上市公司合同管理流程
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17 - 1 合同管理流程
本手册所称合同,是指企业与自然人、法人及其他组织等平等主体之间设立、
变更、终止民事权利义务关系的协议。企业与职工签订的劳动合同,不适用本指
引。
1 业务目标
1.1 防范法律风险,维护合法权益;有助于降低运营风险,提高经营管理水
平。
1.2 正确管理交易行为,节省交易时间,降低交易成本,加速资金周转,减
少费用。
1.3 符合国家法律要求,从根本上维护企业在合同中的合法权益。
2 业务风险
2.1如果拟定合同前期准备工作不充分,可能导致合同信息不完整、合同签
订不合理,导致合同执行困难或达不到预期目的。
2.2如果合同未经适当审核或审核程序不充分、未履行审批程序,可能导致
资产损失、舞弊行为。
2.3如果合同签订后未得到有效执行,可能导致企业承担违约责任,产生信
誉损失,或对方违约给企业造成损失。
3 业务活动流程与控制
3.1 流程范围
合同流程包括合同调查、合同文本拟订、合同审核、合同签署、合同履行、
合同归档等环节。
本流程的主要流程环节及关键控制点,如图17-1所示。
3.2 重要控制措施
列示本流程关键的控制措施、程序和方法等。
合同签订前,应由业务承办部门对签约对方的资信状况、技术能力、生
产能力、履约能力进行调查和审核,确保对方当事人具备履约能力;
合同承办部门将在授权范围内与对方进行合同谈判,按照自愿、公平原
则,磋商合同内容和条款,明确双方的权利义务和违约责任;
公司制定有范本的合同类型,订立合同应当采用范本格式;尚未制订范
本的,参照已经制订的最相类似的范本,起草后提交法律顾问审核;
拟订的合同文本交由法律事务部门审核,对于审核未通过的合同,由业
务部门参照法律事务部门修订意见修改合同,直到该合同通过审核,或
由公司级领导根据实际风险评估后决定同意签署;
合同签署经过适当地授权,合同章由专人保管,加盖合同章要经过相关
部门审核;
合同履行过程中,收款、付款等重要环节经过适当地申请、审批流程;
合同有专人保管并建立合同登记台账。
本流程主要控制点及控制措施,如图17-1所示。
4 相关制度、参照规范及文档记录
4.1 相关制度
4.2 参照规范
《企业内部控制应用指引》
4.2 文档记录
《合同用章审批表》
《价格审批表或中标通知书》
图17-1:合同管理流程图
合同管理流程与风险控制
业务风险 不相容责任部门/责任人的职责分工与审批权限划分 阶段
总经理 主管副总经理 法务部门 业务部门
D1
D2
D3
开始
结束
如果拟定合同前期
准备工作不充分,可
能导致合同信息不
完整、合同签订不合
理
如果合同未经适当审
核或审核程序不充分、
审批程序不规范,可能
导致资产损失、舞弊。
合同对方资
信调查
审批 合同拟定 合同修改 合同执行 合同签署 1 2 3 4 576 合同谈判 审核未通过 剔除准合同对方清单 合同审核 审批
审核通过 特定类别
合同归档
未达到
调查
标准
财务部参
与
如果合同条款违反了
国家的法律、法规、可
能导致企业遭受外部
处罚、经济损失和信誉
8
表17-1:合同管理流程控制表
合同管理流程控制
阶段 控制 D1 1.业务部门对合同对方进行资信调查,建立客户资信档案; 2.业务部门选择有履约能力的客户,如客户未达到调查标准,则将该客户从合同对方清单中剔除; 3. 业务部门对达到调查标准的客户,与其充分沟通,进行合同谈判; D2 4.业务部门拟定合同草案过程中力求严谨准确,拟好后交由审计证券部审核,必要时财务部门参与审核;
5.如果审核未通过,业务部门根据审核意见继续与客户沟通谈判,
并修订合同草案;
6.如果审核通过,需报主管副总经理审批,特定类别的需报总经理
审批;
D3
7.法务部门根据审批意见,正式签署合同并加盖合同专用章,并负
责合同登记归档;
8. 业务部门按照正式签署的合同执行合同条款约定的本企业应承
担的义务和责任,并负责合同结算。
责任部门
及责任人
法务部门、财务部门及相关业务部门
总经理、主管副总经理、法务部门部长、财务部门部长、法律事
务人员、相关业务部人员