管理制度
（一）接待、查询服务制度：
1.运用规范的语言，礼貌热情接待小区内业主和来访顾客，耐心解答其询问，按时完成业主（使用人）委托代办的事项。
2.接待来访者时，首先要了解其要求，准确转达；其次要将获得的结果详细转告其。
3.接受电话问询，电话铃响三次必须接听，问清业主（使用人）的姓名和相关情况，然后告之相关联系电话。谈话结束后，应该说一声“再见”，不可贸然挂断电话。
4.业主（使用人）提出问题后，要及时准确地回答。
5.业主（使用人）提出的问题超出本人的工作范围时，应为其做好指引工作。
6.熟悉小区内的设施设备，了解各业主（使用人）及有关工作人员的情况。
7.经常搜集相关信息，热情、准确、完整地回答业主（使用人）询问。
8.应尊重业主（使用人）的隐私，对其资料、私人信息，应予保密；对来电问询业主（使用人）资信者，一律婉拒，不予答复。
（二）物资采购保管管理制度：
为加强物品申购、采购、保管、领用、核算的管理，对物品进行
有效的控制，保证管理处物业管理工作有序、高效地进行，特制定本规程。
1.物品的申购
1.1物品使用部门要以经核准的费用预算为依据，以必需、合理、节约为原则，
提出下月所需物品的品名、规格及数量，填写物品申购计划单，经部门负责人签字认可后，交接待部门仓库保管员。
1.2月底前，仓库保管员将各部门申购计划汇总统计后，根据库存情况，增删。
计划内项目，填写物品采购单。采购单采用三联复写方式，详细注明采购物品名称、规格、单位、数量、要求到货日期等内容。
1.3采购单须经接待主管、管理处经理签字认可。一联仓库留底，一联交分管。
主管,一联交采购员，按采购单上所列物品实施采购。
1.4各部门急需的物品，如仓库确无存货，根据急事急办原则，可由相关部门。
直接向分管主管提出申购。事后由申购部门补填申购单，由仓库补填采购单。
2.物品的采购
2.1采购员须了解供货渠道，收集价格信息，掌握市场动态。根据品质优、价格廉、服务好的原则，按物品类别选定２－３家供应商，建立长期供货关系，并造册登记，存于分管主管处。已报管理处经理
同意的长期供应商，非经管理处经理批准，不得随意变更。
2.2采购货款除零星小额采购（一般100元以下）支付现金外，均须使用支票结算；从长期供货商处采购物品，争取赊账方式，每１－２个月结算付款一次。
2.3月度申购单经管理处经理签字后，一般在五个工作日内完成采购。急需的物品必须立即采购，以确保物业管理工作的正常进行。
2.4采购员必须按经审核批准的月度采购单上物品所列的要求进行采购，如有变动要及时与分管主管和财务联系。分管主管应对每笔采购业务凭证进行审核，严格把好第一道审核关，财务应对采购业务进行抽查，发现问题，及时汇报处理。
2.5采购员要根据发票所列的供应商名称、发票号码、品名、规格、单位、数量、单价、总金额填制一式三联收料单，一并与所购物品送交仓库签收。
2.6仓库保管员（收货人）对物品进行清点验收后，在收料单上签名，其中一联仓库保管员保存，作为物品收入凭证、“库存材料”明细账记账凭证；一联交财务会计，作为“库存材料”分类账记账凭证；一联采购员留存。
3.物品的保管
3.1仓库保管员应按仓库定位置放管理的要求，编制库、架、层、位“四定位”方法，将采购入库物品放入规定的仓位，并根据物品仓库填写货卡。
3.2物品保管要做到“四清、二齐”，即品名清、规格清、数量
清、价格清；库容齐、堆放齐。库内物品应根据品种、规格、形状、批次、成行、成堆、成串等各种形式摆放，做到摆放整齐稳妥，便于点数、发货。
3.3各种物品的发放要按“先进先出”的原则，以保证库存物品质量完好。
3.4仓库要加强防火防盗措施，必须配备消防用具，仓库内严禁吸烟。
3.5每月末，仓库保管员根据库存物品明细账对仓库存货进行盘点，编制“库存材料”盘点表，要做到帐、卡、物相一致，发现存货有盘亏、报废或三个月以上呆滞不动的现象要分析原因，写出书面报告并附盘点明细表一并交给分管主管，由分管主管提出处理意见后报管理处经理审批。
4.物品的领用
4.1物品领用时，需填制一式三联领料单，由领用人和部门负责人签字。其中一联交领料人，作为部门收入凭证；一联由仓库保管员转交财务会计；一联仓库保管员留存。
4.2个人领用工具(服装)等物品，由仓库保管员开具领料单并由领用人签字，
“仓库领用（发料）登记册”由仓库保管员登记。第二次领用，必须以旧换新，领用人离职时要收回其领用的工具（服装）等，如有遗失则照价赔偿。
4.3向仓库借用工具或器具时，必须填写经部门负责人签字的物
品借用单，使用完毕要及时归还仓库，以利周转，仓库保管员有催其及时归还的责任。
5.物品的控制
5.1库存物品既要做到物业管理所需材料的及时供给，保证物业管理工作的高效运行，又要掌握库存动态，尽可能压低库存，减少资金占用。对于非日常消耗性的物品（如修理用备件、材料、工具等）要勤购少备，以避免日久锈蚀、变质等原因造成的物品损失。
5.2物品领用要按实领用，防止少用多领、假公济私。在领用材料有剩余的情况下，一定要办理退库手续，按退库物品的数量、金额和原领料单上填写的用途开具退料单（红字领料单）。严格控制帐外物品，以堵住物品流失的漏洞。
5.3财务要对库存物品进行不定期地抽查盘点，由于人为因素造成物品的短缺、呆滞和毁损情况，要查明原因，追究当事人的责任。
（三）档案管理制度：
1.职责
管理处档案工作坚持集中统一管理、分级负责保管的原则，由办公室负责管理处主体档案的管理工作，并对其他部门的档案管理工作进行督促和指导。
2.范围
管理处的建档工作分为：工程技术档案（基建工程项目档案、工程改扩建档案）、文书档案、人事档案、业主档案四部分。
