公司会议管理规定

1/5 XXX有限公司

会议管理规定

1 目的

为提高干部执行力，精简会议，加强会议管理，确保政令畅通，特制定本规定。

2 范围

公司所有会议及使用会议室的全部情况。

3 职责

3.1总经办负责会议室调度、会议室物品准备、会议结束后的清理工作及跨三个部门以上会议审核和发布会议通知。

3.2各部门负责提前申请会议室，召开会议及使用会议室。

3.3常务副总负责审核特别重要紧急、必须在当班期间召开的专题性会议。

4 要求

4.1会议室实行提前预约制度，相关人员（部门）使用会议室，需提前经A8系统综合办公中“会议室管理”提出申请，经总经办会议室管理员批准后方可使用。

4.2 申请使用会议室时需明确填写申请的所有项目，包括：会议起止时间、用途、会议所需物品或服务等。

4.3 各部门自行带入会议室的物品需如数带走，不得滞留。会后半小时内由总经办会议室管理员进行检查，如有违反，由总经办会议室管理员通知会议室申请者清理遗留物品，并给予会议室申请者负激励10元/次。

4.4 合并和取消部分综合性会议，严格按照《公司级例会安排明细》执行，除了时间表外，原则上不得召集综合性会议，特别需要的，按照《会议管理规定》进行申请。

4.5一般性会议须提前三小时申请会议室。 除会议发起人所在部门之外，跨三个部门以上会议及专题性会议，必须提前一天经A8系统填写“会议通知单”由部门负责人审核，总经办会议室管理员初审、总经办负责人批准，方可生效，然后由总经办进行统一调度，总经办档案管理员向会议参与人员发送通知。

4.6“会议通知单”填写要有明确会议主题，告知参会人员提前作好准备。

4.7为了进一步提高职能部门服务意识，提高工作效率，专题性会议必须安排在生产现场召开，会议时间原则上控制在60分钟以内。除公司级会议外其他会议原则上在下班后召开。对特别重要紧急、需在当班期间召开的会议，填写纸质版“会议通知单”必须经常务副总批准后方可召开。

4.8各类综合会议的组织者严格按照《公司级例会安排明细》的规定控制会议时间，班前会不得超过10分钟。跨三个部门以上会议及专题性会议，法务部派专人进行全程跟踪，如有违反，由法务部对会议召集人捐款50元/次。对其他超过规定时间的上述会议，参会人员可以向法务部进行举报，经核实后由法务部对会议召集人捐款50元/次。

2/5 4.9 所有会议室均由总经办统一管理，负责调度、设备维护等相关事宜。未经总经办允许，任何部门和个人不得擅自使用会议室、不得擅自挪用会议室多媒体设备和桌椅等物品。如有违反，由总经办对部门负责人捐款10元/次。

4.10因会议等级不同，需准备会议物资，请按照以下标准执行：

物资准备 申请时限

无需物资准备 3个小时前

需提供茶水摆放 6个小时前

需准备水果、电脑、投影仪设备服务 1个工作日前申请

需提供横幅、与会人员席卡等制作类物资 2个工作日前申请

4.11 由会议室管理员在会议开始前10分钟打开会议室，并准备好相关物资。部门及个人应在所预约的时间到达会议室，并开始使用。超过10分钟未到达会议室的，总经办有权对会议室的使用权另作安排。

4.12 部门及个人应按预约的时间内使用完毕，不许超时使用。如需延长使用时间，请在原定会议结束前至少10分钟通知总经办，如在超时使用的时间段内已安排其他部门或个人使用，超时使用的部门或个人必须离开该会议室，终止使用该会议室。

4.13 会议室活动结束后，使用人应进行必要的检查，关闭会议室内各种电器设备的电源，特别注意必须等待投影仪散热，指示灯变红后方可切断电源，清理自行带入会议室的物品，关好门窗。并立即通知会议室管理员检查清理会议室。

4.14 任何部门或个人在使用会议室期间，必须爱护会议室的设备设施，并保持会议室清洁，如有损坏照价赔偿。

4.15 特别重大会议，总经办专人负责各项准备工作，具体包括：议程安排、会议材料准备、会议场所布置、服务人员的安排、会议签到、会后车辆就餐住宿安排、拍照、摄像工作。

4.16 与会者的发言要言简意骇，一般发言不可过长，会议组织者或主持人在开会时应予以明示。

4.17 会议组织部门准备好受控版本的“会议纪要”。

4.18 对公司总经理在会议中安排的工作，由法务部负责派专人检查落实。每项工作在规定时限内必须完成，每拖延一天则由法务部对该项工作责任人负激励50元/天。对其他负责人安排的工作，必须由会议召集人安排专人进行检查落实。

4.19 未经批准，私自组织召开跨部门会议，一经核实，由总经办对会议召集人负激励200元/次，且此次会议相关人员有权拒绝参加此次会议。

4.20 未经批准，参会人员不得旷会、迟到、早退，如有违反，由法务部对当事人负激励20元/次，旷会负激励50元/次。

3/5 4.21 会议期间，须关闭手机或设为震动状态，如有违反，由法务部对当事人负激励20元/次。

4.22 会议期间，严禁交头接耳、座下私聊，如有违反，由法务部对当事人负激励20元/次。

4.23 会议期间，严禁从事看书、看报、接电话等与会议无关的活动，如有违反，由法务部对当事人负激励20元/次。

4.24 会议期间，严禁随便走动、进出，如有违反，由法务部对当事人负激励20元/次。

4.25 会议组织部门须详细记录会议纪要；会议结束时，会议召集人必须进行会议总结，重申会议形成的决议并形成记录，明确检查落实人员，如有违反，由法务部对会议召集人负激励50元/次。

4.26 执行第一：各级干部对于上级下达的决定、决议、政策、制度，必须坚决执行。暂不理解的，必须首先执行，在执行中逐步理解或与上级沟通。

4.27 会议决议执行情况要有结果通报，如有违反，由法务部对会议召集人负激励50元/次。

5 总经理办公会议要求

5.1 总经理办公会议职责

5.1.1 公司级和事业部级相关管理制度及业务流程的新增、修订、审核。

5.1.2 事业部和职能部门级组织架构的设置、合并、撤销。

5.1.3 目标的调整（根据实际经营状态上报总经理）。

5.1.4 审议公司固定资产投资可行性与经济效益性。

5.1.5 组织跨子公司、事业部事务专题会议，并做出实施方案。

5.1.6 总经理授权交办其他事务。

5.1.7 在年度预算范围内固定资产投资5万元以上50万以下，可根据投资收益分析进行审批。

5.1.8 在年度预算内技术改善项目工程支出，单项在5万以上50万元以下，根据投资收益分析进行审批；年度累计在预算内。

5.1.9 在年度预算内，固定资产清理损失在30万元以下；年度累计在预算内。

5.1.10 在年度预算内，存货损失（呆滞处理、盘亏）单次在10万元以下；年度累计在预算内，考核减免、单次3万元以内。

5.1.11 相关人员任免、处理拟定草案，上报总经理决策。

5.2 总经理办公会议人员构成

公司总经理、常务副总经理、财务总监、副总经理、总经理办公会秘书、总经办负责人。

5.3 总经理议事决策规则

5.3.1 会议实行总经理负责制，由总经理办公会秘书（总经理办公室负责人）召集。

5.3.2 会议要坚持决策的规范化、民主集中化。

5.3.3 总经理办公会议要有记录，重大决策事项的记录，应有出席会议成员在会议记录上的签名。

5.3.4 会议记录应由总经理办公室负责保存，不得存放在个人手里。

4/5 5.3.5 凡提交会议讨论的议题，与会人员应当充分发表意见。讨论后，由会议主持人集中讨论意见作出决定。

5.3.6 对决议内容有不同意见的成员可要求在会议记录中载明自己的不同意见。

5.3.7 凡会议讨论决定的事项，所有参会成员必须统一贯彻执行。

5.3.8 总经理办公会成员因故不能出席的，如遇重大表决事项，可以事先书面委托总经理办公会秘书代为表决。

5.3.9 列席会议人员可就有关议题发表意见，但无表决权。

5.3.10 出席和列席会议的成员，对所议事项有保密义务，不得擅自披露有关信息。

5.4 总经理办公会议要求

5.4.1 总经理办公会定期由总经办组织。

5.4.2 总经理办公会议应当由三人以上的成员出席方可举行。

5.4.3 会议由总经理召集和主持，总经理因故不能参加时，由常务副总召集和主持。

5.4.4 总经理办公会在必要时，可召开扩大会议，邀请相关人员列席会议。

5.4.5 总经理办公会之后，由总经理办公室起草会议纪要、拟制有关通知、决定等。

5.4.6 总经理办公会议纪要及有关通知、决定等文件，由总经理或常务副总签发生效，根据需要上报、下发或留存。

5.4.7 总经理办公会议研究决定公司级需落实的事项，由法务部负责督查、督办各部门按要求按期限办理，并向总经理或常务副总反馈落实情况。在规定期限内未按要求落实的事项，每拖延1天则由法务部对该项工作责任人负激励50元/天。未按要求落实的事项由法务部对该项工作责任人负激励200元/次，并在规定时间内勒令整改。

5.4.8 以上所有会议纪律同样适用于总经理办公会议。

6 本规定自发布之日起实施。

7.相关记录

会议通知单、会议纪要。

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附件1

会议室申请流程

总经办发布会议通知 总经办审核  部门会议经由会议室管理员审批即可生效

 跨部门会议必须经部门负责人批准，会议室管理员审核、总经办负责人审批确认

 带入会议室的物品需在会议结束后带走

 关闭空调，门窗，电源等

 总经办检查清理会议室 通过A8预约会议室

填写会议通知单

使用会议室

清理会议室  跨部门专题会议必须班后召开，由部门负责人批准，

会议室管理员初审，总经办负责人审核

 当班时间召开的专题会议必须经常务副总签字确定

 若需延迟会议，需提前10分钟通知总经办  总经办档案管理员发布