医院档案管理几点做法论文
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浅谈医院档案管理的几点做法
【摘要】目的:医院档案更好地服务于医院发展和社会需求。
方法:通过规范化管理,使档案工作者了解和掌握档案管理知识,研究其发展的规律。
结论:达到医院档案资源最大化地开发利用。
【关键词】医院;档案管理;做法
【中图分类号】r 197.62 【文献标识码】a 【文章编号】1004- 7484(2012)05- 0554- 01
我院原是一所乡镇卫生院。
去年底,经上级主管部门的等级医院评审组考核、评审、验收,成功晋升为二级综合医院。
纵观创建时期的所形成的档案资料搜集、整理、归档等过程,浅谈几点医院档案管理的做法。
1 健全工作机制
1.1 成立组织。
建立健全医院档案工作领导小组与网络管理小组,各科室指定一名兼职档案员,并做好相应培训。
按照档案室基本条件要求,配备相应设施,使档案管理工作硬件条件有保障。
1.2依法管档。
把档案管理纳入本医院的日常工作中,严格执行《档案法》,提高干部职工对医学档案利用价值的重视和认识。
1.3规范管理。
完善档案工作职责,健全档案归档、查阅、保密、开发利用、管理等制度,健全网络组织,确保档案管理质量。
1.4加强学习。
档案管理人员要自觉加强理论学习,提升人员素质,适应新形势的需要。
改变坐等被动的传统观念,主动打开工作局面,立足岗位,主动服务,以高度的责任感做好医院档案管理工
作。
2 强化基础管理
2.1 抓好标准化、规范化建设。
加强档案室的综合管理,在提高归档文件材料的完整率、准确率上下功夫,在深化编研工作上花气力,提高业务素质和工作水平。
2.2 理清档案工作的思路。
档案的齐全程度将直接影响利用的效果。
要保证档案的完整齐全,档案资料的收集、归纳、整理、分类、鉴定是关键,只有完整齐全的档案资料才有保存的价值。
2.3 做好档案的安全工作。
按照《档案法》规定,落实档案资料保管、保密、库房管理、库房安全检查记录、统计、鉴定、销毁、借阅、移交、突发事件应急预案等制度;确保档案资料的防盗、防火、防潮、防蛀等防护措施,避免造成档案资料损失。
3 确保资料完整
归档文件必须齐全完整,包括以下三个方面:一是每份文件必须完整,即文件的定稿与正文、文件与附件、转发件与被转发件、请示件与批复等必须完整无缺;二是每一次会议、每项工作的全部文件必须齐全完整。
三是反映本院主要职能科室各项活动的发展过程和结果,其中每个文件都是这个整体中不可缺少的组成部分,相互发生着必然的内在联系。
而综合档案室必须依靠各个环节的人员的大力支持,只有当文件材料的形成积累和归档成为每人的自觉行动,才能保证归档材料的齐全、完整。
为使档案资料收集完整,档案宜采取经办人员立卷制度,部门科
室明确兼职档案资料管理人员,负责督促检查日常档案资料形成及积累和整理,为日后的归档工作打好基础。
对档案的分类、归档范围,定期或不定期进行培训,增强职工的档案意识。
4 规范资料收集
根据医院的特殊性和《档案工作基本理论与方法》的要求将档案类别列为文书档案、基建档案、设备仪器档案、会计档案、医疗技术管理档案、科研档案、个人考绩档案、特殊载体档案八大类。
它渗透在医院日常管理和各项业务中,为医院加强管理和提高技术业务提供原始真实的计划和决策依据。
4.1 文书档案分类。
主要包括:党总支、行政、安全保卫、宣教、工会、团总支、妇女、计划生育等工作形成的文件材料。
4.2 基建档案分类。
包括:工程的立项、规划、勘探测绘、设计、施工、竣工验收等全过程及房改的材料。
4.3 设备仪器档案分类。
包括:设备仪器包括医疗设备和后勤设备。
归档材料包括设备购置、安装调试、运行、维修、管理全过程及设备仪器安装使用说明书、图纸等材料。
4.4 会计档案分类。
包括:设报表、账簿、凭证、其他四个一级属类。
其他报表、账簿再按材料的保管期限设二级属类。
4.5 医疗技术管理档案分类。
包括:
4.5.1 医教管理:指日常工作中所形成的各种文件材料,包括医疗管理、医疗合作、医疗纠纷、培训等。
4.5.2 护理管理:指在日常工作中形成的各种文字材料,包括各
类会议记录簿、院内业务学习、进修、实习带教资料、季度、月度工作计划,各种护理质量检查总结、分析统计表。
4.5.3 妇幼保健管理:指在日常工作中形成的各种文件材料,包括妇幼保健、妇检、儿童体检、产后访视、婚检、精神心理咨询、健康教育等。
4.5.4 出生证明书管理:主要是医院签发的出生医学证明存根,婴儿父母申请领取证明书存根的申请表和相关资料。
4.6 科研档案分类。
包括:按其材料形成设综合类和课题两个二级属类。
4.7 个人考绩档案分类。
包括:设医务人员、护理人员、行政后勤人员三个一级属类。
4.8 特殊载体档案分类。
包括:设置照片、底片、录像带、录音带、光碟磁盘、可摺叠实物、不可摺叠实物七个一级属类。
5 立足创新管理
5.1 创新服务理念。
转变传统思维方式,增强档案服务意识,由被动服务向主动服务转变;由一般性提供利用向档案信息深度开发服务转变,大力推进档案优质服务.
5.2创新服务手段。
建立医院综合档案信息网络系统,将综合档案室、文印室并入医院局域网;加强档案数据库建设,及时输入各类别案卷目录、卷内目录、扫描历年重要档案材料、为实现档案管理现代化打基础;加强检索工具体系建设,编制各种检索工具,为实现档案资料的多途径检索创造条件。
5.3创新服务方式。
为医院领导决策服务,档案室配合医院科技兴院战略的实施,充分挖掘档案信息资源并利用档案资源;为社会各界服务。
努力提高医疗病历档案为公安、法院、纪检监察、律师事务所、社会医疗保险和商业保险提供查阅服务,病历档案还为患者提供病退、病残和工伤鉴定等大量服务;为医院建设和发展服务。
利用档案定期宣传医院专科特色、医院业绩,扩大医院社会影响。
6 重视开发利用
6.1 高效利用。
随着档案管理工作的发展,开发利用工作逐步占主导地位,大力开展档案的编研工作,可以大大减少原始档案、文件的直接利用,缓解保存与利用之间的矛盾,进行汇编、编研材料,对于一般的查询,只需翻阅档案与汇编就可满足查询人员的要求,避免档案的低效利用。
6.2 编研汇编。
根据适用和需要,可以编写医院全宗指南、大事记汇编、组织沿革、发文汇编、医院基础数字汇编、干部任免职汇编、技术人员技术职务晋升汇编、先进集体与个人汇编,完整地系统地汇集了有关汇编,建立了全引目录、案卷目录,案卷目录索引及分类索引,做到迅速地为利用者提供服务。
6.3 发挥作用。
充分发挥档案资料的作用,开发利用档案资源,挖掘档案潜力,利用档案资料编写单位的发展史,宣传单位职工的先进事迹,弘扬团队精神,为领导的决策提供准确信息,用实际工作证明档案管理工作的必要性和重要性。
参考文献:
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