建设项目档案归档文件整理业务流程

工程建设项目文件归档的要求和档案整理规范课件 (一)近年来，伴随着我国工程建设规模的不断扩大，大量的工程建设项目文件产生。

这些文件长期保存，对于保证工程质量、保障建设项目安全具有重要意义。

因此，工程建设项目文件归档的要求和档案整理规范备受重视。

一、工程建设项目文件归档的要求1.文件保存时间工程建设项目文件的保存时间，应按照国家有关法律、法规、规章以及建筑工程信息化标准的相关规定执行。

其中施工图纸和技术资料至少要保存20年以上，竣工验收资料等要保存50年以上。

2.文件材料内容文件材料的内容应当真实、准确，反映工程建设项目的全过程。

特别是标书、合同、工程量清单等重要文件，其内容应当详实、完整、真实、准确。

3.文件格式工程建设项目文件必须采用建筑工程信息化技术标准，遵照国家有关规定，进行电子化存储，并建立起相应的信息查询系统。

二、档案整理规范1.档案整理原则整理工作应按照文件材料的条理性、时序性、完整性原则，遵照有关技术标准、规范、法规及有关规定处理。

2.档案整理步骤初步整理：对材料分门别类，进行初步清点和检查，确认材料内容和数量是否完整、清晰。

编目整理：对文件材料进行识别、编码、套标后，将档案文件按系统性归纳，制作档案目录。

分类整理：根据文件的性质和用途，将其分类、分级，并进行标识、归档、盘点和管理。

3.档案保存文件材料存放在档案库内，在安全保护和防火措施的前提下，实行制度化、规范化的管理。

对每个档案材料，应按照时间顺序号管理，并将编号标注到文件的外部或内部。

工程建设项目文件归档的要求和档案整理规范，对于管理人员而言极为重要。

在保护建筑工程项目文件完整性、保密性、规范性、便利查询等方面具有不可替代的重要作用。

只有依据有关规范、标准和法规进行归档和整理，才能达到有效保管工程建设项目文件的目的。

建设项目文件整理与归档、建设项目档案概念：是指从建设项目的提出、立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、生产准备到竣工投产（使用）全过程形成的经过鉴定、整理并归档的项目文件。

项目文件是指在建设项目全过程形成的文字、图表、声像等形式的全部文件。

内容包括：立项审批文件、设计基础材料、设计材料、工程管理文件、施工文件、监理文件、合同文件、生产技术准备、设备文件、财务文件、竣工图、竣工验收文件等。

项目档案的特点：具有成套性、专业性、动态性。

、基本术语文件归档：就是将办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理移交档案部门保存的过程。

档案整理：是指按一定的原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。

案卷：是指由互有联系的若干文件组合成档案的保管单位。

立卷：是将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过程。

挡号：以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。

三、项目文件归档范围归档范围：根据《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》附录A 分为：前期文件、设计基础文件、设计文件、项目管理文件、施工文件、监理文件、工艺及设备文件、项目科研文件、涉外文件、试生产及生产准备文件、财务管理文件、竣工验收文件等十二部分。

四、编制要求：项目竣工后，项目文件应由文件形成单位根据工程实际情况，依据行业规定、标准以及合同规定及要求编制竣工文件。

1、竣工文件的分类：竣工文件的分类应按《工业企业档案分类规则及分类表》分类。

2、竣工文件移交份数：各设计、施工、调试、监理单位应根据国家要求向建设单位提交竣工档案，一般纸质文件二份（原件与正本各一份）；电子备份光盘则按合同规定移交。

3、施工记录的表式：应符合现行（有效版）行业标准以及建设部等相关行业标准的规定。

4、编制审核：监理单位负责对施工单位编制的竣工文件进行审核。

即对施工文件、图纸和设备文件的准确性和更改情况进行审核。

5、照片、声像等特殊载体文件：各参建单位按各自的归档范围，根据档案国家与行业标准进行收集、整理、移交并归档。

建设项目文件整理与归档一、建设项目档案概念：❖是指从建设项目的提出、立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、生产准备到竣工投产（使用）全过程形成的经过鉴定、整理并归档的项目文件。

❖项目文件是指在建设项目全过程形成的文字、图表、声像等形式的全部文件。

内容包括：立项审批文件、设计基础材料、设计材料、工程管理文件、施工文件、监理文件、合同文件、生产技术准备、设备文件、财务文件、竣工图、竣工验收文件等。

❖项目档案的特点：具有成套性、专业性、动态性。

二、基本术语❖文件归档：就是将办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理移交档案部门保存的过程。

❖档案整理：是指按一定的原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。

❖案卷：是指由互有联系的若干文件组合成档案的保管单位。

❖立卷：是将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过程。

❖挡号：以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。

三、项目文件归档范围❖归档范围：根据《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》附录A分为：❖前期文件、设计基础文件、设计文件、项目管理文件、施工文件、监理文件、工艺及设备文件、项目科研文件、涉外文件、试生产及生产准备文件、财务管理文件、竣工验收文件等十二部分。

四、编制要求：❖项目竣工后，项目文件应由文件形成单位根据工程实际情况，依据行业规定、标准以及合同规定及要求编制竣工文件。

1、竣工文件的分类：❖竣工文件的分类应按《工业企业档案分类规则及分类表》分类。

2、竣工文件移交份数：❖各设计、施工、调试、监理单位应根据国家要求向建设单位提交竣工档案，一般纸质文件二份（原件与正本各一份）；电子备份光盘则按合同规定移交。

3、施工记录的表式：❖应符合现行（有效版）行业标准以及建设部等相关行业标准的规定。

4、编制审核：❖监理单位负责对施工单位编制的竣工文件进行审核。

即对施工文件、图纸和设备文件的准确性和更改情况进行审核。

工程建设项目文件归档要求与档案整理规范工程档案整理备案制度一.项目文件：指建设项目在立项.审批.招投标.勘察.设计.施工.监理及竣工验收全过程中形成的文字.图表.声像等形式的全部文件。

包括项目前期文件，项目竣工文件和项目竣工验收文件等。

1.项目前期文件指工程开工以前在立项.审批.招投标.勘察.设计以及工程准备过程中形成的文件。

2.项目竣工文件指项目竣工时形成的反映施工(指建筑.安装)过程和项目真实面貌的文件，主要由项目施工文件，项目竣工图和监理文件组成。

3.项目施工文件指项目施工过程中形成的反映项目建筑.安装情况的文件。

4.项目竣工图指项目竣工后校照工程实际情况所绘制的图纸。

5.项目监理文件指监理单位对项目工程质量.进度和建设资金使用等进行控制的文件6.项目竣工验收文件指项目峻工后试运行中以及项目竣工验收时形成的文件。

7.项目档案指经过鉴定.整理并归档的项目文件。

8.项目文件归档参建设计.施工.监理等单位在项目完成时向建设单位或受委托的承包单位提交经整理的全部相应文件；项目建设单位各机构将项目各阶段形成并经过整理的文件定期报送档案管理机构。

9.项目档案移交是项目竣工验收后，建设单位严格按照国家有关档案管理的规定，及时收集.整理建设项目各个环节的文件资料，建立.健全建设项目档案。

并在建设工程竣工验收后，及时有关档案管理部门提交项目档案。

二. 项目建设各阶段文件的收集1.项目准备阶段建设单位各机构负责收集.积累和整理项目前期文件以及设备.工艺和涉外文件；勘察.设计单位负责收集.积累勘察.设计文件，并按规定向建设单位档案部门提交有关设计基础资料和设计文件。

2.项目施工阶段1）.项目实行总承包的，由各分包单位负责其分包项目全部文件的收集.积累.整理，并提交总承包单位汇总；由建设单位分别向几个单位发包的，由各承包单位负责收集.积累其承包项目的全部文件；项目监理单位负责收集.积累项目监理文件。

2）.建设单位委托的项目监理单位负责监督.检查项目建设中文件收集.积累和完整.准确.系统情况，审核.签认竣工文件，并向建设单位提交有关专项报告.验证材料及其他监理文件。