涉外秘书实务复习内容参考幻灯片

二、办公室环境的美化
• 思考题： • 1。什么是格子间小办公室？ • 2。什么是传统大办公室？有何优点？ • 3。涉外秘书的办公室有哪些种类？ • 4。办公室的布置有哪些要领？ • 5。办公室环境的科学标准包括哪些因素？
第二章 接打 的艺术
➢ 第一节 接打 的要领 ➢ 第二节 处理打给上司的 ➢第三节 用英语接打
Incoming mail & Outgoing mail
➢ 第一节 收到邮件的处理 ➢ 第二节 发出邮件的处理
第三节 电子邮件的处理
第一节 收到邮件的处理
一、收受邮件
二、邮件的初步分类
1、两分法 2、七分法 3、五分法
三、拆阅邮件 1、拆阅信件的权限 2、信件的开拆 3、信件拆开后的检查 “Enc〞(enclosure,附件的缩写式〕 “Rec〞(received,收到的缩写式) “Enc. missing〞〔附件缺少〕 4、拆错信件的处理 Sorry, opened by mistake
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------------
DIGEST
MAIL
----

• 北京外企德科人力资源服务上海有限公司 • 总经理 • 副总经理副总经理 • 业务部门（业务拓展部、客户服务部、电子商务
部、管理咨询部国际商务部、福利外包事业部等） • 职能部门（质量管理部、财务部、行政部、人力
资源部、市场部、法律部、内部控制部、运行部） • 分公司（专项事务外包公司、财务外包分公司） • 华东区域公司（浙江公司、安徽公司、河南公司
旷长得漂亮，外语也好，再加上聪明，所以首代非常信任她。
他授权他不在的时候，许多事情小旷可以做主，比如小旷有权
签批3000元以下的费用。由于首代信任，再加上天高皇帝远，
小旷慢慢将办事处当成了自己的独立王国。比如，当那些平时
不太买自己帐的员工找她报销费用时，她左一个不是，右一个
不是，总要刁难人家。相反，一笔笔的加班费不需要任何凭据
• （二）、 从秘书在职业环境中看秘书修养的重要性。
• 1．清醒秘书自身的配角角色，并以此规范自身的修养
• 2．秘书对领导有着不可忽视的影响力，包括职务方面和自然方面。
•
第三节 秘书的“德”---职业 道德
• 一、一般道德：守法、守信、守纪、廉洁、正直
• 守法—案例：首先做合格的公民
•
小康是北京国风仪器贸易公司总经理秘书，她发现这些天总经理心
个当年一起下乡的朋友要来，让我去通知行政部门的人准备好 龙井茶。由于我当时正在给总裁起草文件，便让坐在我旁边新 来的小娜去通知行政部门的人准备。小娜一开始打电话，对方 没人接，于是她起身亲自去行政部去通知；不久，她就回来了。 下午四点钟客人走后，总裁把我叫进他的办公室臭骂了一顿， 问我为什么不给客人准备好龙井茶，只让客人喝普通的纸袋茶； 我被训完之后出来问小娜是怎么回事，她说她去行政部时那里 没有一个人，她便在负责接待的人的座位上留了一张纸条，我 问她：‘既然负责接待的人不在，那你为什么不能自己给客人 准备好茶叶？’她当时脱口而出：‘我是秘书，不是泡茶的！’ 当时有好几个人在场，她这话不久就传到总裁耳朵里去了，于 是前几天她被炒鱿鱼了。当时，我心里也很不好受，小娜毕业 于北京最著名的大学，学的是英语专业，大学毕业后又被送到 英国进修过两年，前不久回国，跳槽到我们公司。她说的英语 比一般的英国人还地道。”

【培训课件】秘书实务
16、人民应该为法律而战斗，就像为 了城墙 而战斗 一样。 ——赫 拉克利 特 17、人类对于不公正的行为加以指责 ，并非 因为他 们愿意 做出这 种行为 ，而是 惟恐自 己会成 为这种 行为的 牺牲者 。—— 柏拉图 18、制定法律法令，就是为了不让强 者做什 么事都 横行霸 道。— —奥维 德 19、法律是社会的习惯和思想的结晶 。—— 托·伍·威尔逊 20、人们嘴上挂着的法律，其真实含 义是财 富。— —爱献 生
Thank you
Hale Waihona Puke 6、最大的骄傲于最大的自卑都表示心灵的最软弱无力。——斯宾诺莎 7、自知之明是最难得的知识。——西班牙 8、勇气通往天堂，怯懦通往地狱。——塞内加 9、有时候读书是一种巧妙地避开思考的方法。——赫尔普斯 10、阅读一切好书如同和过去最杰出的人谈话。——笛卡儿

用齐头式信件写信，其正文与称呼之间空一至 二行。每段的第一句句子不需要空格，但段与 段之间需要空一至二行。
缩进式（Indented style）
其正文与称呼之间空一至二行，第一段第一句 的第一个单词必须在Dear称呼的直接下面，以 后每段开头都要与第一段第一个字对。信尾 的客套话和签名都写在右下方，正文之间一般 不空行。
2) The use of cheque (p101) The fax
3.Daily Work 1)会议安排 会议记录 minutes 宣布开会 call to order 电话会议 conference call
议案、提案 resolution / motion 该提案得到一致通过。
The motion was unanimously approved.
➢ cash discount
现金折扣
➢ trade discount
同业折扣，商业折扣
➢ quantity discount
数量折扣
➢ exceptional discount 额外折扣
➢ at a discount
削价，降价，无销路的
我们同意给你方百分之十五的折扣，但你得订购一万 套才可以。
We agree to give you 15% discount provided you order 10,000 sets.
13.我方不会晚于今年年底装船。
We can effect shipment no later than the end of this year.
14.如您能告知该商品的现行价格, 将不胜感谢。
We would appreciate it if you will let us know the ruling prices of the goods.