盘点作业的目的与步骤
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四、盘点作业
货品因不断的进出库，在长期的累积下库存资料容易与实№数量产生不符的现象。或者有些产品因存放过久、不恰当，致使品质机能受影响，难以满足客户的
求。为了有效的控制货品数量，而对各储存场所进行数量清点的作业，谓之盘点作业。盘点结果的盈亏往往差异很大，若公司未能多加注意且适时、确实施行，对公司的损益将有重大影响。
1. 盘点作业的目的
(1) 为了确定现存量，并修正料帐不符产生的误差。通常物料在一段时间不断接收与发放後，容易产生误差，这些误差的形成主因有：
(a) 库存资料记录不确实，如多记、误记、漏记等。
(b) 库存数量有误，如损坏、遗失、验收与出货清点有误。
(c) 盘点方法选择不恰当，如误盘、重盘、漏盘等。
这些差异必须在盘点後察觉错误的起因，并予以更正。
(2) 为了计算企业之损益。企业的损益与总库存金额有相当密切的关系，而库存金额又与库存量及其单¤成正比。因此为了能准确地计算出企业实№的损益，就必 针对现有数量加以盘点。一旦发觉库存太多，即表示企业的经营受到压迫。 (3) 为了稽核货品管理的绩效，使出入库的管理方法和保管状态变得清晰。如呆、废品的处理状况，存货周转率、物料的保养维修，均可藉盘点发觉问题，以谋改善之策。
2. 盘点作业的步骤
一般盘点必须依循下列步骤逐步实施，如图4-1。
图4-1 盘点作业的步骤
(1) 事先准备 盘点作业的事先准备工作是否充份，攸关盘点作业进行的顺利程度，为了使盘点得在短促的时间内，利用有限的人力达到迅速确实的目标，事先的准备工作内容如下：
(a) 明确建立盘点的程序方法
(b) 配合会计决算进行盘点
(c) 盘点、复盘、监盘人员必须经过训练
(d) 经过训练的人员必须熟悉盘点用的表单
(e) 盘点用的表格必须事先印制完成
(f) 库存资料必须确实结清
(2) 盘点时间的决定
一般性货 品就货帐相符的目标而言盘点次数愈多愈好，但因每次实施盘点必须投入人力、物力、财力这些成本耗资不眦，故也很难经常为之。事实上，导致盘点误差的关键主因是在於出入库的过程，可能是因出入库作业传票的输入，检查点数的错误，或是出入库搬运造成的损失，因此一旦出入库作业次数多时，误差也会随之增加。所以，以一般生产厂而言，因其货品流动速度不快，半年至一年实施一次盘点即可。但以物流中心货品流动速度狻快的情况下，我们既要防止过久盘点对公司造成的损失，但又碍於可用资源的限制，因而最好能视物流中心各货品的性质制定不同的盘点时间，例如，在有建立商品别ABC管理的公司，我们建议： ·A类主要货品：每天或每周盘点一次
·B类货品：每二、三周盘点一次
·C类较不重要货品：每月盘点一次即可
而未实施商品别ABC管理的业者，至少也应对较容易损耗毁坏及高单¤之货品增加其盘点次数。另外 注意的，当实施盘点作业时，时程应尽可能缩短，以2￣3日内完成较佳。至於选择的日期一般会选择在：
(a) 财务决算前夕──因便利决算损益以及表达财务状况。
(b) 淡季进行──因淡季储货量少盘点容易，人力的损失相对降低，且调动人力较为便利。
(3) 决定盘点方法
因盘点场合、 求的不同，盘点的方法亦有差异，为符合不同状况的产生，盘点方法的决定必须明确以利盘点时不致混淆，至於其细节於下节中加以叙述。
(4) 盘点人员之组训
为使盘点工作得以顺利进行，盘点时必须增派人员协助进行，至於由各部门增援的人员必须组织化并且施以短期训练，使每位参与盘点的人员能适切发挥其功能。而人员的组训必须分为两部份： (a) 针对所有人员进行盘点方法训练。其中对盘点的精神程序、表格的填写必须充份 解，工作才能得心应手。
(b) 针对复盘与监盘人员进行认识货品之训练。因为复盘与监盘人员对货品大多数并不熟悉，故而应加强货品的认识，以利盘点工作之进行。
(5) 储存场所之清理
(a) 在盘点前，对厂商交来的物料必须明确其所有数，如已验收完成属本中心，应即时整理归库，若尚未完成验收程序属厂商，应划分清楚避免混淆。
(b) 储存场所在关闭前应通知各 求部门预 所 之物项。
(c) 储存场所整理整顿完成，以便计数盘点。
(d) 预先鉴定呆料、废品、不良品，以便盘点时之鉴定。
(e) 帐卡、单据、资料均应整理後加以结清。
(f) 储存场所的管理人员在盘点前应自行预盘，以便提早发现问题并加以预防。
(6) 盘点工作
盘点时，因工作单调琐碎，人员较难以持之以恒，为确保盘点的正确性，除人员组训时加强宣导外，工作进行期间应加强 导与监督。
(7) 差异因素追查 当盘点结束後，发现所得数据与帐簿资料不符时，应追查差异的主因。其著手的方向有：
(a) 是否因记帐员素质不足，致使货品数目无法表达。
(b) 是否因料帐处理制度的缺点，导致货品数目无法表达。
(c) 是否因盘点制度的缺点导致货帐不符。
(d) 盘点所得的数据与帐簿的资料，差异是否在容许误差内。
(e) 盘点人员是否尽责，产生盈亏时应由谁负责，
(f) 是否产生漏盘、重盘、错盘等状况。
(g) 盘点的差异是否可事先预防，是否可以降低料帐差异的程度。
(8) 盘盈、盘亏之处理
差异原因追查後，应针对主因适切的调整与处理，至於呆废品、不良品减¤的部份 与盘亏一并处理。
物品除了盘点时产生数量的盈亏外，有些货品在¤格上会产生增减，这些变迁在经主管审核後必须利用货品盘点盈亏及¤目增减更正表(表4-1)修改。
表4-1 货品盘点数量盈亏¤目增减更正表
年 月 日 货
品
编
号 货
品
名
称 单
位 帐面资料 盘点实存 数量盈亏 ¤目增减 差
异
因
素 负
责
人 备
注
数
量 单
¤ 金
额 数
量 单
¤ 金
额 盘盈 盘亏 增¤ 减¤
数量 金额 数量 金额 单¤ 金额 单¤ 金额
3. 盘点的种类与方法
3.1 盘点的种类
就像帐面库存与现货库存一样，盘点也分为帐面盘点及现货盘点。
所谓「帐面盘点」又称为「永续盘点」，就是把每天入库及出库货品的数量及单¤，记录在电脑或帐簿上，而後不断地累计加总算出帐面上的库存量及库存金额。
而「现货盘点」亦称为「实地盘点」或「实盘」，也就是实№去点数调查仓库内的库存数，再依货品单¤计算出实№库存金额的方法。 因而如要得到最正确的库存情况并确保盘点无误，最直接的方法就是确定帐面盘点与现货盘点的结果要完全一致。如一旦存在差异，即是产生「料帐不符」的现象，究竟是帐面盘点记错或是现货盘点点错，则须再多费一层工夫来找寻错误原因，才能得出正确结果及赋予责任归属。
3.2 盘点的方法
(1) 帐面盘点法
帐面盘点的方法系将每一种货品分别设帐，然後将每一种货品之入库与出库情况详加记载，不必实地盘点即能随时从电脑或帐册上查悉货品之存量，帐面盘点法的记载型式如表4-2。通常量少而单¤高的货品较适合采用此方法。
表4-2 货品总帐
品 名 编号：
请购点： 经济订购量：
日期 订 购 入 库 出 库 现 存 附 注
月 日 数量 请购单 数量 单¤ ¤值 数量 货单 数量 总¤
(2) 现货盘点(实地盘点)法
现货盘点依其盘点时间频度的不同又分为「期末盘点」及「循环盘点」。期末盘点系指在期末一起清点所有货品数量的方法，而循环盘点则是在每天、每周即作少种少量的盘点，到了月末或期末则每项货品至少完成一次盘点的方法。
(a)期末盘点法
由於期末盘点是将所有品项货品一次盘完，因而必要全体员工一 出动,采取分组的方式进行盘点.一般来说，每组盘点人员至少要三人，以便能互相核对减少错误，同时也能彼此牵制避免流弊。其盘点方法程序如下：
步骤1：将全公司员工作分组。
步骤2：由一人先清点所负责区域的货品，将清点结果填入各货品之盘存单之上半部(盘存单如表4-3)。 步骤3：由第二人复点，填入盘存单的下半部。
步骤4：由第三人核对，检查前二人之记录是否相同且正确。
步骤5：将盘存单缴交给会计部门，合计货品库存总量。
步骤6：等所有盘点结束後，再与电脑或帐册资料进行对照。
表4-3 盘存单
日期
盘存单号码
品项号码
存放位置
数量
盘点人
日期
盘存单号码
品项号码
存放位置 数量
查核人
(b) 循环盘点法
循环盘点既是将每天或每周当作一周期来盘点，其目的除了减少过多的损失外，对於不同货品施以不同管理亦是主要原因，就如同前述商品别ABC管理的作法，¤格愈高或愈重要的货品，盘点次数愈多，¤格愈低愈不重要的货品，就尽量减少盘点次数。循环盘点因一次只进行少量盘点，因而只 专门人员负责即可，不 动用全体人员。
循环盘点法最常用的单据为「现品卡」，形式如表4-4，其使用方式为：每次出入库一面查看出入库传票，一面把出入库年月、出入库数量、传票编号、库存量登记在现品卡上，主要目的在於：
1.使作业者对出入库数量及库存量有具体的数字认知。
2.可协调进行出入库的分配管理，并在错误发生时能立即调查。
3.随时掌握库存品的流动性及库存量控制的情况。
表 4-4 现品卡
货品编号 001
货品名称 肥皂 交 货 单 位
存放位置 A1 包 装 单 位 箱
月日 出入库地点 传票编号 入库数 出库数 库存数
6/1 转 入 N123 100 200
6/5 转 出 N200 50 150
然而现品卡的必要与否见仁见智，一般若不采用现品卡，只以单纯点数核对的方式进行循环盘点，其步骤如下：
步骤 1：决定当天欲盘之货品。
