项目监理部监理文件档案整编管理规定

项目监理部监理文件档案资料整编、管理规定

1工程监理文件档案资料的收集、整理、归档，是项目监理部的一项重要工作。为规范项目监理部监理文件档案资料的管理，特制订本规定。

2工程建设监理文件档案资料，是项目监理部在监理实施过程中直接形成的、具有保存价值的原始记录。监理文件档案资料管理是否规范，是公司对项目监理部工作考核的主要内容之一。各项目监理部必须按公司统一要求认真做好此项工作。

3项目监理部监理文件档案资料的管理由总监理工程师负责,落实专人具体实施。

4为保证监理资料的完整、分类有序，工程开工前，总监应与建设单位、承包单位对资料的分类、格式（包括用纸尺寸）、份数达成一致意见。

5监理文件档案资料的日常管理应做到：注意时效、及时整理、真实可靠、内容齐全、分类有序。

6日常管理中监理资料的具体分类如下：

合同文件

监理合同（包括招投标文件）；

施工合同；

分包合同和其他合同；

合同变更协议文件；

费用索赔和工程延期文件。

监理文件

监理大纲；

监理规划；

监理实施细则；

会议纪要（例会纪要、专题会议纪要、其他与工程监理相关的会议纪要）；

监理阶段性总结报告；

监理月报；

监理日志/日记；

监理旁站记录；

监理工作联系单、监理工程师通知单； 监理工作总结。

工作联系文件

建设单位联系单；

施工单位联系单；

政府部门函件；

设计变更文件。

施工单位报验资料（一）

开工文件；

施工组织设计及方案；

总包单位（分包单位）资质资料；

人员上岗证；

工程量申报及付款报告；

试验室资质报审资料。

施工单位报验资料（二）

建筑材料、构配件、设备报审表；

——报验申请表；

工程质量问题处理记录及质量事故处理报告；

工程测量放线报审文件；

工程进度计划报审文件。

工程验收文件

工程桩基、基础、主体结构工程等中间验收文件；

设备安装专项验收记录；

工程竣工预验收报验表；

人防工程验收记录；

消防工程验收记录；

单位工程验收记录；

工程质量评估报告；

竣工移交证书等竣工文件；

工程照片及声像资料。

7.日常监理服务过程中施工单位报验资料的审签，首先，应由资料员审核该表格的使用是否符合要求，填写是否规范，无误后交专业监理工程师。专业监理工程师主要审核填写内容是否符合工程实际和有关标准、规范要求，确认签字后返还资料员，资料员将签认过的资料保留一份，其余返还施工单位。

8.监理文件档案资料应在各阶段监理工作结束后，由资料员负责及时整理归档。

9.工程竣工后，向建设单位、城建档案馆、公司移交的工程监理文件档案的归档和移交执行《施工阶段监理文件归档和移交规定》。

施工阶段监理文件归档和移交规定

总 则

1为提高公司建设工程监理文件管理水平，规范和统一监理文件的整编、移交和归档工作，制定本规定。

2本规定适用于2003年1月1日后开工的新建、扩建、改建建设工程施工的监理文件。

3本公司建设工程监理文件的归档除执行本规定外，同时应符合《建设工程监理规范》（GB50319—2000）、《建筑工程文件归档整理规范》（GB/T50328—2001）、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822—2000）、《技术制图复制图的折叠方法》（GB/—89）、《城市建设档案案卷质量规定》（建办[1995]697号）等规范或文件的规定及地方城建档案部门和合同要求。

4为使监理文件档案资料符合有关规定和要求，要求在项目开工前，项目监理部应与建设单位取得共识，同时应主动与城建档案部门进行联系，明确具体要求。

基 本 规 定

1 项目监理部应将工程监理文件的形成和积累，纳入工程建设监理的各个环节和有关人员的职责范围内。

2由总监理工程师主持项目监理部监理文件的整理立卷工作。

3工程部应对项目监理部监理文件的整编工作进行监督、检查、指导。在工程竣工验收前，应对工程监理文件进行预验收。

监理文件的归档范围及质量要求

1监理文件的归档范围

对与工程建设监理有关的重要活动、记载工程建设监理主要过程和现状、具有保存价值的各种载体和文件，均应收集齐全、整理立卷后归档；

工程监理文件的具体归档范围应符合本规定附录A、B的要求。

2归档监理文件的质量要求

公司归档的工程监理文件应为原件（特殊情况需采用复制件的，应注明原件存放处）；

工程监理文件的内容及深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工等方面的技术规范、标准和规程。

工程监理文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。

工程监理文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、黑色中性签字笔等，不得使用易褪色的红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。

工程监理文件应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完备。

工程监理文件中文字材料幅面尺寸为A4（297mm×210mm）。图纸应采用国家标准图幅。

工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图，计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。

其他幅面的纸张应折叠成A4幅面。工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》统一折叠成A4幅面且图标栏露在外面。

工程文件的立卷

1名词解释

立卷：按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件分门别类整理成案卷，亦称组卷。

案卷：由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。

2.立卷的原则和方法

立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。

一个建设工程项目由多个单位工程组成时，工程报验、工程材料报验文件应按单位工程组卷，对于监理的管理文件可按建设工程项目进行组卷。

立卷可采用如下方法：

单位工程：可按照工程管理过程、施工过程控制组卷；

建设工程项目：可按照单位工程施工过程、项目管理过程组卷。

立卷过程中宜遵循下列要求：

案卷不宜过厚，一般不超过40mm；

案卷内不应有重份文件；不同载体的文件一般应分别组卷。

3.卷内文件的排列

文字材料按事项顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。

既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。

4.案卷的编目

卷内目录的编制应符合下列规定：

卷内目录式样宜符合本规定附录C的要求；

序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从“1”开始依次标注； 责任者：填写文件的直接形成项目监理部或个人。有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替；

文件编号：填写工程文件原有的文号或图号；

文件题名：填写文件标题的全称；

日期：填写文件形成的日期；

页数：填写组成案卷文件的总页数；

卷内目录排列在卷内文件首页之前。

卷内备考表的编制应符合下列规定：

卷内备考表的式样宜符合本规定附录D的要求；

卷内备考表主要是对案卷情况的说明；

卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后；

卷内备考表在审核人签字完成后，必须加盖项目监理部印章。

案卷封面的编制应符合下列规定：

案卷封面为内封面。案卷封面的式样宜符合附录E的要求；

案卷封面的内容包括：档号、工程编号、案卷题名、编制项目监理部、编制日期、密级、保存期限、共几卷、第几卷；

档号：由项目号（名称）、案卷号组成，由档案管理员填写；

工程编号：应为公司或工程监理部对工程的编号，由工程监理部填写；

案卷题名：应简明、准确地揭示卷内文件的内容。案卷题名应包括建设单位全称、工程名称、案卷名称、卷内文件的内容；

编制项目监理部：应填写项目监理部全称；

起止日期：应填写案卷内各文件最早和最迟形成的日期；

保管期限分为永久、长期、短期三种。各类文件的保管期限执行GB/T50328—2001《建设工程文件归档整理规范》规定，同时结合工程项目具体情况确定。

永久是指工程建设档案需永久保存；

长期是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命。

短期是指工程档案保存20年以下。

同一案卷内有不同保管期限的文件，该案卷总的保管期限应为长期。

密级分为绝密、机密、秘密三种。同一案卷内有不同密级的文件，应以高密级为本卷密级。

编制卷内文件页号应符合下列规定： 卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从“1”开始。

页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角；

成套印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。

案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。

卷内目录、卷内备考表、案卷内封面必须采用幅面为A4幅面的白色书写纸。

5.案卷装订

装订时必须剔除金属物。

案卷可采用装订和不装订两种形式。文字材料必须装订。既有文字材料，又有图纸的案卷应装订。装订应采用线绳三孔左侧装订法，要整齐、牢固，便于保管和利用。

6.公司案卷装具一般采用卷盒的形式。

卷盒外表尺寸为310mm×220mm，厚度分别为50mm、60mm、70mm三种。

卷盒封面应符合附录F的要求；案卷脊背应符合附录G的要求。

工程档案的移交

1 工程项目竣工验收前20日内，项目监理部应将整理好的监理文件报工程监理部审核。工程监理部在5日内给予审核结果答复。项目监理部在10日内根据审核意见进行整改并按要求进行装订、整编成册后，送呈城市档案管理机构预验收，验收合格，并取得工程档案认可文件后，方可进行工程竣工验收。

2 向公司移交监理文件档案，应符合下列规定：

项目监理部应在工程竣工验收合格后30日内向工程监理部移交档案，并办理“工程监理档案移交清单”；

工程监理部在办理完与项目监理部的移交手续后10日内将工程项目监理档案移交综合办公室，并办理“工程监理档案移交清单”；

移交公司的监理文件范围见附录A。

3 向建设单位、城建档案馆移交监理文件档案应符合下列规定：

工程竣工验收合格后50日内，项目监理部应办理“工程监理档案移交会签单”，经各部门、主管领导会签完成后，方可向建设单位、城建档案馆移交资料，并办理“工程监理档案移交清单”，移交清单应交工程监理部一份备案。

若因各种客观原因(如:业主不能按合同约定支付监理费,不能按期接收监理档案等)导致监理档案不能按期交付，项目监理部应将其交付工程监理部，并办理“工程监理档案移交