国际会议申请申报

涉外会议手册一、报学校审批的国际(地区)会议1、会议性质：一般性学术会议，且不涉及政治敏感问题；2、提交时间：主办或承办单位一般应在一年以前提出书面报告，交国际合作与交流处（港澳台办公室）综合科；3、会议审批：由国际合作与交流处（港澳台办公室）主管领导审签后，报主管校长审批；4、会议审批时间：自受理后，10个工作日后给予信息反馈；5、会前提交资料：国际（地区）会议申请表（中文），会议日程，拟参会人员名单，会议经费预算表，《邀请外宾来校审批表》或《邀请港澳台学者来校审批表》；6、会后提交材料：实际参会人员名单，会议总结报告（中文）、会议文集以及会议期间形成的一些重要资料；7、有关国际会议的重要资料，由国际合作与交流处（港澳台办公室）整理、立卷，并定期交学校档案馆保存。

二、由国际合作与交流处（港澳台办公室）报上级单位审批的国际（地区）会议1、会议性质：重大国际会议，会议主题涉及政治敏感问题，或是系列性的国际组织会议，国际影响大，或中外方参会代表中有重要政界人物；2、提交时间：主办或承办单位一般应在一年以前提出书面报告交国际合作与交流处（港澳台办公室）；3、会议审批：由国际合作与交流处（港澳台办公室）报教育厅，并转河南省政府有关部门审批；4、会议审批时间：自受理后，一般2 - 3个月给出批复；5、会前提交资料：国际（地区）会议申请表（中文），会议日程，拟参会人员名单，会议经费预算表，《邀请外宾来校审批表》或《邀请港澳台学者来校审批表》；6、会后提交材料：实际参会人员名单，会议总结报告（中文）、会议文集以及会议期间形成的一些重要资料；7、有关国际会议的重要资料，由国际合作与交流处（港澳台办公室）整理、立卷，并定期交学校档案馆保存。

三、由会议主办单位直接报上级单位审批的国际（地区）会议1、会议申报工作：任何国际会议，如果上级单位同意受理，会议主办或承办单位可直接向其申请；2、会议批准后，应向国际合作与交流处（港澳台办公室）提交一套会议材料，包括会议批件原件或复印件，会议日程（中文），参会人员名单，会议总结报告（中文）、会议文集，《邀请外宾来校审批表》或《邀请港澳台学者来校审批表》等；3、国际会议期间形成的重要资料，应交由国际合作与交流处（港澳台办公室）整理、立卷，并交学校档案馆保存。

国际合作研究出国(境)参加国际学术会议 在华召开国际(双边)学术会议留学人员短期回国工作讲学(含两个基地)国家重点实验室专项经费国家自然科学基金 国际(地区)合作交流项目申请书（ 年度）在研基金项目编号: 起止日期：在研基金项目名称: 在研基金项目主持人国际(地区)合作交流项目申请人签字： 申请日期： 所在单位： 实验室名称: 通讯地址： 邮政编码： 联系电话： 传真：电子信箱：科研处电话： 传真：国家自然科学基金委员会国际合作局填表须知一、请仔细阅读本须知和《国家自然科学基金委员会申请指南》“国际(地区)合作交流”部分（/nsfc/cen/02/htmlcreated/2003ms/gjhzj/gjhzj.htm）。

二、申请人应是在研基金项目的主要研究人员。

参加国际(地区)合作交流项目的申请人必须具备较好的外语交流能力。

三、申请书填写要实事求是、表达明确、字迹清楚。

四、各类项目申请均需填写“简表”、在研基金项目有关情况和“经费申请表”页, 针对所申请的国际(地区)合作项目类别，还需按下列要求填写相应内容并提供相应附件(复印件)，表中空间不够可加页填写。

㈠国际合作研究项目（填写申请书第2、3页）：1.国际合作研究协议书；2.对方邀请函件；3.我方合作人员出国期间由接待方支付停留期间生活费及必要城市间交通费的资助证明(可在双方合作协议书中列出明确条款或在对方邀请函件中明确说明)；4.外宾来华日期确认的函件。

如果申请将该国际合作研究项目纳入国家自然科学基金委员会与国外有关基金组织的科学合作协议，申请人需补充提供以下英文材料（一式两份）：1.个人简历，包括近期公开发表的有代表性的文章目录（最多六篇）;2.出访工作计划。

注：国际合作研究项目只资助中方出访的国际旅费和外宾来华的接待费用。

㈡出国(境)参加国际学术会议项目（填写申请书第3页）：1.国际学术会议的会议通知书；2. 已被会议录用并已安排在会上发表其学术论文的证明。

参加国际、国内学术会议经费申请审批流程
流程说明：
1、参会人参会前填写“学术会议经费申请审批表”，并提交院办科研秘书。

2、科研秘书负责报批，学术委员会与经费负责人负责审批签字。

3、审批合格后，参会人按计划参会。

4、参会人参会后填写执行情况表、提交规定参会资料到科研秘书。

5、科研秘书存档，根据审批表协助办理报销授权事宜。

附：
《参加国际、国内学术会议经费申请审批表》
《参加国际、国内学术会议执行情况表》
参加国际、国内学术会议经费申请审批表
注意：交流论文须署名复杂系统先进控制与智能地学仪器研究中心或中国地质大学自动化学院，并附发表的论文题目、原文、中文摘要及发表期刊信息等）
参加国际、国内学术会议执行情况表
注意：请附会议日程表、参会照片、参会后交流分享的照片等相关信息资料。

举办学术会议要哪些要求国际学术会议举办程序国际学术会议举办程序国际学术会议举办程序国际学术会议举办程序为规范我院国际会议的申办工作，加强国际会议的归口管理，根据上级要求和我院实际，特制订本办法。

第一条申办条件（一）会议主题与内容符合我国改革开放和经济、社会发展的需要；（二）属研讨性的国际会议，举办单位能组织具有一定数量和质量的学术论文；（三）举办单位具有一定的外事工作经验和接待力量，能妥善安排食、宿、交通及会议场所，做好安全工作；（四）会议经费有保证。

第二条申办手续（一）主办单位向学院国际交流办公室提交申请报告，至少提前2个月报送国际交流办公室。

提交报告应遵循下列规定：1、申办单位（1）单独举办的，由举办单位负责申报；（2）几个单位联合举办的，由牵头单位协调后负责申报；（3）中外联合举办的，由联办的中方单位负责申报。

2、申办内容（l）会议名称、举办日期；（2）举办会议的背景、主要议题与内容、会议的学术价值和经济、社会意义；（3）外方协办或联合主办单位的情况；（4）会议规模、中外代表人数，筹备委员会成员及主要代表的姓名、身份、国籍；（5）会议联系及筹划进展情况；（6）会议活动的初步安排；（7）邀请上一级部门负责人出席会议的情况；（8）会议经费预算及来源（有外方提供资助的要作具体说明）；（9）需要请示的带有政策性的涉外问题。

（二）国际交流办公室行文报上级主管部门审批。

会议批件下达后，主办单位在会议举行前40天提交与会外宾及港澳台人员名单（含英文姓名、护照号码/回乡证、台胞证号码），由国际交流办公室行文上级主管部门，办理外宾来华签证手续及港澳台人士入境手续。

第三条会议总结（一）会议结束后，主办单位应在一个月内撰写会议总结报送国际交流办公室。

（二）会议总结的内容：• 会议名称、时间、地点、主题、主办单位和学术负责人，与会中、外宾实到人数（港澳台学者单列），收到中、外论文数量；• 会议的收获和成果以及存在的问题和建议；• 与会国内外著名学者的最新研究成果和动向；• 会议反映出来的我国在相关学科领域内的现有水平与国际水平的差距；• 会议论文集出版情况；• 是否有政治敏感问题出现，解决的情况如何。

X X学院关于举办“2018 X X 国际学术会议”的立项请示国际交流与合作处：为贯彻落实党的十八大精神和省委省政府推进创新强省的决定，引领ＸＸＸＸ的科学研究及生产实践，拟于2018年X月X日—X月X日在杭州举行“2018ＸＸＸＸ国际学术会议”（英文名称：2018International Conference on ＸＸＸＸ,简称ＸＸ），会议由浙江工业大学主办，为期3天。

有关事宜如下：一、会议名称中文全称：2018ＸＸＸＸ国际学术会议英文名称：2018 International Conference on ＸＸＸＸ英文简称：ＸＸ2018二、会议背景与主旨三、会议主要议题1.2.3.4.四、会议组织工作会议设大会学术委员会、大会组织委员会和秘书处，由ＸＸ担任大会中方主席，由ＸＸ担任大会外方主席。

会议设秘书处，主要负责会议具体安排，包括宣传、报名、申请、论文收录、会场、食宿、接待等工作。

五、会议时间和地点时间：2018年X月X日-2018年X月X日地点：六、会议规模和语言国内代表：60人国外代表：20人会议使用语言：英语七、会议经费来源会议经费由“ＸＸＸＸ”专项经费资助。

此次会议没有“一中一台”和“二个中国”等政治问题。

会议将严格卫生和安全管理措施，组委会将确保会议万无一失。

会议邀请的国（境）外来宾，届时将按外事规定报批。

以上请示妥否，请批示。

浙江工业大学X X学院（盖章）2018年X月X日附件：1．参加会议的部分国（境）外来宾名单（中文）2. 拟邀请的主要国（境）外专家介绍（中文）3. 会议日程安排（中文）4.会议预算( 联系人：X X，手机：ＸＸ)。

目录国际会议申报须知 (2)1 注册及登录 (7)1.1 注册 (7)1.2 用户信息 (9)1.3 修改密码 (10)2 国际会议预报 (10)2.1 预报流程说明 (10)2.2 添加操作步骤 (12)2.3 国际会议预报列表 (16)2.3.1预报状态 (16)2.3.2预报操作 (17)3 国际会议申报 (18)3.1 新增国际会议申报 (18)3.1.1申请人信息 (19)3.1.2会议基本信息 (20)3.1.3会议经费预算 (21)3.1.4特殊说明 (22)3.1.5会议主题、议题和往届信息 (22)3.1.6台湾问题说明 (23)3.1.7举办会议的背景和意义 (23)3.1.8会议主要人员 (24)3.1.9会议日程安排和联系人 (25)3.1.10国际会议承诺书 (25)3.2 国际会议申报信息列表 (26)3.2.1查询 (26)3.2.2修改 (27)3.2.3查看会议详情 (27)3.2.4文件下载 (27)3.2.5查看报批日志 (28)3.2.7查看报批状态 (28)3.2.8列表排序 (29)4 会议变更 (29)5 提交会议总结 (30)国际会议申报须知一、在我国境内（不含港澳台地区）举办的、与会者来自3个或3个以上国家和地区（不含港澳台地区）的会议、论坛、研讨会、报告会、交流会等都属于国际会议，可在本平台预报、申报。

（另外，只有2个国家人员参加的会议申报也适用于本平台。

）二、每年9月，各单位通过平台上报下一年度会议计划（包括一般和重大）；每年9月至10月单位管理员做第一步筛选；每年11月上级主管部门收集汇总各单位下一年度国际会议计划最终筛选并备案。

每年3月，各单位可在平台补报本年度下半年拟举办的一般会议，重大不能补预报。

三、已列入年度计划的会议，按以下类别和时间上报会议申报表和书面申请文件：1、人文社科类：外宾人数100人以上或会议总人数400人以上或涉及敏感问题（不论规模大小）的会议，必须至少在开会前5个月在平台中填写会议申报表，并由学校国际处在会前4个月提交纸质请示文。