机电系Word文档规范与操作说明20100729

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机电系Word文档规范与操作说明 前 言 为了便于教学时学生提交作业文档的规范化,也便于学生进行规范的文章编辑练习,特编写此说明。 本系学生在校过程中的所有文档应基于此规范提交,如:课程设计、毕业设计,实验报告,课程学习汇报,科技制作说明,实习报告„„。 该文基于Word2003编辑而成,所述操作可能与其它Word版本略有出入。但操作结果应符合此规范要求。 建议:格式编辑可在文章完成之后进行统一设置。 本文按照此文档规范与操作说明写成,也可作为编辑范文,供使用参考。 机电系Word文档规范与操作说明

2 目 录

1 文档基本要求 ............................................................................................................ 1 2 文章名称(或篇名)格式 ........................................................................................ 1 3 目录格式与生成 ........................................................................................................ 1 3.1目录制作 ........................................................................................................... 1 3.1.1 目录标题生成 ........................................................................................ 1 3.1.2 目录自动生成 ........................................................................................ 1 3.2 目录修改 .......................................................................................................... 3 4 标题格式与生成 ........................................................................................................ 3 5 插图格式与生成 ........................................................................................................ 4 6 表格格式与生成 ........................................................................................................ 6 7 公式格式与生成 ........................................................................................................ 6 8 页码格式与生成 ........................................................................................................ 8 9 页眉格式与生成 ........................................................................................................ 9 9 文档格式编辑建议 .................................................................................................... 9 机电系Word文档规范与操作说明

1 1 文档基本要求 所有文字文档都必须用Word办公软件编辑。 所有标题与正文段落首行都必须空两格。 所有公式都必须使用公式编辑器编辑。 所有正文必须字体为宋体;字号为小四;行距1.5。正文段落首行空两格,其余行必须顶格。

2 文章名称(或篇名)格式

文章名称一般应在文档的第一行,2号字,居中,加粗。 副标题应小一号字,居中,不加粗。 假若文章有单独封面的要求,则文章名称不应再在内页出现。封面则按相关规定处理。

3 目录格式与生成

目录为单独页,目录一般为三级目录(本节说明为三级目录格式示例)。 3.1目录制作 3.1.1 目录标题生成 当文章存在目录时,“目录”二字居中;二号;宋体;加粗。“目录”二字间应加两个空格。

3.1.2 目录自动生成 目录条目从标题中自动转出(标题的设置,参考“4 标题格式与生成”),不要用手工写入。其操作如下: 机电系Word文档规范与操作说明 2 一、目录制作时选择菜单“插入\引用\索引和目录”。 目录制作选择菜单如图3.1所示。

图3.1 目录制作选择菜单 二、在弹出的对话框中选择“目录”选项卡。通常“目录”选项卡上显示三级目录。若没有特殊的需要,一般不要在此改动格式。选择“目录” 选项卡后如图3.2所示。

图3.2 选择“目录” 选项卡 三、点击“确定” 生成目录。然后再修改成所需格式,目录的条目格式应遵从正文格式。 机电系Word文档规范与操作说明

3 3.2 目录修改 当文章修改后有可能产生条目名称不对或页码不对时,应刷新目录域。具体操作如下: 一、选中目录域,右击鼠标,在快捷菜单中选“更新域”。 弹出的 “更新目录”对话框如图3.3所示。

图3.3 “更新目录”对话框 二、若文章中标题进行了了修改应选择“更新整个目录”。若只因为正文的修改只变动了页码,可以选择“只更新页码”。

4 标题格式与生成 一般文章设三级标题,标题序号与文字间应有一空格(如:“4 标题格式与生成”)。 标题的格式一般不用手工设置,直接调用Word中的现成标题格式,如本文中“4 标题格式与生成”就调用了Word默认格式“标题1”。标题的设置操作如表4.1所示。 表4.1 标题的设置操作表 级 标题序号形式 设置操作

一级标题 1 (或“第1章”) 在工具栏的样式下拉框中选择“标题1”,如图4.1所示。居中。

二级标题 1.1 在工具栏的样式下拉框中选择“标题2”。空两格。

三级标题 1.1.1 在工具栏的样式下拉框中选择“标题3”。 空两格 机电系Word文档规范与操作说明 4 级 标题序号形式 设置操作

其余次级标题次序 一、 (一) (1) 1) „„

格式同“正文”。 空两格。 标题序号形式为建议形式,也可简略。但不得用1、2„„,以免造成标题序号混乱。

图4.1 一级标题设置操作 标题应与正文同在一页,不能孤立成为页面的最后一行。出现这种情况时应加空行,应将标题移入下一页。

5 插图格式与生成

Word文档中可插入各种格式的图片。一般建议为*.jpg或*.bmp图片。这些可在“画图” 工具中修改成合适大小后粘贴到Word文档中。在Word文档中进行缩放时,图形不能变形、模糊。 对于工程图形,建议用AutoCAD绘制图形,为便于修改,一般图形建议保存为2004版本的*.dwg图形。粘贴到Word文档中时要注意图线的表达,不能全是细线。 插图位置一般应“居中”,设置为“上下型”(位置如插图4.1所示)。具体操作是右击插图,在快捷菜单中选择“设置图片格式”, 快捷菜单如图5.1所示。 在“设置图片格式”对话框中选择“版式”选项卡,水平对齐方式选择“居中”。 “版式”选项卡如图5.2所示。 点击“高级”按钮。在弹出的“高级版式”对话框中选择“文字环绕”选项卡,选择“上下型”,“确定”退出。“高级版式”对话框如图5.3所示。 注意图形的大小与位置应适当,不得进入页边。 机电系Word文档规范与操作说明 5 图5.1 快捷菜单 图5.2 “版式”选项卡 图5.3 “高级版式”对话框 插图编号一般按每章的顺序编号。如第5 章的插图依次编为:图5.1、图5.2„„。对于较短文章,插图可全文统一编号,如图1、图2„„。 插图编号与插图名应写在插图的下方,必须与插图在同一页。文字居中,5号字,插图编号与图名之间应留一空格。假若插图中有标号说明时,标号说明应放置于插图与插图名称之间,标号说明为5号字,居中(标号说明多于一行写不机电系Word文档规范与操作说明 6 下时可断开,不要有折行,)。带有标号说明的图例如图5.3所示。

1 方形 2 圆形 3椭圆形 图5.3 带有标号说明的图例 一般插图结构要三者呼应:①正文中写明图示,如“带有标号说明的图例如图5.3所示”:②靠近正文处插入图片;③插图下方居中放置插图编号与插图名,如“图5.3 带有标号说明的图例”。

若插图在文字中间(如:、),插图版式应选择“嵌入型”。

6 表格格式与生成

Word文档中有各种表格模板供调用,若便于统计计算也可插入Excel表格。表格放置应居中。表格宽度应适当,不得进入页边。 表格编号一般按每章的顺序编号。如第4章的表格依次编为:表4.1、表4.2„„。对于较短文章,表格可全文统一编号,如表1、表2„„。 表格编号与表格名应写在表格的左上方,5号字,表格编号与表格之间应留一空格。 表格插入结构要三者呼应:①正文中写明,如“标题的设置操作如表4.1所示”:②靠近正文处插入表格;③表格上方放置表格编号与表格名,如“表4.1 标题的设置操作表”。 表格的标题行应居中,加粗。表格内字号一般为5 号。表格内文字格式编排时不要行距太大。 表格跨页时各页均应有标题行(参考表4.1 标题的设置操作表)。

7 公式格式与生成

公式编辑使用Office软件中自带的工具“Microsoft 公式 3.0”。调用时选择