生鲜采买流程及要求
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生鲜商品采买流程及要求
一、业务操作流程:
1、建立供应商档案
(1)、根据公司整体经营思想和经营方针、商品政策选择供应商,
了解供应商的企业性质、规模、供货服务和销售辐射网络,索取各
项相关资料(营业执照、税务登记证、卫生许可证等资信材料)及
商品样品。
(2)、根据所取得的资料和供应商进行谈判,谈判内容包括:供应
商资格认定、合作方式、商品选择、商品价格、结算方式、进店费
用)等。
(3)、与供应商签订一式三联的(租赁/联营/供货)合同,把合同与
相关资料交生鲜经理审核后,报店总、财务审批盖章。
(4)、审批、盖章完成后,合同由财务留一份存档,并督促监督供
应商交纳相应的各项费用,其余两份合同返回生鲜部。
(5)、取出合同录入供应商资料,并通知供应商取回合同。
(6)、录入供应商资料时,要按合同条款及时准确地录入供应商合
同的内容。
2、建立商品档案
(1)、供应商如有新品进店,必须向生鲜部采购提供《商品报价单》,
报价单需详细注明商品品名、包装单位、销售单位、含税进价、报
价周期等商品信息。
(2)、采购填写《新进商品登记表》要依次填写供应商代码、供应
商全称、商品品名、包装规格、销售单位、进价等。
(3)、商品售价由采购依据毛利指标和市场价格来确定,且必须经
生鲜经理审核签字后方可生效。
(4)、生鲜经理在《新进商品登记表》单上签字同意后方可进行新
商品的录入,录入员录入工作完成后签名确认并存档。
二、订货流程:
1、报货流程……
2、审核流程……
3、修改订单流程……
4、取消订单流程……
三、商品采买流程
1、采买操作流程
① 采买人员向财务借款;
② 采买人员领取采买备用金;
③ 采买人员到批发市场购买商品;
④ 验收商品填《生鲜商品验收单》;
⑤ 商管根据《生鲜商品验收单》,录入电脑并打印《生鲜商品入库
单》
⑥ 采买人员拿《生鲜商品入库单》至财务销帐。
2、采买资金使用流程
① 采买员到财务按规定详细填写《备用金借款单》,并签名确认。
② 财务人员按《借款单》上的借款金额将备用金交予采买人员。采
买员在采购完成后,即把货交于收货人员验收,收货员按收货标
准进行验收,收货员核对重量并即时填制《生鲜商品验收单》,
由收货员、防损员、采买员同时签名确认。《生鲜商品验收单》
第一联由收货部门留底复核、第二联交予防损员存档核查、第三
联交于采买员核对相关数量。
③ 商管根据《生鲜商品验收单》,录入电脑,打印《生鲜商品入库
单》,经录入人员及商管主管签字确认无误后,第一联留档保存,
第二联交由入库单位查核数据,第三联交由采购至财务对账冲
账。
备注:
采买人员在用款完毕后,必须及时至财务对账销账。每一个用款人
只可以借一次款,如需借出第二款,必须先报销第一次借款,如遇
特殊情况不能按此规定办理,必须经生鲜经理批准。
3、采买费用使用流程
① 采买员在进行自带现金采购的前一天或当天,填写《备用金借款
单》,要求详细填写用款时间、借款金额、借款用途、还款日期
并签名确认。财务方可把现金交于采买人员
② 采买后采买报销费用须有报销凭证(包括购货小票收据、租车证
明、停车费等票据),且必须有采买本人、随同财务人员、供应
商签名证明;
③ 采买费用包含采买商品费用和其他费用,需填写《费用报销明细
表》(财务统一规定?)明确标注,并由生鲜经理签字后方可至
财务报销冲账
4、 采买员重点负责商品的购买,关键在于随着购货量的增加,如何确保整
个流程的高效性。由于生鲜商品的特殊性,允许在门店收货时,采买员
所给的商品重量与实际收货重量有3%的误差,在误差范围内按采买员的
重量为入库量。
5、生鲜经理对备用金的使用负有监督和管理责任,必须定期对备用金的使
用及库存进行检查,经确保备用金的使用安全。
四、商品收货作业
1、收货的基本要求
① 收货人员应本着对公司负责的原则,在公司利益的基础上严格按
照订货单上的品种和数量进行收货。
② 由收货人负责检查商品的品质、鲜度,严格把好商品质量关。
③ 收货人严格按照订货数量进行收货,对有质量问题、规格问题或
超出订货数量、品种的商品可拒收或咨询部门主管协商解决。
④ 防损部监控相关验收货标准的执行,发现违规现象及时通知上级
相关部门处理。
⑤ 进货商品价格应以供货清单的价格为准,如有差异应以最低价格
为准。
⑥ 生鲜商品按订单100%进行过称验收,除去平均皮重于净重量,
但必须确保收货时间在半个小时内完成。
2、注意事项
① 地磅称、台称的测试:收货前必须对地磅称、台秤进行检验,以
确保收货准确。
② 订单的准备:按收货时间顺序排列单据,检查订单是否齐备。
备注:
叶菜类:因为叶菜类蔬菜本身需要大量的水份来保鲜工作,因此在
收货时会存在大量水份,在扣除外包装的净重可以允许3%的误差,
如在收货时发生有残损、变黄、变烂等严重现象的叶菜超过5%,质
量损失由采买员全部承担,并及时上报生鲜经理跟进处理。