分组式会务工作安排
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会务工作安排
一、 会务负责团队：
接到会议通知后，办公室应根据会议的出席人数、与会人员情况及会 议规
格成立会务负责团队，确定总负责人、会议策划组、会议后勤组、会 场布局组、
会场服务组、电子设备组、影像摄录组、会议签到组、会场引 导组、会场应急组
等各组工作人员。
会务负责团队成立后，立即发挥会务领导作用，根据会议服务要求， 具体
安排部署会务各组的工作。
二、 总负责人：
对会议所有工作进行安排和部署，协调各组工作，督促工作进度，承 担现
场指挥，对会议全程负有全部责任。
三、 会议策划组：
由会议策划组准备会议前工作，了解与会人员的相关资料，确定会议 的出
席人数，根据与会人员情况及会议规格适时选取、调整会议场地。会 议策划组要
提前以文件、邮件、电话等形式通知与会人员会议的时间、地 点及其他具体注意
事项。
由会议策划组草拟会议议程，经上级领导批准后分发所有与会人员。 会议
议程是会议内容的概略安排，议程中应涵盖主题、时间、地点，参加 人员及议题
安排等具体事项。根据议程，要合理安排与会领导、发言人的 讲话顺序，确定会
议所需物品、电子设备等。并根据会议议程，安排好会 议各组的工作时间，按照
实际情况留好各组工作的提前量。
会议结束后，会议策划组要对会议全程的讲话内容、照片、影像等资 料进
行汇总和整理，以备单位纪念或宣传使用。同时，针对每次会议出现 的问题及情
况撰写书面材料，总结优点及不足，不断进行修正和改进。
四、 会议后勤组：
会议后勤组应根据会议的出席人数、与会人员情况、会议规格，按照 会议
策划组的安排部署，提前确定会议会标、横幅、投影仪、幻灯片的使 用情况，对
会场进行查缺补漏。
按照与会人员的数量及会议规格，会议后勤组要提前采购、准备会议 所需
笔记本、笔、水杯、水壶、花草、水果、饮品等用品。如会议期间有 住宿、午休
或餐饮要求，应提前确定休息和餐饮的时间、场所，按照接待 预算的金额确定标
准，并根据会议策划组提前了解的与会人员情况，注意 饮食禁忌等特殊需求。
会议后勤组负责与会人员的桌牌制作，桌牌以红底纸张打印，使用两 面三
角名牌架摆放，上面分别注明单位名称，名字及职位，注意文字大小 适当，清楚
易识，制作完成后将名牌交付会场布局组，并及时向其他负责 组通报情况。
五、 会场布局组：
会场布局组应根据会议的出席人数、与会人员情况、会议规格、会议 室的
位置和规模，确定会场整体布局，包括横幅、会标等宣传用品的布局, 主席台的
布局、电子设备控制台的布局、整体会议室的桌椅分布，确定后 制作与会人员座
次表，按照座次表摆放好会场布局，座椅的数量应按出席 人数摆放，并多预留两
到四位。随后向会场服务组、会场引导组交付会场 座次表，并及时向其他负责组
通报情况。
六、 会场服务组：
会场服务组具体负责会场服务工作，人员着装要统一整洁、站姿规范 端
庄、不浓妆艳抹、不佩戴首饰；语言上语调温和、音量适中、普通话规 范、文明
礼貌；态度上彬彬有礼、微笑服务。
会场服务组要提前检查会议室卫生情况（桌面、桌洞、椅子、地面、
水杯、水壶等），确保会议室整洁及会议用品的清洁。根据座次表摆放好 桌牌、
花草、水果、笔、笔记本、会议议程及其他会议所需要的文件。
会场服务组提前至少一小时开好空调，准备好充足热水，会议进行中 注意
始终常备热水壶，并及时加水。会议开始后要根据与会人员杯中水的 水量，灵活
掌握，随时倒水。
会议中间休息时，会场服务组要尽快整理会场，补充和更换各种用品。
会后，会场服务组要及时做好会场清洁工作。并检查会场内有无与会 人员
遗留的物品，若发现有遗留物品应迅速做好记录并及时归还。
七、 电子设备组：
电子设备组应提前做好必要的设备调试工作，保证会议期间的电子设 备能
正常使用。并根据发言人位置摆放话筒，调试话筒高低位置、效果及 接口等，确
保话筒及音量正常；如需要音乐，要提前试播，确保正常播放; 如需要投影仪，
则根据会议实际需要确定投影仪、幕布的摆放位置，由工 作人员进行调试。准备
并调试好备用话筒。
会议期间，电子设备组要随时监管各类电子设备，发现问题及时查找
问题所在，迅速解决。并根据会议议程，及时关注下一位发言人的话筒开
微笑点头，并说“慢走、再见”
O
关及位置，如遇到话筒突然失常，应迅速更换备用话筒。
会议结束后，电子设备组负责关闭话筒、空调等所有电器设备，进行 安全
检查后离开会场。
八、 影像摄录组：
影像摄录组应提前做好摄像机、照相机等影像设备的准备工作，并提 前到
达会场预设机位，确定最佳影像摄录点，并将情况向会场布局组进行 通报。
在会议休息或结束时，根据需要组织与会人员在指定地点进行合影留 念。
九、 会议签到组：
会议签到组应提前设计好会议签到表，签到表中应包括与会人员姓
名、单位、职务、联系方式等信息。会议当天，在会场外入口通道较明显 的地
方，设与会人员签到处，会议签到组应提前一小时赶赴会场，进行签 到，签到时
注意维持秩序。
十、会场引导组：
会场引导组提前一个小时到达会场。会场门外设置迎宾人员，站在会 议室
门口两侧，双手自然交叠在腹前，面带微笑恭候与会人员的光临。在 与会人员距
会议室门2米处主动拉门让其进入，同时使用“早上好、下午 好”等文明用
语。会场内设置引导人员，根据本场座次表将与会人员有序 引领至座位。
会议结束时，会场引导组应及时打开通道门，站立两侧，礼貌相送，
卜一、会场应急组:
会议前，会场应急组要提前确定应急预案，有计划的开展应急演练， 并根
据预案备好电话、药品、备用电源等物品，对会场各种紧急情况进行 应急处置。
会议期间，会场应急组应全程在位，随时关注会场情况，实时支持会 场各
组。并注意观察主席台，察觉领导如有需要帮助时，及时上前询问。 遇到参会人
员有特殊的要求，应尽量给予解决，如不能及时解决，应立即 向上一级报告，并
尽快给予答复。
