第四章 会计核算软件的操作要求(下)

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1 第三节 其他会计核算软件功能模块的操作要求 【本节要点】 1.工资核算模块 2.固定资产核算模块 3.应收应付账款核算模块

一、工资核算模块基本操作 工资核算系统的任务是以职工个人的工资原始数据为基础,计算应发工资、扣款小计和实发工资等,编制工资结算单;按部门和人员类别进行汇总,进行个人所得税计算;提供多种方式的查询,打印工资发放表、各种汇总表及个人工资条;进行工资费用分配与计提,并实现自动转账处理。 (一)工资管理系统的系统初始设置 1. 启用工资账套。工资账套与系统管理中的账套是不同的概念,系统管理中的账套是针对整个核算系统,而工资账套是针对工资子系统。 [例]建立工资账套 工资类别个数为“多个”,核算币种设置为“人民币RMB”,要求代扣个人所得税,不进行扣零处理,人员编码长度设置为“3位”, 工资账套的启用日期为“2012-03-01”。

应该注意的问题: A、在建立之前应先校对当前系统时间为该工资类别的启用时间。 B、建立完成后,系统默认自动打开该工资类别。

2.初始设置 (1)部门设置 建立工资类别之前要求部门设置已经完成。 由于目前的财务软件系统是一体化设计的,因此,工资系统的部门设置信息与总账系统的部门设置信息是相互共享使用的。 可以同“基础设置——机构设置——部门档案”,也可以“工资——设置——部门选择设置”。

(2)建立工资类别 ● 当企业在工资账套建立过程中选择了“多个”工资类别时,系统菜单中会增加“工资类别”项,包括新建工资类别、打开工资类别、删除工资类别等三项功能。 ● 建立工资类别之前要求部门设置已经完成。由于目前的财务软件系统是一体化设计的,因此,工资系统的部门设置信息与总账系统的部门设置信息是相互共享使用的。 例:建立两个工资类别:在职人员、退休人员

提示:工资类别建立完后,自动打开。若要再建立其他工资类别,应先关掉当前工资类别,然后再建立。 工资——工资类别——关闭工资类别,工资——工资类别——新增工资类别

请同学建立工资账套,并增加“退休人员”工资类别。 工资系统是按工资类别来进行管理。每个工资类别下有职工档案、工资变动、工资数据、报税处理、银行代发等等。对工资类别的维护包括建立工资类别、打开工资类别、删除工资类别、关闭工资类别和汇总工资类别。 备注: A、在多类别设置下,只有关闭所有工资类别时,才能增加工资项目 B、设置为增项的工资项目将直接参与应发合计的计算,设置为减项的工资项目将直接参与扣款的 2

计算,设置为其他的工资项目不参与应发或扣款的计算 C、工资项目的修改、删除时,将标放在选项上,点“重命名”或“删除”按钮 D、工资项目必须唯一,一经使用,项目类型不允许修改

(3)人员类别设置。人员类别与工资费用的分配、分摊有关,以便于按人员类别进行工资汇总计算。 例:设置人员类别:经理人员、普通员工 为了提高管理水平,加强对不同岗位人员的考核,很多单位对不同岗位的人员采取不同的工资计算方法,并设置了不同的工资项目; ● 也有很多单位将工作人员划分为正式人员和临时人员,他们之间的工资项目、工资标准、工资计算方法也有很大的差异 ● 为了加强工资管理,系统分析员工工资水平,就有必要对单位员工按一定的标准进行分类。 本实验中将工作人员划分为在职人员和退休人员,人员类别为:经理人员和普通员工。 工资——设置——人员类别设置

(4)人员附加信息设置 ● 为了加强工资管理和分析,也为以后调整工资水平储备基础资料,我们不仅要输入每个人员的现行工资数据,还应该掌握每个人员的性别、婚姻状况、技术职称、学历、职务、出生年月和身份证号码等与工资有关的其他信息,这些信息并非属于应付工资和实发工资的计算项目,因此我们称之为人员附加信息。

(5)工资项目设置 各个企事业单位需要核算的工资款项不尽相同,软件为了解决通用问题,需要用户先行自定义本单位的工资核算项目。工资项目设置即定义工资项目的名称、类型、宽度、小数、增减项。系统中有一些固定项目,是工资账中必不可少的,包括:“应发合计”,“扣款合计”,“实发合计”,这些项目不能删除和重命名。其他项目可根据实际情况定义或参照增加。如:基本工资、奖励工资、请假天数等。在此设置的工资项目是针对所有工资类别的全部工资项目。 例:按以下资料设置工资项目 项目名称 类型 长度 小数位数 增减项 基本工资 数字 8 2 增项 奖励工资 数字 8 2 增项 交通补助 数字 8 2 增项 应发合计 数字 10 2 增项 请假扣款 数字 8 2 减项 养老扣除 数字 8 2 减项 代扣税 数字 10 2 减项 扣款合计 数字 10 2 减项 实发合计 数字 10 2 增项 请假天数 数字 8 2 其他

请学生增加其他工资项目的设置。 如果名称参照中没有对应的名称,则自己输入,可以按照顺序依次增加。

注意:代扣税等已经有的,只需要移动顺序。设置完后,单击确定。 3

(6)银行名称设置 按照现行银行结算办法的规定,各单位必须通过各自的银行基本户进行工资发放;对于工程施工人员的工资,应当通过基本建设的基本户进行工资发放,因此我们需要输入基本户的银行名称。 例:设置银行名称:工商银行海淀分理处;账号定长为11(设置带出编码长度)

增加完后,按返回,如果又点“增加”,则按ESC退出。 (7)建立人员档案(先要打开工资类别,才能进行人员档案设置) 建立人员档案的目的是对本单位需要参加工资核算的所有职工的个人基本信息一一输入计算机系统之中,以便明确职工所属部门、人员类别、银行账号、人员编号等工资核算要用到的关键信息。 例:在“在职人员”工资类别下,增加以下人员档案 人员 编号 人员 姓名 部门 名称 人员 类别 账号 中方 人员 是否 计税 101 李同 管理部 经理人员 20060090001 是 是 201 赵超 财务部 经理人员 20060090002 是 是 202 王刚 财务部 普通员工 20060090003 是 是 301 张海 采购部 经理人员 20060090004 是 是 302 马慧 采购部 普通员工 20060090005 是 是 401 刘英 销售部 经理人员 20060090006 是 是 402 孙明 销售部 普通员工 20060090007 是 是 注:以上所有人员的代发银行均为工商银行海淀分理处。

本系统中的人员档案与其它系统中的职员档案不同,即人员档案信息不是完全共享的,但在本系统中录入人员档案信息时可以参照引用职员档案中的人员名称,另外本系统应对企业的所有工作人员进行建档管理,而其它系统的职员档案并不需要录入所有在职人员的资料信息。 资料中有两个员工在职员档案中没有,可以在工资系统中直接输入。

(8)设置计算公式 定义某些工资项目的计算公式及工资项目之间的运算关系。例如:缺勤扣款=基本工资/月工作日*缺勤天数。运用公式可直观表达工资项目的实际运算过程,灵活地进行工资计算处理。定义公式可通过选择工资项目、运算符、关系符、函数等组合完成。 系统固定的工资项目“应发合计”、“扣款合计”、“实发合计”等的计算公式,系统根据工资项目设置的“增减项”自动给出。用户在此只能增加、修改、删除其他工资项目的计算公式。 定义工资项目计算公式要符合逻辑,系统将对公式进行合法性检查,不符合逻辑的系统将给出错误提示。定义公式时要注意先后顺序,先得到的数据应先设置公式。 人员档案建好之后,就可以重新返回“工资项目设置”模块定义各个工资项目的计算公式以及工资项目之间的运算关系。定义计算公式可通过选择工资项目、运算符、关系符及取数函数等组合完成,也可以直接在公式编辑框中输入。 例:在“在职人员”工资类别下,选择上表中定义的全部工资项目。 在“在职人员”工资类别下,定义以下工资项目的计算公式。 工资项目 计算公式 请假扣款 请假天数*100 养老保险 (基本工资+奖励工资)*0.05 交通补助 iff(人员类别=”经理人员”,100,50) 4

注意:一定要”公式确认”。 设置完后,再“确认”。

(二)日常业务处理 经过上述一系列初始化工作之后,便可转入日常业务处理阶段。这阶段的业务主要包括职工基本工资数据录入、扣缴个人所得税、工资分摊等内容。 1.基本工资数据录入

按工资数据的稳定性分,各单位员工的工资数据可以分为固定不变的数据和每月都不相同的数据,如每个人的“基本工资”,就属于相对固定不变的数据。对于固定不变的工资数据,只要输入一次就可以了; 对于每月不同的工资数据,如每月的考勤奖、生产节约奖等,则需要不断进行调整。每个人的工资数据可以通过“业务处理”菜单下的“工资变动”模块来完成录入和修改工作。需要注意的是首次进入本功能前,需先设置工资项目及其计算公式,然后再进行数据录入; 例:输入以下基本工资数据 姓名 基本工资 奖励工资 李同 5000 500 赵超 3000 300 王刚 2000 200 张海 3500 350 马慧 2500 250 刘英 4000 400 孙明 3000 300

变动工资数据 03月份工资变动情况如下: (1)考勤情况:王刚请假3天。 (2)因销售部市场拓展业绩较好,每人增加奖励工资400元。 单击工具栏中的“数据替换”

如果基本工资数据和变动工资发生了变化,可以重新计算和汇总。 2.扣缴个人所得税 依法缴纳个人所得税是每个公民的应尽义务,为了方便各单位依法履行扣缴义务,目前国内开发的工资管理系统基本上都具备扣缴个人所得税的计算功能。 工资管理系统所提供的个人所得税计算与申报实际上只是一个查询功能,所有的扣税计算工作都由计算机自动完成,此处只提供工资薪金征收个人所得税的功能,其他不予考虑。 例:个人所得税 设置计税基数3500元,查看个人所得税表

3.工资分摊 工资费用是企事业单位的重要支出,合理分配工资费用是正确计算每期经营成果的前提条件,是各单位财务人员期末账项调整的重要内容。这里所指的“工资分摊”就是对本期的工资费用以及由工资费