-----集团成员企业董事会会议文件制作标准
（完整版）
一、目的与适用范围
（一）为了进一步规范----集团所属企业董事会会议文件的制作，促进文件质量的提高，制定本标准。
（二）本标准适用于-----集团所属已登记成立的企业董事会会议文件的制作。
二、董事会文件内容要求
（一）-----集团所属企业董事会会议文件包括但不限于以下文件：
1.会议通知；
2.委托其他董事代为出席的授权委托书；
3.会议签到簿；
4.会议议程；
5.议案及其附件；
6.董事会会议纪要及决议。
（三）授权委托书（参见附件三）应当载明：
1.委托人和受托人姓名、身份证号码；
2.授权范围，包括受托人是否有权对临时提案进行表决等；
3.授权时效；
4.委托人签字。
（四）会议签到簿（参见附件四）内容包括会议名称、参会人员姓名及职务、身份证号码、签名等。
（五）会议议程（参见附件五）内容包括会议时间、会议期限、会议地点、会议主持人、参会人员、会议议题、具体议程安排等。
（七）议案的内容，应符合法律法规和企业章程关于董事会职权的规定，并应采取一事一文。
（八）会议纪要（参见附件七）应该记载内容如下：
1.会议召开的时间、地点、召集人、主持人、会议性质；
2.会议通知情况及董事出席、委托出席、缺席的情况，会议列席人员；
3.会议议程；
4.议案汇报人的汇报意见；
5.董事发言要点；
6.每一决议事项的表决方式和结果，包括投弃权和反对票的董事姓名；
7.列席监事与列席总经理的意见；
8.其它需要记录的情况。
（九）董事会决议（参见附件八）应记载内容如下：
1.会议召开的时间、地点、召集人、主持人、会议性质；
2.会议通知情况及董事出席、委托出席、缺席的情况，会议列席人员；
3.决议事项的表决方式和结果，包括投弃权和反对票的董事姓名。
董事会决议由到会董事签字；代行签字的，应当附相对应的董事授权委托书。
决议涉及对外报批的事项，应一事一议，单独形成决议。
董事会临时会议决议的命名在每届董事会内依次连续排序（参见附件九）。
（十）纪要与决议的区别
纪要和决议为董事会会议内容书面记录的主要文件形式，两者特征和区别如下：
（十一）提供董事会会议使用的会册包括会册封面（参见附件十）、会议议程、议案及相关附件，董事会会册原则上应与会议通知一并于会议召开前15天发送至参会人员。
（十二）签署
于会议结束时协调与会董事签署、确认会议记录文件。特殊情况下，可会后完成签署事项，但最迟不超过会后十五日。
注意事项：
1.文件为数页，须页签。
2.受他人委托代行签字的，应署【受托人名字】+“代”字样，并附授权委托书。
3.
三、会议命名规则
各企业董事会届数通常为3年或4年一届，以各企业章程为准。董事会命名规则如
四、董事会文件制作与归档要求
（一）####集团对所属企业董事会会议文件制作的基本要求：
内容完整、文字准确、格式标准、纸型统一、装订规范、外观整洁。
（二）会议文件页面基本参数设置采用Microsoft Office Word 2003软件默认设置参数：
1.纸张大小：A4；宽度21 cm/高度29.7cm；
2.页面设置：页边距上2.54cm/下2.54cm/ 左
3.17cm/ 右3.17cm；行距1.5倍；
3.装订线：0cm，装订线位置为左侧；
4.方向为纵向；
5.页眉距边距：1.5cm 页脚距边距：1.75cm；
6.两端对齐，段前0行，段后0行，行距1.5倍，段落间不空行，段落间距为零，不
加任何背景色；
7.字体：宋体。
（三）除“标识”或特殊要求及用途外，文件所有文字一律采用黑色、简体字。
（四）在不影响议案的完整性和不致引起阅读不便的前提下，提案人可以采用相互引证的方法，对各相关部分的内容进行适当的技术处理，以避免重复和保持文字简洁。
（五）议案正文应以文字说明为主，表格、图片展示为辅。图纸、图片、照片、表格、可独立存在的文件等不便于在正文显示的，可做成附件。
（六）附件的制作要求如下：
附件中的图表如规格超出A4纸页面范围的，在装订时，应在不影响阅读的前提下，将其折叠在A4纸页面范围内，以保持会册外观整齐规范；如果附件较多，也可以另行装订成册。装订成册后的附件，其封面可以比照会册封面样式制作，并在封面中央加注“附件”字样。
（七）会议结束后，企业应当制作董事会会议档案。档案材料包括会议通知、通知回执、会议签到簿、委托其他董事代为出席的授权委托书、会议材料、董事签字确认的会议纪要及决议。
（八）每次董事会会议档案应当单独装订成册，按照董事会会议名称连续编号。会议档案由企业永久保存。会议档案须附目录（参见附件十一）。
（九）企业应当在每次董事会会议后一个月内，将董事会会议档案副本以书面和电子文件的形式报送股东。方请报送办公室统一管理。
（十）公司设有股东会的，股东会文件制作标准参照董事会文件制作标准执行。
五、执行时间
本标准自颁发之日起执行。
附件一、会议通知
附件二、回执
附件三、授权委托书
附件四、会议签到簿
附件五、会议议程
附件六、董事会会议议案
附件七、会议纪要
附件八、会议决议
附件九、临时会议决议
附件十、会册封面
附件十一、目录
