行政例会管理制度

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行政例会管理制度
1
目的

为实现公司内部的有效管理, 促进各部门及组织上下的沟通合作, 提高各部门 执行工
作效率, 提出改进性及开展性工作方案, 不断完善工作和管理流程, 特制 定本制度。
2
职责

2.1
综合管理部负责各项行政例会的监管,必要时可协助完成;

2.2
部门级(含)以下例会由部门自行组织完成,公司级例会由综合管理部组织 承办完成;

2.3
除部门级(含)以下会议资料由部门自行存档外,其余会议资料由综合管理 部统一整理、

编辑、分发、存档。
3
会议分类

3.1
管理层例会

3.1.1 会议时间:每周一上午 9:00
召开

3.1.2
主持与记录:由董事长主持召开,行政副总负责记录。

3.1.3
参会人员:公司管理层人员。如因特殊情况不能参加的,应提前向行 政副总请假

说明,且行政副总应提前告知董事长与会人员情况。如董 事长因事不能参加,则
由行政副总负责主持召开。
3.1.4会议内容:a.会议应紧扣上周工作进展和阶段性重点工作进行; b.
与会

人对上周工作计划落实情况进行总结,并就完成详情说明原因,对完 成有困难的
工作集体协商,并寻找具体解决办法;c.与会人工作有进展 难度时,应向相关配
合部门提出协助请求, 集思广益、 寻求解决办法,
使各项活动按照预期目标有序进行;d.董事长根据公司战略发展需求安 排、布置
本周工作,明确各项工作的具体承办人、完成时间。
3.2
中层干部例会

3.2.1 会议时间:每月第 1 日上午 10:00
(如遇节假日或与公司管理层例会同 期,则

进行调整往后顺延) 。
3.2.2
主持与记录:总经理负责主持,综合管理部负责记录。

3.2.3
参会人员:各部门负责人。如因特殊情况不能参加的,应提前向综合

管理部请假说明
324会议内容:a.
各部门负责人对上月工作计划落实情况进行总结,并就完 成计划任务

的详细说明原因,对完成有困难的工作集体协商,并寻找 具体解决办法; b. 对
涉及跨部门配合、支持,对工作进度有一定影响 的问题集体探讨,集思广益、寻
求解决办法;c.对具有争议的问题提请 公司领导层决策;d.总经理根据公司发展
要求提报当月计划,安排、布 置月重点工作,明确各项工作的具体承办人、完成
时间。
3.3
部门例会

3.3.1
会议时间:视部门情况每周组织召开。

3.3.2 主持与记录:部门领导负责主持,部门文员 /
助理负责记录。

3.3.3
参会人员:部门全体人员。如因特殊情况不能参加的,应提前向部门 领导请假说

明。
3.3.4会议内容:a.
落实部门成员每周工作计划与上周总结,督促工作按时完 成,并布

置下步工作任务;b.部门工作有进展难度时,向相关配合部门 提出协助请求, 并
集体讨论解决, 使各项活动按照预期目标有序进行; c对涉及部门配合、支持,
对工作进度有一定影响的问题集体探讨,集 思广益、寻求解决办法;d.追踪并改
进日常管理工作。
4
会议原则

各部门级例会应服从于公司级会议, 如遇多个会议同期召开, 应坚持小会服务 于大会
的原则进行调整,并向综合管理部报备。
5
会议纪律与要求

5.1
与会人必须严守时间,做到不迟到、早退或缺席。特殊情况,须向相关领导 请假,无正

当理由不得迟到、缺席;
5.2
与会人应在《会议签到表》上签字,并做好本人的会议记录;

5.3
会议发言应言简意赅,紧扣议题,通俗易懂,不能过于冗长;

5.4
遵循会议主持人对议程控制的要求;

5.5
遵守会议纪律, 与会期间应将手机调到振动或将手机呼叫转移至另一未开会 处电话,

原则上不准许接听电话,如须接听,请离开会场;
5.6
会议期间,不准开小差,不能打瞌睡等;

5.7
会议中涉及到的保密资料或事项应严格保密,除按规定履行职责外,严谨向 除与会人以
外的其他人传播;
5.8 凡泄露公司会议机密者, 视情节轻重扣罚 100-500 元/次,对造成重大损失者 扣罚 500
元/次以上或直接予以辞退。
6
会议资料

6.1 《会议签到表》(见附件 1
);

6.2 《会议记录表》(见附件 2
,含会议纪要);

6.3
工作计划与总结;

6.4
其他需要留存的资料文件。

7
附则

7.1
本制度从发文之日起实施。若有与公司以前管理办法、规定不相符的按本制 度执行。

7.2
本制度解释权归综合管理部,如有不明事项,请向综合管理部咨询。

8
附件

8.1
会议签到表

8.2
会议记录表
附件1:
XX有限公司
会议签到表
会议名称
会议主题
主办单位 协助单位
会议主持人 会议时间
会议地点
应参会人数 实际参会人数
缺席、请假、迟到情况:

参会人签到 部门 参会人签到 部门
附件2:
XX有限公司
会议记录表
会议名称
会议主题
主办单位 协助单位
会议主持人 会议时间
会议地点
会议内容:

待解决事项:
跟踪与反馈: