技术资料档案归档制度

一、目的为了加强机械技术资料档案的管理，确保档案的完整、准确、安全，提高资料利用率，保障机械设备的正常运行和生产安全，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于公司所有机械技术资料档案的管理工作。

三、档案管理机构及职责1. 机械技术档案管理办公室（以下简称“档案办”）负责机械技术资料档案的收集、整理、保管、借阅、销毁等工作。

2. 档案办设专职档案管理员，负责具体实施档案管理工作。

3. 各部门应指定专人协助档案办做好档案收集、整理、归档工作。

四、档案收集与归档1. 档案收集（1）收集机械设备的原始设计文件、制造工艺、检验报告、验收证书、安装调试记录等资料。

（2）收集机械设备的操作规程、维护保养规程、安全操作规程等资料。

（3）收集机械设备的运行数据、故障分析、维修记录等资料。

（4）收集机械设备的改进措施、技术创新成果等资料。

2. 归档要求（1）档案应按照档案办制定的分类标准进行分类、编号。

（2）档案资料应完整、准确，不得有缺页、破损等现象。

（3）档案资料应按照档案办规定的格式进行整理，便于查阅。

（4）档案资料应定期进行归档，归档时间为每年一次。

五、档案保管与使用1. 保管（1）档案应存放在干燥、通风、防潮、防火、防盗的专用档案室。

（2）档案资料应按照档案办规定的分类标准进行分类存放，便于查阅。

（3）档案资料应定期进行清点，确保档案资料齐全、完整。

2. 使用（1）查阅档案资料需填写《档案查阅申请表》，经批准后方可查阅。

（2）查阅档案资料时，应爱护档案资料，不得损坏、丢失。

（3）查阅档案资料后，应及时归还，不得擅自带出档案室。

六、档案销毁1. 档案销毁需经档案办批准，并严格按照国家档案管理法规执行。

2. 档案销毁前，需对档案资料进行整理、分类，并编制《档案销毁清单》。

3. 档案销毁时，应指定专人监督，确保档案资料全部销毁。

七、奖惩1. 对在档案管理工作中表现突出的单位和个人，给予表彰和奖励。

2. 对违反档案管理制度，造成档案资料损坏、丢失、泄密的单位和个人，予以批评教育，情节严重的，按规定予以处分。

HB-JS/ZD-02技术文件及档案资料管理制度1总则1.1为了加强公司技术档案的管理，充分发挥技术档案在生产过程中的作用，依据《科学技术档案工作条例》、结合本公司实际工作的特点，特制定本规定。

1.2技术档案是公司生产经营中的重要组成部分，是公司在新技术、新产品、新设计、新工艺、新材料等技术研究、技术开发过程中形成的具有保存价值的，并按归档要求整理归档的（包括文字、图纸、图表、数据、计算机盘片、声像等）产品研制档案、专题技术档案等。

1.3技术档案是技术研究和生产活动的真实记录，公司必须实行集中统一管理，使之完整、准确、系统、安全和有效地开发利用。

1.4技术档案工作是公司经营管理工作的重要组成部分，是生产科研活动的重要环节，公司把技术档案工作纳入公司经营管理工作中，与工作紧密结合，实行生产与建档工作同步管理。

2技术档案归案制度2.1归档要求2.1.1各生产部门必须严格按要求的归档范围进行归档。

2.1.2各相关材料在立卷前应按照收发文簿或有关记录逐一核对，必须齐全、完整、准确、层次分明，保持文件之间的历史联系，符合其形成规律。

2.1.3归档的文件材料必须经过系统整理，保证质量，做到分类科学保管期限划分准确、字迹清楚、装订整齐美观结实，不允许有金属物和用圆珠笔、铅笔、复写纸等书写（包括领导签字）。

2.1.4归档的文件材料应编制移交目录一式两份，交接时双方应清点核对无误后履行签字手续，各存一份。

2.2归档时间2.2.1本年度形成的文件材料，由主管单位文书或各专业处室统一整理、立卷，于次年6月末前归档。

2.2.2临时机构所形成的文件材料由临时机构在任务结束后归档。

2.2.3重大技术改革方面的科技文件，在取得成果经项目负责人审定后３０天内归档。

2.2.4外购或内购设备的随机文件,在设备开箱当场验收后归档。

声像档案中，录像带归档要在形成年代的次年3月末前归档。

3技术档案收集工作制度3.1收集范围凡是本公司在生产、经营、管理等各项活动中形成的技术文件材料、图纸照片、底片、带等各类载体的原始资料都应进行收集。

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一、总则为加强技术资料室档案管理，确保档案资料的安全、完整、准确和有效利用，提高档案管理效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我单位实际情况，特制定本制度。

二、档案管理范围1. 技术资料室档案管理范围包括：技术文件、设计图纸、技术标准、产品说明书、操作规程、技术报告、技术论文、专利、技术合同等。

2. 档案资料应按照档案类型、专业类别、时间顺序等进行分类整理。

三、档案管理制度1. 档案收集制度（1）技术资料室应按照档案管理要求，及时收集各类技术资料。

（2）收集的档案资料应完整、准确、真实，不得有虚假、伪造、篡改等现象。

（3）档案资料收集后，应进行登记、编号、分类、整理，确保档案资料的有序存放。

2. 档案保管制度（1）技术资料室应设立专门的档案保管场所，确保档案资料的安全。

（2）档案资料应按照档案类型、专业类别、时间顺序等进行分类存放，便于查阅。

（3）档案资料存放应保持通风、干燥、防潮、防尘、防虫、防鼠等，确保档案资料不受损害。

（4）档案资料借阅、归还时，应办理借阅手续，登记借阅人、归还时间等信息。

3. 档案利用制度（1）档案资料借阅应办理借阅手续，登记借阅人、归还时间等信息。

（2）借阅人应妥善保管借阅的档案资料，不得涂改、损坏、丢失。

（3）档案资料利用应遵循保密原则，不得泄露国家秘密、商业秘密和个人隐私。

（4）档案资料利用完毕后，应按期归还，办理归还手续。

4. 档案鉴定制度（1）技术资料室应定期对档案资料进行鉴定，对失去保存价值的档案资料进行销毁。

（2）鉴定档案资料时，应遵循国家档案鉴定标准，确保鉴定结果的准确性。

（3）鉴定结果应报上级主管部门审批。

5. 档案统计制度（1）技术资料室应定期对档案资料进行统计，包括档案数量、类型、保管状况等。

（2）档案统计结果应报上级主管部门。

6. 档案信息化管理（1）技术资料室应逐步实现档案信息化管理，提高档案管理效率。

（2）档案信息化管理系统应具备档案收集、保管、利用、鉴定、统计等功能。