重大客户事件专项报告工作规程
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重大客户事件专项报告工作规程
1 范围
本标准规定了对重大客户事件的接报及处理服务流程,适用于指导地产新项目对
重大客户事件的处理及报告工作。
2 术语
重大客户事件:指因设计、施工、管理、服务等原因引发的客户群诉、媒体负面
报道、大额赔偿(赔偿金额为5000元以上)或诉讼事件。
3 职责
3.1 物管中心/处负责收集相关材料,进行调查分析,并上报区域公司。
3.2 区域公司负责形成专项分析报告,并上报公司总部品质管理部及地产区域管理
总部客户服务委员会。
3.3 区域公司根据地产客户服务委员会处理意见与改进措施,安排跟进落实改进。
3.4 物管中心/处客户服务部门相关人员应适时回访投诉人,对改进和投诉处理的效
果进行跟踪。
4 分析报告应包括以下内容:
4.1情况描述:事件的发生、处理过程、产生后果及处理措施;
4.2原因分析:问题产生直接原因分析;
4.3责任分析:主要责任部门、责任人;
4.4改进措施:对问题产生原因进行深入分析,问题产生是否存在制度或流程上的漏
洞,对源头及处理过程得失进行分析,提出建议、意见或处理措施。
5 工作流程、工作内容与质量要求
服务流程
工作内容 质量要求
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服务流程
工作内容 质量要求
1
认真倾听、耐心细致、礼貌友善。记录
详实,信息准确; 物管中心/处客户服务部门人员收到客户重大信息时,应及时、主动的联络投诉人,了解被投诉的部门、时间、地点、事项、相关人员等信息; 将重大信息的具体情况,准确记录在《客户投诉处理记录表》(表360-12)中; 信息分类: a) 对工程、房屋质量不满意; b) 对管理、服务不满意; c) 客户群诉、媒体负面报道; d) 大额赔偿或诉讼事件。 1. 接待礼仪符合要求。 2. 认真倾听、准确记录。
3. 保持冷静,态度亲善,
语调温和,积极倾听。
4. 用词恰当,能在和谐
的气氛下将事情圆满解
决。
5. 危机情况通报及时,
处置得当,不造成重大影
响和损失。
2
物管中心/处将客户投诉情况,及时、准
确通报相关部门及物管中心/处负责人;
物管中心/处负责人应及时将投诉情况
报告地产客户服务中心; 物管中心/处配合地产客服中心判断投诉性质和重要程度,按相应的程序进行处置。 6. 及时、准确通报投诉信息。
3
物管中心/处应配合相关部门及时组织
调查,分析问题产生的原因;
对重大事件进行详细分析,分析内容包
括问题产生原因、主责部门、处理结果、改
进建议和措施等方面;
物管中心/处负责人配合地产相关部门
拟定解决措施,并根据事件的轻重缓急在规
定的时间内回复顾客;
将有效投诉的原因分析、解决措施填写
在《客户投诉处理记录表》中。
7. 事实调查准确,分析
判断正确,能为投诉处理
提供可靠信息。
8. 处置措施公平、公
正、得当。
4
相关部门实施整改,并将整改结果填写
《客户投诉处理记录表》中;
确因工程问题或其他原因无法在规定的
9. 处理过程及处理结
果有专人跟进。
通报相关部门
调查分析
问题处理
接收事件信息
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服务流程
工作内容 质量要求
时间内回复和处理的,可按照具体情况实施
并做好相应的沟通解释工作;
对重大事件在处理过程中,应及时沟通
并保持口径一致,避免工作人员之间对同一
客户的问题给出不同的处理意见;
处理人在重大事件处理结束时,应及时
将处理结果、投诉人提出的建议、改进方向
做好记录进行汇总;
物管中心/处负责人将重要建议和意见
反馈给区域公司形成专项分析报告,并上报
公司总部品质管理部及地产区域管理总部客
户服务委员会。
5
物管中心/处客户服务部门相关人员应
适时回访,对改进和投诉处理的效果进行跟踪; 对回访时客户仍不满意的问题继续进行跟进处理(对于客户被盗,要求赔偿问题,应尽量向客户做好相关解释工作)。 10. 回访时限符合要求。 11. 解释恰当、得体,不
引起客户不满。
6
投诉处理完成后,应将《客户投诉处理
记录表》等记录整理归档。 12. 记录完整,字迹清晰,便于查阅。
6 记录
6.1《客户投诉处理记录表》(表360-12)
6.2《客户信息登记表》
回访
记录归档