文档管理解决方案1
文档管理解决方案
一、开发背景
针对用户信息化过程中产生的大量电子化文档难于管理的需求，结合微软公司即将正式推出的最新产品SharePoint Portal Server 2003的最新特性，设计了新一代智能文档管理系统。本方案对XML Web Service、智能文档、SharePoint进行了全面整合，可快速开发满足客户需要的文档管理应用系统，而投入的成本将比以往降低很多。
二、目前企业在文档管理方面所面临的问题
●您的企业在日常工作中需要制作、管理很多各种类型的电子文档。
●您希望您管理的文档，能够自动的、即时的在网上发布。
●您有数个部门，众多职员，您需要大家可以协同完成文档。
●您需要根据自己的业务规则、部门安排、人员安排灵活的组织文档目录。
●您希望能够在众多的文档中快速的找到您需要的文档。
●无论是在单位，还是在家中，甚至是在旅途中，您都希望及时得到职员给您的最新版本文档。
●您希望提高文档的安全性和保密性。
●文件系统目录式的文档组织方式不能满足您的需求，您还需要以其他视角组织文档，比如以职员的视角跟踪文档。
●在您不知情的情况下有人浏览了您的文档，但是您甚至无法知道是谁浏览了您的文档。
●您一不小心错误的删除了或者修改了重要文档，导致文档再也无法恢复原貌，您需要一种文档的版本管理软件。
我们的方案通过对微软新技术产品的应用，彻底解决了以上问题，实现了新一代企业文档解决方案，用于企业内部电子化文档的管理，包括公文、重要文档、各种报表、申请单、报销单等各种文档的管理。
三、文档管理方案基本功能
基于Windows Server2003和Share Point Server2003构建的新一代企业文档解决方案，解决了目前大多数企业在进行信息化过程中产生的大量电子文档的管理问题，并使企业的文档管理更智能、更方便、更轻松。
1. 方便的使用各种电子文档(支持255种文档格式)，与MS OFFICE无缝隙连接，可以在线编辑、浏览文档：新建、上传、编辑、修改、浏览、查找、剪切/粘贴编辑时独占功能，确保版本唯一
2. 清晰的目录结构，便于文档的归档和查询。依照企业组织架构为主树目录，提供可视化的树状浏览方式可以自己添加、删除目录，也可以向目录下层添加子目录
3. 完整的文档权限管理。针对电子文档目录可以对单个用户或者群组设置访问权限针对对文件可以设置共享、不共享、私有权限
4. 实用的模版功能。新建模板、上传模板、编辑模板、浏览模板创建文件时可选择模板自动生成空白的文件，不同格式的电子文档具有不同的模板选项
5. 个性化定制的文档流转、传阅、审批功能。直接进行回复（同意、拟同意和不同意）并可以填写相关的说明，支持多级审批文件传阅、收件夹、发件夹。
6. 强大灵活的文档检索功能。通过标题、关键字、作者等索引信息进行文档的检索。通过全文检索引擎，对文档的内容进行全文检索。
四、与传统的文档管理方案相比，新方案存在的优点、给用户带来的价值
●使用SharePoint技术构建企业门户站点，可以统一管理文档。
●采用Office System的InfoPath设计文档提交模板，维护人员可以在可见的环境下方便的创建、修改文档模板。节省了通过编写程序创建的各种表单、报表等大量精力。
●所有的文档信息保存在SQL Server 2000数据库中，方便用户进行各种查询，保证数据的稳定性和可靠性。
●上传的完整信息可以XML形式存在，并被多个系统共同
使用。
●通过XML格式传递数据，可以实现在多个异构系统中传递数据。
●可以实现脱机方式的用户输入，包括填写时的帮助提示、错误校验提醒等。
●普通用户可以通过浏览器在门户站点中访问企业所有文档，包括文档的正文内容。
●如果需要使用Office格式的文档，系统可以自动生成符合Office 2003 System标准的Office文档，以供存档、打印等应用。
●可以在门户、Office等多处方便地检索文档。用户可以直接在Office的智能窗格中
按照各种条件组合检索企业内部的文档。
●大大缩短了系统开发周期，节省了用户的项目投资费用。
五、应用场景
对于目前所有都将或已经进入信息化建设阶段，不可避免的会遇到大量文档管理的问题，由于本文档管理解决方案采用了微软公司的最新技术产品，尤其是Windows Server、Office System 和SharePoint Portal Server的强大功能的组合应用，提供给用户强大的文档管理功能，解决了用户实际应用中的许多问题，为企业节省了管理成本。
本方案基于Microsoft的产品：
Windows Server 2003 SQL Server 2000 Share Point Portal Server
