行政部各岗位工作职责及流程

岗位编制人数在职人数工作职责工作内容工作流程外租房事项办理建立外租房档案，拟定扣款及补助标准；对公司配备物品进行登记，回收物品妥善保管。

随时更新档案资料，每月5号前提交上月变动情况及最新资料办公大楼管理每天检查办公大楼各处环境，主要为大楼前顶棚玻璃及报告厅外玻璃，广场及大楼外墙地砖贴墙砖等，发现问题及时清洗及修复；大楼内办公桌椅调配及管理。

每天7：30-8：00、17：00-17：30对办公大楼进行内外巡查，发现问题及时整改；大楼前顶棚每周一、三、五清洗，报告厅外玻璃每周一、五清洗；有明显污渍及重要活动时随时清洗。

接到指令后，办公桌椅一个工作日内调配到位，无法调配的及时反馈并请购总务事项协调对总务事项（保洁、物业、员工宿舍）相关工作进行协调。

需内部人员共同完成的工作对行政部人员可临时调配，内部无法完成的协调其它部门完成，并及时向上级反馈，确保工作的进行负责试验/展示/公务车辆的领用备案、台账建立集团各事业部、中心、永康基地各公司试验车、展示车的借用审批登记，归还车辆登记；超期借用车辆的通知并在7个工作日内催还；跟踪归还制造车辆的维修进度；维修后的车辆召集相关部门估价处理；每月定期核实帐目负责集团试验车辆保险和临时牌照的办理每辆车办理次数限为两次；3个工作日内办理内部优惠购车活动跟踪做好新员工购车申请登记与实际购车的进度跟踪工作，定期与财务核对；涉及购车返还的车辆还需与财务一一核实并定期进行返还补贴报批计划管理负责收集各科室月度工作计划，汇总部门月/周工作计划、起草本部门例会的会议纪要，并跟踪各项事宜的完成进度每周一前或每月28日前汇总计划并完成上周/月工作计划的跟踪；1个工作日内完全会议纪要的整理档案管理各类档案的管理档案管理制度的编制；监督目录编制；保证档案的完整性、一致性话补管理负责《通信管理制度》的监督执行，每月按补贴标准汇总“托收号码话费清单”“托收号码话费清单”每月报人力资源部及相关结算工资的部门、集团财务部通讯录管理负责集团通讯录的更新及换发工作每月5日前换发新的通讯录，发放回收有登记部门人事管理负责部门人员的培训组织、绩效考核员工关系工作本部门绩效考核的组织实施及方案调整每月5日前汇总考核清单发送人力资源部；部门内员工关系处理展车管理负责集团来客展车维护及介绍每日对展车进行清洗和检查，发现问题及时整改。

在接到来客通知的时候提前一小时放好车辆并做好检查工作。

集团本部试（验）车管理负责做好退回集团的各类试（制）验车的清点，持续处理及事务跟踪建立车辆档案，放置合适位置，跟踪处理结果档案室管理工商档案原件及重要证件的管理、借阅登记，做好相关证照年审、办理等做好借阅登记、打印工商查档，维护好相关证照的及时性、有效性注册、变更手续收到办理需求时，在资料齐全的情况下，一般要求7个工作内办理完成工商、质监、税务证件办理（前提：无前置审批）注销手续收到注销确认指令时，在资料齐全的情况下，一般要求3个工作日内办理完成注销登记并登报，2个月内完成工商、代码证注销工商手续办理行政部各岗位工作职责及流程总务专员行政专员行政专员1车辆管理（更新至13年3月1日）11111工商、代码证年检办理做好23个公司年检过程中的沟通，检查年检完成情况，做到按时年检、无遗漏负责外来文件的“收文呈批”，定期跟踪并将呈办结果存档，整理成册、编制目录定期移交档案室保存3日内跟踪呈办结果；每一年移交档案室保存印章管理各部门章刻制办理、由指定保管员签字、领用；人事中心印章的管理，除日常联系单盖章外，一律相应领导签字方可盖章负责各类办公用品、入库、发放、登记工作，做到帐目清楚、帐物相符，并每月定期盘点仓库每月25日前盘点；每月26日前汇总采购清单报供应部采购；每月6日前发放办公用品冬、夏两季工作的盘点、申购、入库、发放、登记工作，做到帐目清楚、帐物相符每年3月份、8月份配合进行工作服选样；4月、9月初签定订制合同、付款进度跟踪；保证工作服的及时发放飞机票预订、名片制作按审批程序做好飞机票的预订，预订成功后2小时内转发“行程信息”短信；按审批程序申请名片制作，3天内完成名片发放食堂电子屏幕理每日更新食堂电子屏，含生日人员名单、每日一语、每日天气提醒报刊杂志征订集团本部各单位报刊杂志的证订每年12月份前汇总各单位报刊杂志征订需求，完成付款审批并跟踪进度，编制发放清单值班安排本部门每月值班安排每月28日前编制“值班安排表”并发放会议室管理做好会议室预订登记、协调及会务服务做好会议室预订登记和安排工作；根据参会人员及人数，按规定做好会场布置，确定会议座位，提前调节室内温度，视客人重要性摆放烟灰缸、纸巾、水果、席卡等；做好高层领导及外来客户茶水服务，服务及时、到位；会后及时清理、椅子摆放回原位并关闭空调；茶杯当日清洗高管办公室服务茶水、水果等服务高管办公室客人3茶水供应，按需摆放水果、烟灰缸、更换纸巾餐卡充值系统管理数据管理、充值管理、开/退卡操作管理及费用日结、月报表制作充卡款项及报表于每日四点半前交财务部出纳；每月报表10日前交财务接待用品管理投影仪、插线板、饼干、果篮、披云水等领用有登记、借出有登记/归还手续报刊、信件发放及员工生日祝福电话祝福、名单汇总报食堂；报刊定期发放每日9点打员工生日祝福电话，10点半前汇总名单报食堂；报刊、信件在每日下午上班前发放费用结算快递、桶装水费用结算与控制每月费用定期结算；顺丰须于每月25日前完成付款高层领导办公室及休息区服务开水的供应和来客的茶水服务来客到达后三分钟内提供茶水服务会议及接待用品管理入库、出库有登记；领用手续齐全每月盘点一次，做到帐物一致报刊、信件发放领导办公室报纸分发每日收到报纸时发放岗位人员工作情况跟踪及考核新入职人员的工作适应性跟踪；老员工动态跟踪；员工的日常考核及转正考核安全、业务知识的培训早会宣讲安全知识以及各类厨房设施安全操作要点；新员工业务知识培训日常工作分工协调厨师、帮工、服务员的工作任务分配，不断改进菜肴烹饪品质、提高服务水平食谱制定、交付采购每周食谱的的制定，并填写“原料订购计划”工作流程管理监督各类人员工作流程，认真督促检查领料、摘洗、切配、烹调等各个环节，发现问题及时纠正20工商手续办理办公用品及工作服管理日常工作接待文员厨师长食堂日常管理餐厅管理文秘1111饭菜供应安排组织饭菜销售工作，保证计量准确，按时供应，不得脱销和销售冷饭冷菜卫生管理食堂卫生的保持，包括设备、工具、服装及公共区域，做好“三害”预防食物应在工作台上操作加工，所有刀、菜墩、抹布等必须在使用后进行清洗、消毒，放到指定位置，保持清洁、卫生，碗筷碟子用洗洁精洗后，再清水冲洗2次，然后进行消毒处理；公共区域每餐后必须进行清洗；设备及大型工具每周组织大扫除计划用料，精工细作，提高烹调技术，改善制作方法，做到色、香、味俱佳；虚心听取员工对伙食的意见，研究改善伙食的措施定期开展满意度调查菜料供应充足的情况下，保证员工能按时开饭；及时掌握窗口供需情况，调剂各窗口余缺，及时补充，确保供应，不得脱销按就餐分流时间提前开饭；开饭期间，观察窗口售菜情况，及时补充采购用料的验收、核对数量及品质；售余成品、半成品妥善处理每天售余的成品、半成品单独存放，保证无污染；搞好饮食卫生，每两天一次检查食堂仓库物品质量，防止食物中毒厨具卫生的保持每餐后清洗厨具、制作台周围油圬、垃圾个人卫生勤换制服、上班时间需戴帽、口罩操作制服清洁、戴口罩、手套打饭菜每餐前检查自己的仪容仪表面部表情自然微笑，以饱满的精神面貌迎接客人每餐正式开餐前按规定位置站位洗菜、切菜每餐前洗净所需的材料，并按要求做好切配洗菜需用清水过两遍，去皮、壳等符合要求；黄叶、烂叶需摘除；保证原材料的干净卫生餐具摆放、回收每餐前协助摆放好餐具餐具、饭盆、汤桶摆放在指定位置检查各餐桌上摆放的物品纸巾、牙签、标语牌、调料等是否摆放到位，位置是否正确检查卫生及桌椅摆放保证地面、桌面干净卫生、无污质/水质；餐桌和餐椅摆放在指定位置饭菜及用餐工具摆放饭菜放于指定打菜盆内；托盘、餐盘、碗筷、汤桶等摆放于指定位置盛菜、盛饭要及时、到位盛饭菜需定量，勿过量或不足量；及时添置饭菜，做好服务响应保证各饭菜的及时供应响应食堂需求，及时补充菜品的供应刷卡机管理定期清洗刷卡机；每餐前设定刷卡数额；每位员工刷卡监控厨房卫生餐厅地面/桌面/椅子、打餐台、餐具；厨房地面、水池；公共区域楼道、大厅的清洗每餐后清洗一次负责餐厅饮食原料、物料的询价和采购工作按菜谱提前做好原料采购的询价；货比三家，确定供应商；熟悉业务，了解各类食品原料的名称、特征、品质、产地、价格，本餐厅配料标准和消耗定额大宗食品原料的采购必须验核营业执照和资质证明，供应商品合格才能购买无营业执照或相关资质证明的供应商应停止采购质量保证检查采购原材料是否新鲜、价格是否合乎市场定价严禁采购霉烂变质和伪劣食品原料保存好采购清单，及食堂入库单每日采购后，清单交三楼接待文员汇总报帐预留定额现金，定期报账，保证流动资金稳定，以便采购工作照常进行购物发票必须定期报销，结算清楚，严禁在采购中拿回扣或贪挪他用13261定期报帐仪容仪表餐前准备售餐工作原材料采购餐厅管理食堂饭、菜、面点烹调制作厨师、面点师帮工采购员卫生保持10251负责食品原料、劳保用品、炊餐用具的验收、保管和发放工作有登记台帐，领用有记录认真把好质量关和数量关，严格入库制度进货有验收单，出库有出库单，做到帐物相符；对不新鲜的食品原料、没有相关卫生防疫证明及已过保质期的原料要拒绝接收保管好库存货物，做到三防（防霉、防变质、防损坏）对不易储藏的物品、原料，要及时向厨师长提出处理意见食品原料入库后要分类隔墙、离地堆放整齐先入先发、后入后发，杜绝积压大量食品原料，以免造成浪费仓库要经常开窗通风，保持干燥要对库存物资、食品原料的品名、质量、保质期、数量及存放时间做到心中有数食品、非食品分开存放食品与非食品不能混放，消毒品和清洁剂等物品不能与食品同库储日常管理制定工作计划，每天安排当日工作，做好工作日志，并合理调配人员每日两次巡查绿化员工作情况，及时发现问题并积极、妥善解决，保证工作效率和工作质量采购计划管理根据需要定期制定花草苗木的采购计划视季节及花木长势定期更换广场、喷泉旁、大厅及各领导办公室、会议室的花草、灌木的摆放预防管理虫害、冰冻的预防定季节喷晒除虫剂、除草剂；冷冬前做好树木的防冻工作，名贵花木重点保护绿化管理定期更换枯萎、腐败、受虫害的盆栽每月一次检查各部门/各领导办公室及会议室盆栽的情况，定期指派人员进行修剪养殖管理节约成本，利用食堂剩余饭菜养殖猪、鸡、鸭定期安排鸡、鸭打疫苗；按节约成本原则消耗食堂剩余饭菜各类工具、器具管理及时补充工具，并指导正确使用，培养防护意识不定期检查绿化工具、耗材的使用情况，避免浪费和流失对花草树木定期进行培土、施肥、除杂草和病虫害，并修枝剪叶、补苗、浇水视季节变化按绿化组长计划培育；保证公司用花的及时供应大棵的灌木，定期修剪生动活泼的造型。