铁路工程资料是指自该建设项目从决策到建成投产期间形成的、具有短期或永久保存价值的信息资料，其作为一种信息在铁路工程自规划到实施、运营整个阶段都发挥着极其重要的作用，由于工程资料涉及诸多方面因此对其编制和管理是一项非常复杂且重要的工作，铁路工程实施过程中若其管理混乱，将会导致工序衔接不当、质量及安全出现漏洞甚至会给工程结算带来困难等，并在一定程度上影响相关单位的信誉程度且降低其管理水平，因而高效合理的工程资料管理对更好的创造工程效益、提高管理水平对相关单位而言具有现实意义。
铁路工程竣工资料编制
准备工作
完好表格。尽管当前铁路工程竣工资料编制表格不尽统一，但在准备竣工资料前必须有一套适合该项目的比较完善科学的表格，并应保证表格具有齐全、适用性强、填写科学并能涵盖所有工序的特点。
固定人员。在编制竣工资料前应指定编制人员，并要求其具有较强的责任心和耐心，同时应有一定的施工和资
料管理经验，且编制人员已经固定则不
应随意更换以免由于资料编制工作繁琐
的特性导致影响编制进度和质量。
岗位培训。在编制工作实施前应
对涉及人员进行岗位培训以保证编制工
作进度和质量，做到人员熟悉相关档案
工作的法律法规，并熟悉竣工资料编制
与管理，充分掌握编制工作的程序和表
格填写要求，同时应坚持对人员的培训
工作，不可奢望仅进行一两次配需即万
事齐备。
其它。在编制前则应将编制工作
方法以光盘的形式下发到全线，以便于
全线表格的字体、格式统一，并可对编
制工作中资料的打印方法、填写方法以
及保留期限等作出详细说明，并在编制
过程中逐一落实以保证其质量。
竣工资料编制
组卷方法。在进行竣工资料编制
组卷前应先将资料按照专业划分，之后
按照单项工程组成若干个保管单位，并
按照区间进行组卷，在组卷过程中应将
施工资料和竣工图纸分开组成保管单
位，但若某个区间内资料较少也可将其
合并为一个保管单位。
文件要求。对已经收集归档的施
工资料编排好次序后则可装订成册，并
粘贴好软封面；施工图纸若经过修改则
应将其更换图标，并按照折叠要求和尺
寸进行折叠并装订；对施工中的施工日
志则应进行整理，将空白页去掉并对重
要内容摘抄，后装订成册并粘贴软封
面；整理完成后则应按照规定厚度进行
装订，装订前应先将金属物去除并检查
内容是否齐全，空白页是否去除，文件
资料是否存在颠倒、错页、重份以及表
格文头是否顺序正确等，装订应统一用
尼龙细线在左侧装订以保证其结实、整
齐、美观，装订完毕后则应将其装入铁
道部统一规定的档案盒内。
排列顺序。资料收集并整理归档
后则应对已经形成的单位工程的资料进
行排序，其排列顺序一般为：开工报告
及批复、施工小结、工程数量表、变更
通知、建交表、各种检查证、各原始记
录、各材料及成品的出厂合格证、各机
械说明材料、单位工程质量检验评定
表、竣工验收报告、其他报表、施工日
志、竣工图。对同属于一个保管单位的
资料应按照先后顺序统一编写张号，对
非一个保管单位的不可连续编张号，张
铁路工程竣工资料编制及档案管理
文 / 申玲玲
191
2012年第12期《交通世界》
(6月下)
号的编排位置应在每个资料的右上角和图纸的右上方，并应用打号机打印，而卷内目录、备考表、扉页以及封面均不用编排张号。
资料编制注意事项
资料划分。在进行竣工资料编制时应结合《铁路工程质量检验评定标准》规定对相应工程进行分项、分部及单位工程划分，并对涉及的路基、路面及桥梁等先确定代号，并以此为依据进行档案编制和整理以免编号和整理混乱。
案卷题名。案卷题名内容应能准确显示卷内文件内容，其应包括项目名称、代号及内部资料所属结构、构件和阶段的代号和名称，且铁路工程竣工资料中的每一案卷题名应包括项目名称、起讫里程、单位工程名称及文件名称，且该部分内容应用手填，并应固定统一字体和字号。
档号。铁路工程竣工资料中的内容分为五级类目，其中前三级固定不变，第四级为单项工程代号，第五项按照文件形成先后分为七大类段，在档号前应有每个单位的分类代码，编制完成后应在每个卷脊加盖档号章，其可加盖到五级类目，也可加盖至四级类目，第五级类目用钢笔填写，在卷脊下方应加盖“第盒”红章。
备考表。卷内备考表应排列在文件材料属页之后，并应标明卷内文件材料的件数、页数以及该卷资料在组建和使用中应说明的问题，其中立卷人应由责任立卷者手签，合同人由该合同的技术负责人手签，立卷时间为该卷完成的实际时间，审核时间则为审核通过的时间等。
竣工图表。组卷的竣工图应完整、准确、清晰、规范并修改到位，保证其能够真实反映竣工验收时的真实情况，并能正确反映安全设施等全部施工实际造型和特征，并应尤其注意工程位置及竣工标高和编制说明等，竣工图章应加盖在竣工图右下角竣工图标上空白
部位。
竣工资料管理
临时管理。竣工资料的临时管理
一般在工地档案室内储存管理，一般将
临时档案分为前期临时档案、中期临时
工地资料和后期临时技术档案三类，前
期资料一般包括初期资料、投标资料等
指导性资料，中期资料则包括质保资
料、计量资料和非文本资料等，后期资
料则包括军工土及文档资料、备案资
料、收尾资料等，对所有临时档案的储
存、维护及使用应制定相应的制度便于
约束管理。
合同档案管理。对铁路项目前期
和中期形成的协议、合同类资料可在施
工中建立台账的方式进行分类管理，并
在形成正式合同档案时应做好筛选工
作，同时应注意备份件进入工程档案。
计价档案管理。对铁路工程施工
中所涉及到的月度计价、末次计价、请
款报告以及付款单等资料应在每次请款
成功后则应及时归入财务档案，且竣工
后的移交资料也应该及时归档，在资料
整理时应备份并归入整套工程档案。
档案成套。待所有分类档案整理
完成后应将临时档案、合同档案以及财
务档案中整理出一套进行整理作为永久
保存的工程档案，该档案可参照文书档
案的管理要求进行整理及编目，并进行
统一管理。
管理中的问题及对策
管理制度落后
近年来虽铁道部在档案资料管理
方面仍沿用原来的办法和标准，导致老
的办法无法适应新形势和新要求，甚至
导致部分档案工作无据可依，最为突出
的是部分资料出现重复，而部分关键资
料又存在缺项或遗漏现象，因此铁道部
门应尽快组织有关部门和单位在广泛征
询意见的前提下编制成套的铁路工程资
料管理标准，以明确建设中各形成文件
的内容及归档的范围，最终保证资料能
够全面反映整个项目的过程控制、节点
要素以及目标管理等方面内容，力求归
档内容详细具体、信息全面系统及整个
资料管理系统具有较强的可操作性和适
用性。
操作不规范及对策
在实际竣工资料编制及管理过程
中，由于人员水平较差和当前大规模进
行铁路建设的形式下，各单位工地多
多，但资料管理人员相对较少且人员流
动较快，导致在竣工资料的编制和整理
过程中存在操作规范性不强的现象，最
终形成了案卷整理质量参差不齐的现
象，因此在今后的资料管理工作中应进
一步优化资料形成积累、整理立卷以及
移交验收等工作的程序和内容，以确保
归档工作可高效管用的进行。
管理模式落后
部分企业竣工资料管理工作中仍
沿用相对滞后的传统的管理模式，为改
变该种现状应积极推行数字化管理，即
大力应用电子文件进行资料管理，尤其
对施工中较为重要的隐蔽工程所产生的
影像资料以及施工中设计变更所产生的
影响资料和在检查过程中所产生的资
料，均应以电子文件的形式归档，在进
行资料整理时进行纸质文件归档的同时
应将相应的电子文档进行归档以提高档
案信息的实效性及检索工作的便捷性，
并利于多个部门间实现资源共享及快速
整合的作用。
结语
搞好铁路工程资料是提升其管理
水平的体现，而用好工程资料可更好的
创造社会效益和经济效益，因此在当前
铁路大发展的千载难逢的机遇下应进一
步研究铁路工程资料的开发空间，探讨
其更为先进的管理方法以便更好的实现
铁路工程的社会效益和经济效益。
作者单位：中铁航空港建设集团北京有限公司
C OLUMNS特别企划
TRANSPOWORLD 2012 No.12 (Jun) 192
