_高职院校数字化迎新系统设计与应用

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2014年12月下 第24期（总第354期）
摘 要 随着教育信息化的加速推进，数字化迎新成为高职院
校数字化校园建设中的重要组成部分。为了在迎新过程中为学
生提供快捷和人性化的服务，南京信息职业技术学院设计与应
用数字化迎新系统。描述南京信息职业技术学院迎新系统设计、
特点与应用情况。
关键词 迎新系统；数字化校园；高职院校
中图分类号：TP315 文献标识码：B
文章编号：1671-489X(2014)24-0051-02

1 系统概述
一直以来，迎新都以其业务并发量大、工作强度高、
参与部门多等特点成为高职院校一项艰巨的任务。传统的
迎新，往往由院办牵头，涉及组织招生办、学工处、教务处、
后勤处、财务处、各分院等多个部门，各院系在摆摊设点，
各新生在各摊点前面排长龙，重复填写各种表格，拎着大
包小箱，到各管理和服务机关盖满若干个图章，最后身心
疲惫地完成报到注册。高职院校在传统新生报到过程中出
现如下一些问题。
1）传统迎新学生在报到之前由教务处进行班级划分并
且学工处给学生完成分配宿舍工作，但是由于高职院报到
率不很高（通常在90%左右），而且学生报到时调专业现
象较严重，造成部分床位空余、床位利用率不高的现象。
2）学生报到现场各系部按专业摆摊设点办理学生报到
手续，由于现场人多拥挤，初来乍到的学生往往摸不清头
绪而看到队伍就排，导致排错队、找不到队伍的现象频频
发生。
3）存在假造身份报到的现象。传统迎新身份确认手段
是学院通过将考试院给予的考生准考证照片与现场学生身
份证上的照片比对，但是存在少数学生让考上的学生来报名
以后自己冒名来上学的情况，或者提供造假身份信息报名。
随着教育信息化的加速推进，诸多高校陆续开展数字
化校园建设，数字化迎新也成为数字化校园建设中的重要
组成部分。数字化迎新系统是一套以提高迎新现场服务工
作效率和质量为目标，建立“以人为本，一站式服务”的
系统。
2 系统设计

数字化迎新系统设计原则

作者：陈松、王伟林，南京信息职业技术学院图文信息中心（210023）。

10.3969/j.issn.1671-489X.2014.24.051
高职院校数字化迎新系统设计与应用

◆陈松 王伟林

1）简单实用。迎新系统作为公共服务平台，应该是通
俗易懂、操作简单，操作人员只需要进行简单培训即可操
作使用，能有效提高工作效率和管理水平。
2）安全可靠。迎新系统能够安全稳定运行，有一定的
防攻击性和良好的应急与灾备机制，保证数据信息的安全。
3）良好的兼容性。迎新系统向上能够与高招录取系统、
省厅教育主管部门相关系统兼容；向下能与校内教务系统、
财务系统、学工管理系统等相关信息系统兼容，便于数据
交换和信息系统整合。
迎新管理总体设计 迎新管理面向学校新生入学，管
理新生报到过程；为各级管理人员搭建业务管理及协同平
台，并积累新生数据，为后期应用提供数据来源。迎新管
理总体包含三个方面。
1）迎新数据准备与配置：主要对新生名单、学生财务
缴费情况进行导入与维护。
2）迎新业务办理：主要是根据办理流程对环节办理状
态进行维护，包括财务缴费、宿舍分配、绿色通道等环节。
3）迎新统计：对迎新结果数据进行统计。
迎新业务办理过程设计 迎新业务办理是整个迎新管
理中最重要的环节。图1是南京信息职业技术学院数字化
迎新办理过程设计。
在学院设置集中的新生报到手续办理点，免去了传统
方式中学生需要去院系和各个部门办理的麻烦。图2所示
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为现场办理点的各功能区域，之前未通过汇款方式交学费
的学生可以在现场缴费区缴费，绿色通道区域负责办理助
学贷款业务，报到办理点是新生报到的主要业务点，负责
学生身份验证、宿舍分配以及学生校园一卡通的开设。
新生首先根据志愿者和指示牌的引导，之前通过汇款
交学费的学生直接在报到办理点办理报到手续，工作人员
会提示学生拿出身份证放在身份证读卡器上，迎新系统对
学生的身份进行验证，主要包括该学生的录取情况和学费
缴费情况，如果该学生未办理缴费手续或助学贷款业务，
将不能通过验证办理报到手续。身份验证通过以后系统会
给该学生自动分配宿舍与床位并立即打印出报到单，报到
单分两联：一联给学生，包含学生姓名、院系与专业、宿舍、
床位、辅导员及号码等信息；另一联给学生家长，包含该
学生的辅导员及号码信息，方便家长日后与学生辅导员联
系，掌握学生在校情况。报到单打印出来之后，工作人员
现场在系统中给学生开设校园一卡通业务，待一卡通开卡
完毕后，学生即可离开报到现场。此时学生的报到流程已
经完毕，凭报到单去指定的宿舍即可，同时该学生也可以
凭校园一卡通在学校生活消费。
3 系统应用与总结

南京信息职业技术学院自使用该迎新数字化业务系统
以来，共成功办理约13 000个学生的报到手续。系统使用
过程中体现出以下特点。
1）学生信息统一。由于迎新系统与财务、学工等数据
库连接，杜绝了学生漏缴学费或未办理助学贷款业务而成
功办理报到手续的情况。
2）杜绝了假身份的情况。由于采用读取身份证验证，
而不是学生的纸质录取通知书，防止学生作假参与报到的
情况。此外在新生报到随后采集新生本人照片，通过考试
院提供的学生报名照片、身份证照片、报到之后采集的照

片三张照片在系统中比对，防止身份造假现象。
3）一站式迎新业务办理既快速又便捷。在报到现场，
部分系部与专业采用报到业务办理一站式服务，学生在缴
清学费的前提下只要刷身份证，系统自动分配宿舍、打印
报到单，工作人员应用系统开设一卡通业务，整个业务办
理流程平均为22秒，有效防止排队积压现象。
4）宿舍有效合理分配。由于报到过程中系统根据各专
业实际报到人数实时进行宿舍与床位分配，宿舍床位合理
分配，有效防止预分配而床位空余的情况。
5）报到单的家长联让家长与辅导员沟通掌握学生在校
情况，同时因为家长可以与辅导员电话确认，有效防止家
长被社会骗取钱财的情况。
6）报到情况实时查询统计。数字化迎新系统实时统计
总体、各系部与专业、各生源地的学生报到情况，方便学
院领导即时掌握学生报到情况。新生工作结束以后，院领
导也可以根据系统统计的最终报到结果调整学院未来的招
生政策与人才培养计划。
数字化迎新系统的设计与应用，充分体现高职院校“以
学生为本”的服务理念，不仅给新生提供高效、便捷的一
站式报到环境和服务，也让参与新生报到的工作人员体验
管理信息化带来的便利，对于推动整个学院的信息化工作
起到积极示范作用，是学院信息化建设水平和管理规范化
的有效体现。■
参考文献
[1]宋奎勇.高校数字化校园平台建设的探索[J].数字技
术与应用,2013(11).
[2]赵欢,陈熙.数字化校园平台基础架构的设计与实现
[J].中国教育信息化,2013(8):63-64.
[3]方伟杰,陈伟,朱之平,等.浙江大学数字迎新系统的
设计与实现[J].中山大学学报:自然科学版,2009(5).