档案管理办法

档案管理办法 第一章 总 则 第一条 为规范和加强集团公司（以下简称“公司”）档案管理工作，逐步实现公司系统档案工作规范化、制度化、科学化，使档案工作有章可循，有据可查，确保公司档案的完整、准确、系统、安全，更好地为公司生产、经营、管理和发展服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案实施办法》、《企业档案管理规定》、《集团公司档案管理制度》以及相关法规、标准、规定，并结合公司实际制定本办法。 第二条 本办法适用于公司本部、公司所属各单位。公司控股子公司可参照执行。 第三条 公司档案是指公司本部及所属各单位在筹建、建设、生产、经营和管理活动中形成的对国家、社会和公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式与载体的历史记录。

第二章 管理机制及职责 第四条 档案工作实行集中统一领导、分级管理的原则。 第五条 办公室是公司系统档案工作的归口管理部门，负责对系统内档案工作试行统筹规划、统一制度、组织协调、监督和指导，履行下列主要职责： （一）贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策、法律、 法规，组织编制公司档案工作的发展规划和工作计划，统一部署、组织实施； （二）负责建立和完善公司档案管理制度，并对执行情况进行监督、检查； （三）负责公司本部各部门（室）档案的接收、整理、归档、保管和利用工作； （四）负责对所属各单位档案管理工作进行监督、检查和业务指导； （五）负责公司档案统计年报的汇总上报工作； （六）负责公司档案的信息开发、利用及编研工作； （七）完成集团公司、自治区档案局及公司交办的其他档案工作。

第三章 管理要求 第六条 公司档案工作是公司管理工作的重要组成部分，公司及各单位必须依据《中华人民共和国档案法》的规定，切实加强对档案工作的领导，把档案资料的形成、积累、整理和归档工作纳入到生产、经营、科研、管理、工程建设等各项活动的工作计划和管理程序，纳入到各个部门（室）的职责范围和有关人员的岗位职责中。 第七条 公司档案工作必须坚持“三纳入”（将档案工作纳入到年度工作计划，纳入到领导工作议事日程，纳入员工的岗位 责任制中）、“四参加”（档案部门或档案人员参加项目招投标、科研课题审定会、设备开箱验收会、基建项目验收会）、“四同步”（下达计划任务与文件归档要求同步，检查计划进度与检查科研文件材料的积累情况同步，验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科技档案材料同步，上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员晋级考核与档案部门出具专题归档情况证明材料同步）制度，确保本单位各项工作活动中形成的档案资料齐全、完整。 第八条 各单位要明确一名领导分管档案工作，并将档案工作列入领导工作职责，定期听取档案工作汇报，及时掌握和解决档案管理工作中出现的问题。 第九条 公司本部各部门及公司各单位必须遵守国家有关保密制度，加强档案工作各个环节的管理，确保公司系统档案秘密安全, 严防泄密事故的发生。 第十条 各单位在各项工作活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式和载体的档案资料，按相关规定，及时向档案部门移交，任何部门和个人不得据为己有，不得拒绝归档。

第四章 人员要求 第十一条 公司及各单位应结合企业实际，配备适应本单位档案工作需要的专（兼）职档案人员。各级档案工作人员应当遵纪守法、忠于职守，严守国家机密，要有一定的档案专业知识和 业务能力，一般应具备档案专业或其他相关专业大专以上学历。 第十二条 公司及各单位档案工作人员（包括兼职人员）需经过档案专业知识的培训，经考核合格后方能上岗。同时还要加强计算机、英语及相关专业技术知识学习，以适应新形势对档案工作的需要。 第十三条 档案技术人员属于专业管理人员，其业务能力的考核、专业技术职务的评定和晋升，按国家有关规定执行，并享受其他专业技术管理人员同等待遇。各单位应根据档案工作的需要，设立相应的专业技术岗位。 第十四条 各级领导要重视、支持档案管理工作，关心档案工作人员，保持档案工作人员相对稳定，保证档案机构、人员编制和经费适应档案工作发展的需要。

第五章 文件材料的归档范围 第十五条 在公司成立、经营、科研、生产、建设、管理及产权变动等过程中形成的对今后工作和延续历史具有查考和凭证价值的文件材料（纸质及其他载体）。 第十六条 工作人员因公出国考察和外出参加重要会议所形成的文件材料。 第十七条 反映公司历史面貌的大事记、报刊、杂志及其剪报等资料。 第六章 归档工作要求 第十八条 凡是在党群、行政、经营、生产技术管理、财务审计、人事劳资等管理工作活动中形成的文件材料，遵循“谁承办谁归档”的原则，由文件形成部门进行收集、鉴定、整理、立卷，于次年上半年内移交档案部门。 第十九条 基建、设备大修、技改、科研等活动中形成的各类文件材料，由文件形成部门（或单位）项目责任人按照归档要求，进行收集、鉴定、整理、立卷，在项目完成竣工验收后一个半月内移交档案部门。建设工程、科研课题、技术改造等项目，从立项开始，就要指定专人负责文件的收集整理归档，档案部门应随时对文件材料的质量和整理情况进行指导和检查。 第二十条 档案资料验收必须与基建工程、生产工程项目等验收同步进行，档案资料验收不合格，项目不能通过验收。 第二十一条 购置的重要设备开箱时，需有档案人员参加，并会同专业人员对设备资料进行验收。 第二十二条 财务管理活动中形成的会计档案由财务部门整理、立卷，在本部门保存两年后，于次年一季度内移交档案部门，但每年需将年度财务决算报告、会计档案归档清册、会计档案销毁清册归档公司档案室。 第二十三条 电子文件逻辑归档实时进行,物理归档应与纸质文件归档时间一致。 第二十四条 实物档案（如：奖状、奖杯、荣誉证书、锦旗、 题词、礼品、印章等）的归档，实物必须是完整无损的原物，并附文字说明。作废印章归档要标明印章启用、废止日期，于次年一季度内移交档案部门。 第二十五条 归档的声像材料，在拍摄、录制完毕后，要经过编辑整理，并附文字说明，于次年一季度内移交档案部门。 第二十六条 工作人员因公出国考察和外出参加重要会议所形成的文件材料。按照归档范围要求，应由当事人在会议结束后及时归档。 第二十七条 公司重大活动、重要会议中产生的文件材料（纸质及其他载体），由主办部门指定专人收集、鉴别、整理，会议活动结束后及时移交档案室。 第二十八条 变更、修改、补充的文件材料，职工调动、离岗时留在各部门或个人手中的文件材料，应归档的要随时归档。办理调离手续时，要有档案人员的签字确认。 第二十九条 纸质版本文件材料归档一份(科技档案两份),重要、使用频繁的和有专门需要的可增加份数。 第三十条 归档文件材料要求完整、准确、系统；归档清册一式两份（重要项目的文件材料移交时应编写归档说明，科技档案需编制全引目录一份），由部门领导审核签字，方能办理签字手续。

第七章 归档文件材料的基本要求 第三十一条 归档文件材料必须准确、完整、系统，各项签字手续完备。保持文件材料之间的有机联系，符合其形成规律。如：正文与附件、正本与定稿、请示与批复、函与复函、转发文与被转发文、图片与文字说明等应放在一起，不得分开。 第三十二条 归档的文件材料必须经过系统整理，做到分类科学、组卷合理、编目齐全、排列有序、保管期限划分准确。 第三十三条 归档文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求。不能有热敏纸，不能有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水等书写的字迹，可用黑色签字笔。 第三十四条 归档的文件材料必须字迹清楚、工整，图纸的图面清晰、干净，纸张及文件格式符合规范要求。 第三十五条 重要的电子文件应另外形成纸质文件材料归档保存。 第三十六条 文件材料归档时，将文件材料的电子版本或微缩品与纸质版本同时归档。 第三十七条 归档文件材料不符合上述要求，档案部门有权要求进行整改和补充。

第八章 档案的管理 第三十八条 公司根据所保管档案的重要性和数量，设置必要的档案专用库房和柜架等档案保管设施。库房要坚固，并有防火、防盗、防潮、防高温、防水、防鼠、防虫、防光、防尘、防 有害气体等设施。库房温、湿度要符合保管要求。按照《档案馆建筑设计规范》（JGJ-2010）要求，将档案部门用房列入基建计划。 第三十九条 档案工作人员要熟悉库藏档案情况，主动了解本单位工作对利用档案的需要，积极热情做好提供利用工作。

第九章 档案借阅 第四十条 档案原则上不借出，均在档案室内查阅，需要借出，必须填写借阅审批表，办理相关批准手续。 第四十一条 凡公司本部员工因工作、学习需要借阅档案时，应填写档案借阅申请表（附件3），属借阅部门业务档案的，由借阅部门领导审批，非业务档案由办公室领导审核，重要的由分管借阅部门公司领导审批后方可办理借阅手续。 第四十二条 公司属各单位借阅公司本部档案，由各单位档案管理部门与公司办公室联系办理相关手续。 第四十三条 涉密档案原则不借出，经公司主管领导批准后，可在档案室查阅。如确因工作需要，借出“秘密”级（密级在“秘密”级以上不外借）档案资料，需所在部门提出申请，填写档案借阅申请表（附件3），涉密档案查阅登记表（附件4），经公司总经理批准后方可办理借出手续。 第四十四条 公司档案一般不对外，若外单位因工作需要查阅摘录本部档案，须凭所在单位介绍信，填写档案借阅申请表（附