1响铃时，应尽快拿起话筒接听来电。
2对方说话声音小时，不能大声音叫嚷，而要有礼貌地告诉对方。
3找人时，来电话指明找人，应迅速把电话转给要找的人。如果不在，应明确告诉对方，如果需要留言，应做好纪录并即时将来电转告。
4通话时，如果有其他客户进来，不得置之不理，应该点头致意。如果需要与同事讲话，应有礼貌地说，“请您稍等”，然后捂住话筒，小声交谈。
5通话中突然中断，应该立即挂上电话再次接通后表示歉意，并说明原因。
6打完电话，不要自己先挂断电话，应该等对方挂断之后再轻轻放下。
7在业务通话高峰时，尽量不要往外打电话，不要占线时间太长。
公司参观管理规定：
1欲参观公司者，必须事先与行政部联系，填写“参观公司申请单”，转达相关负责人审批。
审批后方可参观。
2参观公司需由公司相关部门的人员陪同。
3一般情况下禁止外来参观者在作业现场拍照。
公司来宾接待管理办法：
1外客不得擅自进入公司，前台要做好来客登记工作及接待工作。
2公司内如有客人预约将至我司，请与前台联系将客人的姓名及单位告知，以便前台做好接待工作。
3接待程序：
来客登记（来客姓名，约见人等）。
通知约见人，经约见人确认后方可进行公司。
接待费用的管理：
1必须注意接待费用支出项目与接待用途及目的一致。公司的营业、采购、融资以及其他经营，有其客观的目的性，任何接待上的开支不得背离经营上的目的和要求。
2接待费用开支，必须本着最小支出、最大效果的原则，充分考虑和认清每一次接待的目的和接待方法，合理接待，有效的使用经费开支。
3各级责任者或主管领导，必须充分审核每一次接待任务与接待方式，给予接待任务的担当者以适当的指示。
4每个部门都必须分别进行预算，并在预算范围内开支。预算按过去的平均实绩来确定。
员工在对外交际应酬时，应本着节约务实的原则，做到简单合理，不奢侈浪费。
二、办公物品管理制度
办公物品的购买
办公室所有办公物品的购买均由行政部统一负责。
办公用品的申报及领用
1申报：
各部门由负责人将每月之所需办公用品申报至行政部，由行政部统一购置。
各部所需之办公用品，单价为1000元以上，需特别注明，行政部将报请批准后方可购买。
如有急需之办公用品未能在20日计入申报计划的，请书面报知行政部并注明原因。
各部门不得自行购买办公用品，如无特殊原因，公司将不预支付。
申报日期：每月20日
2领取：
至前台处领取办公用品，要写清名称、数量并签字。
如有办公用品急需购买，需经部门经理及行政部经理批准，方可购买。
前台要在月未将本月办公用品的领取情况汇报至行政部，以便行政部制定下一个月的办公用品之预算。
前台在月未提交下月办公用品之购买计划时，也要将本月办公用品领取情况一并交至行政部。
办公用品的报废处理：
对决定报废的办公用品，要作好登记，在报废处理册上写清用品名称、价格、数量及报废处理的其他有关事项。
