公司企业文件和管理制度
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XX化妆品有限公司
程序文件
受 控 号：
修改日期：
题目（Subject）：
文件和资料管理规程 生效日期：批准之日起
页 数：
编 制/日期 审 核/日期 批 准/日期
1. 目的
本规程对公司文件的分类、编写、更改、审核、批准、发放、作废、文件编号的申请、记录管理等进行了规定，确保公司所有文件都受控，各部门及各岗位都使用文件的有效版本，并在实际工作中有效实施。
2. 适用范围
本规程适用于公司各部门及所有文件和资料的管理。
3. 术语和定义
参见ISO9000:2000之规定。
4. 职责
4.1 各部门按职能负责行使文件和资料的归口管理工作，总经理办公室负责对各部门的文件管理进行指导和监督；各部门负责所起草文件和资料的统一标识、协调、发放、回收、销毁等控制工作；
4.2 各部门按其主管业务范围负责有关公司文件的编写/审核/批准，负责贯彻执行批准发布的文件；
4.3 各部门负责本部门记录表格的审核、批准和发放；
4.4 各部门负责对本部门持有文件进行有效管理并保证其有效实施； 4.5 各部门应密切关注文件的执行情况和反馈信息并及时组织修改；
4.6全员执行过程中发现文件存在问题时，应及时填写信息反馈表交其部门负责人审阅后，由其传送文件编制的责任部门。
5.工作程序
5.1文件的分类
5.1.1 一级文件：质量手册；
5.1.2 二级文件：程序文件；
5.1.3 三级文件：作业指导书；
5.1.4 记录表格
5.1.5 规范、标准
a. 包装材料检验标准（包括包装材料通用标准、包装物料产品标准等）；
b. 化工原、辅料检验标准；
c. 成品质量标准/产品内控标准；
d. 已备案的企业标准；
e. 工艺技术文件；
f. 引用国家、行业或其它标准，目前正作为公司产品的执行标准；
g. 国家强制执行的有关标准；
5.1.6 顾客提供的文件和资料（包括图样）
5.1.7 法律、法规（包括产品质量法、消费者权益保护法等）。
5.1.8 公司内部各项管理规范、制度
5.1.9 公司内部各部门之间、与公司外部之间的发出公文。
5.2文件的编写、审核和批准
5.2.2 文件审核 5.2.3 文件批准
5.3文件标识
文件标识的内容包括文件编号、受控状态及文件的有效性标识，以上所有标识对该文件而言都是唯一的。
编号格式为：
Q/BB XXX-YYYY
其中：
Q-企业内部标准代号
BB-公司代码：
GL—xx化妆品有限公司（广州工厂）
SL—xx化妆品有限公司（汕头工厂）
LC—xx化妆品有限公司（广州工厂和汕头工厂）
XXX-顺序号（001-999）
YYYY-年号（以自然年号为准）
编号格式为BBDDAAATTXXXVV格式。
修正号（VV）
顺序号（XXX）
部门下一级机构（TT）
部门代号（AAA）
文件类别（DD）
公司代码（BB） 其中：
● BB—公司名称代号:
GL—xx化妆品有限公司（广州工厂）
SL—xx化妆品有限公司（汕头工厂）
LC—xx化妆品有限公司（广州工厂和汕头工厂）
● DD—文件类别（详见附表1：本公司一般性技术标准、管理规范和制度编号）
● AAA—提出该作业指导书的部门
● TT—部门下一级机构的编号（如车间、科、室等）可以是从01—99之间的任何数字
● XXX 顺序号，可以是从000—999之间的任何数字
● VV 修正号，如是新作业指导书，则定义VV为00，作业指导书每修正一次，VV则递增01，VV可以是从00—99之间的任何数字。
FE字（BBBB）XXX号
其中：
F-部门英文缩写
MG-总经理办公室；PD-生产部；PMC-PMC部；HR-人力资源/行政部；MRK-销售部；
FIN-财务部；QT-品质/技术部
E-公文种类简称，如：联络书简称为联。
BBBB-公元年号
XXX-顺序号
“受控”和“非受控”。所有文件必须标识受控状态，盖蓝色“受控”或蓝色“非受控”章。印章格式如下：
“作废”章；印章格式如下：
XX XX
文件管理专用章
受控/生效 XX XX
文件管理专用章
非受控
XX XX
文件管理专用章
作废 5.4文件发布、发放
5.4.3 所有管理文件由各部门文件管理员按《文件分发清单》发放到相应部门文件管理员，再按部门内部《文件分发清单》再发放到相应的工作岗位人员手中；
“作废”章并妥善保存；
5.5文件更改
“文件更改申请单”说明更改原因，对重要的更改（如技术参数）还应附有充分的证据,将所有与文件更改相关的资料汇总，提交品质/技术部，再由品质/技术部将需更改的信息传达到文件的原编写部门，由编写部门提出更改、更新意见并对原文件进行更改，同时按5.2规定进行；
5.5.2 管理文件需更改、更新时，应由文件更改提出人或文件更改提出部门的负责人填写“文件更改申请单”说明更改原因，将所有与文件更改相关的资料汇总，提交原编写部门，由编写部门提出更改、更新意见并对原文件进行更改，同时按5.2规定进行；
5.5.3文件、资料更改的审批应由原审批人或相应职权的人员进行，同时应获得原始审批资料。
5.5.4文件、资料更改批准后，才允许发布。文件更改时注明更改标记和更改生效时间，由品管部文件管理员按照5.4规定的原发放清单发放修正后的文件、资料，同时回收原文件、资料并对回收文件进行“作废”标识。对重要更改还应发放“文件更改通知单”告知文件、资料使用人。
。
5.6文件作废及处理
5.6.1 各部门文件管理员必须控制现场的作废文件、资料，所有使用现场不允许出现任何作废的文件（包括已经作废但未标识的文件）。
5.6.2作废或换版前的文件、资料由各部门文件管理员按“文件管理台帐”收回并记录，进行“作废”印章标识；质量体系文件由各部门文件管理员上交品质/技术部文件管理员进行“作废”印章标识；绝不允许现场出现任何“作废”文件，以防误用。
5.6.3 各部门文件管理员每年的7月份汇总所有的作废文件，统一填写“文件销毁申请单”，说明作废及销毁原因，报各部负责人审核后，需有两人在场完成销毁工作。需作资料保留的作废文件，文件管理员需填写“作废文件留用申请单”，经各部负责人同意后，方能留档备存，原则上所作废销毁的文件都必须保留2份作为历史档案以备查。
5.7文件保管、复制、贮存、归档
5.7.1 文件管理员对文件的管理必须建立《文件管理台帐》，文件的收、发、销毁、更改的信息都必须在台帐上进行登记。
5.7.2 文件的复制者必须申请，填写《文件复制、补发申请表》，经部门负责人审核批准后，由文件管理员登记并向各部文件管理员索取文件原件进行复制，任何单位和个人不得随意复制任何文件，所有文件上只允许原始的文件管理专用章出现，而不允许有任何复印的文件管理专用章出现，否则视为违规。
5.8文件存载的媒体
本公司所有文件所采用的媒体可以是计算机软件、软盘、光盘和书面文件，在目前公司MIS系统不健全的情况下，一律使用书面文件形式，同时完成签名手续。
6.支持性文件
6.1质量手册管理操作规程 6.2作业指导书管理操作规程
6.3表格管理操作规程
7.质量记录标准表格
7.1文件管理台帐
7.2文件更改申请、审批表
7.3文件作废留用销毁申请表
7.4文件分发清单
7.5文件复制、补发申请表
7.6文件更改通知单
8.引用文件
ISO9001：2000
9.附件
9.1附表1：本公司一般性技术标准、管理规范和制度编号。
附表1：本公司一般性技术标准、管理规范和制度编号
AAA TT DD
800-总经理办公室 00 01-经营决策
02-市场调研
03-产品销售
04-广告宣传
05-售后服务
06-资金管理
07-价格管理
08-会计管理 09-统计工作
10-审计工作
11-外事工作
12-程序文件
13-作业指导书
14标准表格
15-质量记录
16-计量检测
17-仪器设备
18-质量信息
19-质量培训
20-人事管理
21规章制度
22-薪资劳保
23-教育培训
24-后勤管理
25-行政事务
26安全保卫
27-计划调度
28-车间管理
29-安全管理
30-设备管理 31-工艺管理
32-环境保护
33-能源管理
34-采购管理
35-仓储管理
36-产品管理
37-科技管理
38-标准化
39-项目开发管理
40-基本建设
41-其他
801-生产部 01-生产部办公室 同上
02-护肤品车间 同上
03-洗化车间 同上
04-唇膏车间 同上
05-粉饼车间 同上
06-香水车间 同上
802-人办资源/行政部 00 同上
803-品质/技术部 01-品质/技术部办公室 同上
02-检验室 同上 03-质品控室 同上
04-包装工艺室 同上
05-制造工艺室 同上
804-PMC部 00 同上
805-财务部 00 同上
806-销售部 00 同上
