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会务培训计划内容有哪些一、培训目标通过本次会务培训，使参训人员掌握会务组织与管理的基本知识和技能，提高会务工作效率和质量，为公司的各类会务活动提供更加专业的支持。
二、培训对象公司各部门的会务人员和有志于从事会务工作的员工，共计100人。
三、培训内容1. 会务管理概述会务管理的定义、范围和重要性。
会务管理与其他工作的关系。
2. 会务策划会务策划的基本流程和要素。
会务策划中的风险管理和应急预案。
3. 会务预算会务预算编制的原则和方法。
会务费用的控制和监督。
4. 会务供应管理会务用品的采购和管理。
会务服务提供商的合作与管理。
5. 会议议程设计与执行会议议程的设计要点和实施过程。
会议主持人的角色和技巧。
6. 会议设备管理会议所需设备的选购和维护。
会议设备的组织和调配。
7. 会议协调与会议相关方的沟通和协调。
解决会议中出现的问题和矛盾。
8. 会议后勤服务会议期间的餐饮和住宿安排。
会议期间的交通和接待服务。
9. 会务管理软件的应用会务管理软件的功能和应用场景。
会务管理软件在会务工作中的运用。
10. 会务管理的案例分析成功会务案例的分析和总结。
失败会务案例的分析和改进方案。
11. 会务管理的实践演练模拟会务活动的策划和执行。
模拟会务活动中的问题解决和应急处理。
四、培训方法1. 理论讲授采用专家讲授、案例分析、互动讨论等方法，对会务管理的各个方面进行系统讲解。
2. 案例分析针对具体的会务案例，进行案例分析和讨论，通过实例来强化学员的学习效果。
3. 实践演练通过模拟实例和情景演练，让学员在实际操作中学习和提升。
五、培训时间和地点时间：为期3天地点：公司会议室六、培训效果评估1. 培训结束后，对学员进行知识和技能的测试，评估学员对会务管理的掌握程度。
2. 培训结束后，学员提交培训心得和总结，评估学员对培训的反馈和学习效果。
七、培训后续1. 对学员进行定期跟踪，收集学员在实际工作中的应用情况和效果反馈。
2. 不定期组织会务管理经验分享会，邀请成功会务经理进行经验交流和分享。
会务工作培训计划一、培训目的会务工作作为一项重要的工作职能，对于一个组织的运转具有至关重要的作用。
良好的会务工作不仅可以提升组织的形象和声誉，还可以为组织的发展和运营提供有效的支持。
因此，通过对会务工作人员进行培训，提高其专业能力和服务水平，对于组织而言具有重要的意义。
本次培训旨在通过系统、全面地对会务工作人员进行培训，使其能够熟练掌握会务工作的各个环节和流程，提高组织的会务服务水平，增强组织的竞争力。
二、培训对象本次培训的对象为组织内部的会务工作人员，包括会务主管、会务专员等相关人员。
三、培训内容1. 会议策划与组织会议策划与组织是会务工作的重要内容之一，通过培训，使会务工作人员了解会议策划与组织的基本原理和方法，掌握会议策划的流程和技巧，提高策划和组织会议的能力。
2. 会场布置与管理会场布置与管理是会务工作的关键环节，通过培训，使会务工作人员学会会场布置的基本要求和技巧，熟悉会场设备的使用和维护，提高会场布置和管理的水平。
3. 会议接待与服务会议接待与服务是会务工作的重要组成部分，通过培训，使会务工作人员了解会议接待与服务的规范和流程，提高接待和服务的水平，满足会议参与者的需求。
4. 会议安全与应急处理会议安全与应急处理是会务工作的重要内容之一，通过培训，使会务工作人员了解会议安全与应急处理的基本知识和技能，增强安全意识和应急能力。
5. 会议后勤保障会议后勤保障是会务工作的关键环节，通过培训，使会务工作人员了解会议后勤保障的基本要求和流程，提高后勤保障的能力和水平。
6. 会务工作流程与系统会务工作流程与系统是会务工作的基础和保障，通过培训，使会务工作人员了解会务工作流程与系统的基本原理和内容，熟悉会务工作流程和系统的操作方法。
四、培训方式和时间安排本次培训以集中培训和实践操作相结合的方式进行，共计10天。
其中，前5天为理论培训阶段，后5天为实践操作阶段。
具体安排如下：1. 理论培训阶段第一天：会议策划与组织第二天：会场布置与管理第三天：会议接待与服务第四天：会议安全与应急处理第五天：会议后勤保障2. 实践操作阶段第六至第十天：实地操作和实践培训五、培训评估培训结束后，对参训人员进行培训效果评估和考核，以检验培训效果。
接待与会务工作礼仪及规范培训接待与会务工作是一个重要的职业领域，要求工作人员具备一定的礼仪与规范。
本文将围绕接待与会务工作的礼仪与规范进行培训，帮助工作人员提升自身素质，提供专业的服务。
一、接待工作礼仪及规范1.形象仪容接待工作人员要有良好的形象仪容，穿着整洁、得体，专业形象的示范对于提高公司形象来说至关重要。
2.态度和语言接待工作人员要以礼貌友好的态度对待每一位客人，善于倾听和解决问题。
同时，语言表达要清晰准确，语速适中，不使用过多行业术语。
3.人际交往技巧接待工作人员应具备良好的人际交往技巧，主动与客人沟通，了解客人的需求和要求，提供优质的服务。
在处理客户投诉时，要冷静应对，及时解决问题，并及时向上级汇报。
4.时间管理接待工作人员要合理安排工作时间，确保按时完成任务。
在与客户约定会议时间时要提前准备好相关资料，并提前到现场安排布置，确保会议顺利进行。
二、会务工作礼仪及规范1.会议布置会务工作人员要根据客户需求，合理安排会议场地的布置，包括会议桌椅的摆放、鲜花的摆放、会议背景板的设计等。
要注意细节，让客户感到舒适和尊重。
2.餐饮服务会务工作人员应与餐饮部门进行配合，根据客户要求布置餐桌，提供优质的餐饮服务。
对于不同国籍的客户，要了解其餐饮习惯和禁忌，确保提供适宜的食品。
3.会议流程管理会务工作人员要熟悉不同类型的会议流程，包括开场白、演讲、讨论环节、颁奖仪式等。
在会议过程中，要保持会场秩序，提供相关设备和技术支持，确保会议的顺利进行。
4.问题解决能力会务工作人员要具备一定的问题解决能力，能够灵活应对各种突发情况，处理各类问题。
在会议现场，可能会遇到设备故障、客户投诉等问题，要冷静应对，及时解决。
三、培训与发展要提高接待和会务工作人员的礼仪与规范，公司可以采取以下措施进行培训与发展：1.定期组织礼仪培训班，邀请专业的礼仪培训师进行讲座和演示，教授相关礼仪知识和技巧。
2.定期组织团队建设活动，提高团队协作能力和解决问题的能力。
第1篇大家好！今天，我们在这里召开会务工作培训总结大会，旨在回顾和总结本次培训的成果，同时为今后的会务工作提供指导和借鉴。
首先，请允许我代表培训组织者，对各位领导和同事在培训期间付出的辛勤努力表示衷心的感谢！本次会务工作培训历时数日，通过理论授课、案例分析、现场实操等多种形式，对会务筹备、现场执行、后期总结等各个环节进行了全面而深入的讲解。
在此，我谨以个人的名义，对各位讲师的辛勤付出表示敬意，对各位同事的积极参与表示肯定。
一、培训成果回顾1. 理论知识提升通过本次培训，我们对会务工作的基本理论有了更加清晰的认识，包括会务策划、组织、实施、总结等方面的知识。
这些理论知识将为我们今后的工作提供坚实的理论基础。
2. 案例分析能力增强培训过程中，我们通过分析实际案例，了解会务工作中可能遇到的问题及解决方法。
这不仅提高了我们的案例分析能力，也为实际工作中解决问题提供了有益的借鉴。
3. 实操技能提升培训期间，我们进行了现场实操演练，通过实际操作，掌握了会务工作的基本技能。
这将为我们在实际工作中提高工作效率和质量奠定基础。
4. 团队协作能力增强会务工作是一项综合性、系统性工作，需要各部门、各岗位的紧密协作。
本次培训通过团队项目等形式，增强了我们的团队协作能力，为今后更好地完成会务工作打下了坚实基础。
二、存在问题及改进措施1. 问题（1）部分同事对会务工作的重要性认识不足，对培训内容的关注度不高。
（2）在实际工作中，部分同事缺乏主动沟通和协调能力，导致工作效果不佳。
（3）部分同事对新技术、新方法的学习和应用能力不足，影响会务工作质量。
2. 改进措施（1）加强宣传引导，提高全体同事对会务工作重要性的认识，激发工作热情。
（2）开展团队建设活动，提高同事之间的沟通和协作能力。
（3）鼓励同事学习新技术、新方法，提高会务工作质量。
三、今后工作展望1. 加强会务工作团队建设，提高团队整体素质。
2. 深化培训内容，拓展培训形式，满足不同岗位、不同层次同事的需求。
会务培训的经营范围会务培训是指为企事业单位或个人提供会议、展览、培训等各类会务活动的策划、组织和执行服务。
随着社会经济的不断发展，会务培训行业越来越受到人们的重视和需求。
会务培训的经营范围可以涵盖以下几个方面。
首先是会议策划和组织。
会议是企事业单位进行内外部交流、宣传推广等重要形式之一。
会务培训机构可以根据客户需求，帮助企业策划并组织各类会议。
包括会议主题确定、日程安排、场地布置、演讲者邀请、住宿安排等等。
通过专业的策划和协调，确保会议的顺利进行，达到预期的目标。
其次是展览会策划和管理。
展览会作为重要的营销手段，不仅可以帮助企业推广产品和服务，也有助于企业之间的交流与合作。
会务培训机构可以提供展览会的策划和管理服务，包括展览主题确定、展台设计、参展商招募、展览场地布置、展览期间的活动组织等。
通过专业的展览策划和管理，提升展览会的效果和影响力。
第三是培训课程设计和讲师邀请。
会务培训机构可以根据不同企业和个人的需求，设计和组织相关的培训课程。
涵盖管理培训、技能培训、市场营销培训等多个领域。
同时，会务培训机构还可以邀请专业的讲师来授课，确保培训质量和效果。
通过提供具有实际操作性和学习价值的培训课程，满足不同人群的学习需求。
最后是活动执行和后续服务。
会务培训机构还可以提供会议或展览期间的活动执行服务，包括现场布置、会务工作人员配备、资料准备等。
同时，在活动结束后，会务培训机构可以提供相关的后续服务，如会后评估、意见收集、数据整理等。
通过全方位的服务，确保客户在会务活动中得到最佳体验和效果。
综上所述，会务培训的经营范围涵盖了会议策划组织、展览会策划管理、培训课程设计与讲师邀请、活动执行与后续服务等多个方面。
通过专业的服务和细致的策划，会务培训机构可以帮助企事业单位或个人顺利举办各类会务活动，提高活动效果，实现预期目标。
会务部培训计划一、培训目标1.提高会务部员工的专业素养和综合能力，增强团队协作意识；2.提升会务部员工的服务意识和客户导向能力；3.加强员工的沟通协调能力和问题处理能力；4.促进会务部员工的职业发展，增进员工的工作激情和积极性。
二、培训内容1. 专业知识培训1.1 会务服务规范1.2 会议策划与执行1.3 会议场地选择及布置1.4 会议活动安全管理2. 综合能力培训2.1 协调沟通能力2.2 团队协作能力2.3 问题解决能力2.4 时间管理和计划能力3. 企业文化培训3.1 公司价值观和使命感3.2 服务意识和客户导向3.3 团队精神和团队文化三、培训方式1. 线下集中培训1.1 由专业培训机构或公司内部培训师进行授课1.2 设置专业课程，包括理论知识与实际操作1.3 安排实地考察和实践操作2. 在岗辅导训练2.1 由公司内部培训师定期进行现场指导2.2 在实际工作中辅助员工解决问题，提升能力2.3 结合员工日常工作实际情况进行培训四、培训计划1. 第一阶段：专业知识和综合能力培训时间：一周内容：专业知识培训和综合能力培训并重，包括会务服务规范、会议策划与执行、协调沟通能力、团队协作能力等方面的培训内容。
方式：线下集中培训2. 第二阶段：企业文化培训时间：三天内容：公司价值观和使命感、服务意识和客户导向、团队精神和团队文化的培训方式：线下集中培训3. 第三阶段：在岗辅导训练时间：两个月内容：由公司内部培训师定期进行现场指导，帮助员工解决工作中遇到的问题，提升能力方式：在岗辅导训练五、培训评估1. 培训前考核1.1 通过员工的专业知识和能力水平进行测评1.2 制定个人学习计划和目标2. 培训中评估2.1 定期进行培训效果评估2.2 通过课堂测验、考核作业等方式进行评估3. 培训后考核3.1 对员工在培训结束后的专业知识和能力水平进行再次测评3.2 根据考核结果进行绩效评定和奖惩措施4. 培训效果评估4.1 跟踪员工的工作表现和工作态度4.2 根据员工的实际工作情况进行培训效果评估六、培训师资公司将邀请专业的会务行业培训师担任培训教师，同时组织公司内部相关部门领导和优秀员工担任助教，帮助员工在学习过程中更好地理解和应用培训内容。
会务培训计划一、培训目标通过本次会务培训，使参训人员了解会务工作的基本流程、规范操作和重要技巧，掌握会务工作的基本技能，提高会务服务的质量和效率。
二、培训内容1. 会务工作的定义和重要性2. 会议策划和组织3. 会议现场管理4. 会议后勤保障5. 会务工作的法律法规和常见问题解决方法6. 会务工作的沟通技巧和团队合作三、培训方法1. 理论讲解2. 案例分析3. 角色扮演4. 实际操作演练5. 小组讨论交流6. 个人作业四、培训安排时间：2天地点：公司会议室人员：公司各部门会务人员费用：培训费用由公司承担，包括场地租赁、讲师费用、课程材料等。
五、培训详细安排第一天上午：9:00-9:30 开班仪式9:30-10:30 会务工作的定义和重要性10:30-10:45 茶歇10:45-12:00 会议策划和组织12:00-13:30 午餐下午：13:30-15:30 会务工作的法律法规和常见问题解决方法15:30-15:45 茶歇15:45-17:30 角色扮演及案例分析第二天上午：9:00-11:00 会议现场管理11:00-11:15 茶歇11:15-12:30 会议后勤保障12:30-13:30 午餐下午：13:30-15:00 会务工作的沟通技巧和团队合作15:00-15:15 茶歇15:15-16:30 小组讨论交流16:30-17:00 结业仪式及颁发证书六、培训考核1. 培训期间进行的小组讨论及个人作业考核2. 培训结束进行的综合考核3. 考核成绩达到及格线以上者颁发结业证书七、培训后续跟进1. 培训结束后，设立会务工作实践小组2. 每月召开一次小组会议，进行经验分享和问题解决3. 每季度进行一次会务工作评估，对会务工作进行总结和改进八、培训效果检查1. 培训后3个月，进行会务工作效果检查2. 收集会务工作质量和效率数据进行分析，对培训效果进行评估以上即为本公司会务培训计划，希望通过这次培训，提高公司会务工作的整体水平，为公司的发展做出积极的贡献。
会务服务培训资料礼仪在会议服务中，服饰是非常重要的。
工作服要求颜色淡雅，不要过于严肃和压抑。
服装要合体不紧身，不松垮。
工作服要定期清洗和熨烫，保持干净、平整、清新无异味。
穿与工作性质相符的鞋，不发出哒哒声。
不得穿低领装、肚脐装等奇装异服，穿着要大方得体。
正确佩戴胸卡，不佩带戒指、手链、手镯、夸张的耳环，不留长指甲，不涂指甲油。
不得涂抹过于浓重刺鼻的香水，不吃刺激性食物，保持口腔气味清新。
发型不得披发，不烫怪异发型，头发保持自然色，统一发式、佩戴统一头花。
不得留过长的刘海，以免低身倒水时刘海会滑落参会人员脸上，甚至发生头发掉落杯中的事情。
不得喷浓重的发胶、发乳等刺鼻的美发用品。
选择适当的化妆品和与自己气质、脸型、年龄等特点相符的化妆方法。
工作时间精神饱满，面带微笑，给人一种亲近的感觉。
每天需化淡妆，妆容自然、大方。
言谈举止礼仪也非常重要。
接听会议电话要使用文明礼貌用语。
声音要轻柔，语速不能过快、生硬。
会议服务过程中经常会遇见业主有临时的服务要求，注意观察业主一个眼神、一个举动，服务人员上前要略欠身体轻声问道。
会场外遇到特殊事情需要内领导处理，一般都是小纸条传递，传递完以后一定要及时给予双方回复。
对业主在会议期间提出的一些要求，能办到的不能推委拒绝，尽力去完成；不能完成的要如实、合理的给业主解释。
如电梯间遇见主要领导，要主动打招呼，微笑点头问好。
主动按电梯间按钮，尽量不要和高级领导乘坐一台电梯。
1、养成良好的生活惯，避免不雅行为，如擤鼻涕、掏耳朵、剔牙齿、修指甲、打哈欠、咳嗽、打喷嚏等。
如果实在忍不住，要用手拍捂住口鼻，面朝一旁，尽量不要在场发出太大响动。
2、保持办公区域整洁，不要乱丢果皮纸屑等废弃物。
3、在乘坐电梯时，要避免大声说话，应站在电梯按键前主动为业主服务。
4、在工作现场要举止文明，见到领导要主动上前问好，见到业主要点头微笑示意。
5、与业主交谈时要面带微笑，言谈有度，态度亲切、自然，不能喧宾夺主。
会务培训 会务培训
一） 会前准备工作 1、 做好工作交接: 接到外部会务的任务,应填写会务申请表,经主管领导审批后,安排好工作交接。 工作委托书 委托人 所在部门 职务 联系方式 被委托人 所在部门 职务 联系方式 电话转移 委托人: TEL: 被委托人: TEL: 邮箱委托 □就是 被委托人: □否 委托原因 □出差 □休假 □请假 □其她:_______________ 委托时限 年 月 日至 年 月 日 工作委托 任务编号 工作任务 完成情况 交接日期 接手人 预计完成情况
工作交接情况应仔细填好委托书与委托内容,不让会务工作影响部门正常运作。 2、 明确会务类型: 分清就是日常会务还就是大型会务,就是内部会务还就是外部会务,做好相应的准备工作与必要的资源调配等。
3、 通知与会人员参加会议: 应提前通知各与会人员,大型会议涉及外地甚至外国人员的,应提前足够多的时间通知,以便与会人员作出安排。必要时,应要求填写会议通知的回执,根据回执确认与会人信息。 会议通知 时间 地点 会议主题 召集人 与会人 纪要人 会议议程 附件 辅助仪器 (可在会议通知回执中作类似声明:若不能参加,应反馈“有事不能参加”并想会务组领导请假,若无反馈则默认为能够准时参加。) 给公司高层的会议通知,最好抄送一份给与会人员的秘书,请其协助提醒与会人员到会。会议前一天,应发送会议的提醒通知。
4、 会务人员分工: 会务总协调人应该制定一份《会务分工总表》,按整个会议议程的关键行为与工作量细分小组,确定各小组负责人,并明确每个小组的职责。各小组根据自己所承担的工作,进一步细分会务培训 到个人,即《会务分工明细表》。会前可按事情分工,会中按地点分工,会后按事情分工。 会务分工明细表 任务 计划完成时间 责任人/联系方式 会务联系人/联系方式 备注 完成情况
每天刷新会务清单,准确了解各板块工作进展情况,督促各项工作计划的完成,实时进行调整,避免会务工作的延误,对各负责人协调配合的部分要特别强调,共同推动整体工作的进展。 会前应制定好会务纪律,个会务人员确认好自己负责的会务工作内容。对于大型会务,应预留一个人做突发事件的处理。
5、 明确会议议程: 会议议程的安排,要与主办单位领导进行充分的交流沟通,已得到全面、准确的会议信息;在确定会议日程时,应多方征求意见,以获得共同认可;议程中还应包括就餐地点、休息时间等的安排。会议议程安排好后,应由会务组组长及与会领导审批,原则上要求在发出会议通知前确定出会议议程,避免突发性的修订。 会议日程安排表 时间 事项 备注
会务议程后可附会务须知,内容包括会议议程、会务组负责人房间号及联系电话、展会开展及撤展时间、地点、交通路线、娱乐、餐饮、会场纪律、注意事项等等,可以说整个会务组的工作都体现在会务须知上。
6、 安排住宿、餐饮: （1） 住宿安排: 与酒店销售经理搞好关系,客房方面预留一定空间,在客人突然增加或减少的情况下,可与酒店很好的协商。充分利用酒店的资源(司机、小工、服务员等),腾出时间处理更紧急、更重要的事情。 预订酒店时应进行实地考察,询问放假、空房或会议室的大小,一定要亲自查瞧就是否可以入住。 安排住宿时,应先确认与会者的性别,同方人员的搭配应考虑适宜与否,并做好住宿人员登记表。 住房登记表 序号 姓名 性别 省份 单位 职位 手机 房间号 入住时间 备注
大型展会时,客户进出频繁,应做好最新客户名单的跟踪,事前逐个落实实际就餐与住宿的人数。及时与酒店核对,每日做好住房结算表,并且纪律一定要严明,如不住宿一定要通知会务组,确认为到会人员就是否已向领导请假,以核定参会人员具体的情况,并通知相关会务人员,以调整住房、餐饮等事项。与会人员较多时,应事先确定专人负责跟踪会议期间的客户信息,提供最新的客户名单。 住房结算表 日期 房间类别 申请房间号 退房号 实际使用数量 金额结算 确认
（2） 餐饮安排: 会务培训 在与酒店进行谈判的时候应讲究技巧,要把握一定的灵活度,不要轻易许诺,切忌趾高气扬。将可能的事情都交给酒店处理,如水果、饮料等的采购与摆放等。 会务组一定要确认菜单,俞粲丁经理加强沟通,每餐的菜谱都要瞧过,将不合适的菜换掉,在就餐前应与酒店确认餐饮的准备情况。
7、 车辆调度: 用车需求主要包括领导接送、客户迎接、参观、送行、游玩、紧急调用车等,车辆来源包括公司派车、酒店车辆、旅游公司、当地办事处车辆等。 车辆安排表
事项 数量 新车 优良车 进口车型
确定用车需求 领导接送 客户迎接 参观 送行、游玩 紧急调用车
确定车辆来源 公司派车 酒店车辆 旅游公司 当地办事处车辆 事先应定好车辆的调度规定,向司机定下严格的纪律,统一进行车辆调度,其她人的用车必须申请,违者给予处罚。 登记所有车辆的基本信息,在会务组内传阅,有申请用车时,如不能马上答复,应先做好会务车辆用车信息登记。 车辆调度时需与司机确认就是否熟悉相关的行车路线,充分利用车辆资源,提高使用效率。
8、 会场布置: 会场布置要细心安排,发布资料不能出错,考虑事情要周到。 事先将会场布置的各方面罗列出来,定好完成的时间,实时刷新准备情况,保证会场的布置万无一失。 会务任务进度跟踪表 任务 完成时间 备注 完成时间 会场保密要求 录音设备、指引牌 确定横幅标语的内容、制作要求,向出租者提出相关要求
指示牌的制作 与会人员姓名的确定及座位牌的制作
通知电视台及报社来采访 会议桌鲜花的摆放 会议资料的摆放 座椅数量 对人员可能的变动做一个相应估计与安排 会务培训 文具 水果、饮料 灯光、音响、麦克风、投影仪、打印机
…… …… …… …… 二） 会中协调工作
1、 检查一切会议资源准备情况 会务工作准备清单 会议名称: 会议起止时间: 序号 项目 备注 1 会议日程安排表(会议须知) 2 费用预算 3 参加会议人员联系表 4 车辆预定 5 餐饮、住宿 6 备用金 7 资料 8 签到登记表 9 文具:笔 、笔记本 、纸张 、文件夹 、胶水 、订书机 、胶纸 、涂改液 、胶片 、胶片笔 、摄影 、摄像 、电池 、电脑 、电源插座 、打印机 、数据连线 、u盘 、复印机 、传真机 、坐席卡 、工作卡 、入场券/邀请函 、嘉宾卡
10 饮料、水果、点心 11 药品 12 纪念品 13 场地布置 …… …… 2、 客户接待 (1)根据客人的重要级别,在征求领导意见的情况下,客人的接待工作可以安排的热烈而得体。布置欢迎宣传板、电子欢迎词、录像拍摄、现场摄影,及安排好接机车辆等。 (2)礼仪小姐服务必须热情周到,服装与企业文化相符。必要时,要在会前进行统一培训与服装定置。 (3)提前将客人的入场证、房间钥匙、会议须知等分好,并放在信封内。在明显位置放置指引牌,使客人能顺利到服务台,会务人员将信封交给客人,并热情介绍有关情况。 (4)针对索取资料的人员递交的名片信息进行区别对待,不同的人员发不同的资料,并组织与会人员做好签到工作。 (5)根据不同的客人安排参观、住宿、餐饮、购物与游玩等项目。
3、 会议资料管理 (1)会前对各种资料了如指掌,以便针对不同的客户发放不同成套的资料,并于站台总负责人商量成套的分数级发放小礼品的原则。 (2)会前统一订出资料发放原则。比如“控制发放”,即对公司邀请的客户发放。 (3)会前应根据发放原则,定出大致的资料数量,重点资料及其它资料应区别准备。 会务培训 (4)每天清点资料余量,以便了解发放的数量及合理控制,发现缺少可及时请求支援。
4、 会议保密管理: 针对机密会议,加强保密工作,包括但不限于: （1） 录音设备:音响室专门指定人员配合工作人眼进行音乐的播放,不得私自录音。 （2） 指引牌,不能写明具体会议内容,并在人烟入场后立即撤掉指引牌。 （3） 无入场证明(比如说胸卡)者禁止入场。 （4） 每份资料的编号与人员相对应,若缺少资料时就能尽快确定就是谁将资料带出场。 （5） 资料、会议议程回收。会议结束时,按照资料编号一一回收清点,确保与会人员未曾携带资料离场,保证资料的保密性。
5、 会议进行当中应注意的问题 （1） 议程跟踪: 会议议程的变动,及时通知到每一与会人员; 自己不能处理的事情,及时上报到会议总协调处; 随时听取参会人员的意见与问题并分类,及时反馈或请示领导及有关人员; 记录会议期间的电话、传真,区分轻重缓急,及时处理,保证各类信息的及时传递。 （2） 做好签到工作: 与会人员全部入场后,迅速统计出席与缺席人员,并及时通知会议主持人。 （3） 确保会议期间多项服务工作顺利进行 保证会议期间相关责任人、相关工作人员按时到位,并提供接待、接听电话、收发传真、会议记录、资料整发、食宿安排、车辆调派等各项服务。 （4） 做好会议纪要 安排秘书做好会议纪要,为了给领导提供及时的会议信息,建议用速记的方式做会议纪要,并及时将会议纪要输出给相关人员确认,及时纠正存在的问题。 （5） 灵活处理会议中所出现的问题 会议中要随时注意各人员的意向,会议临时就是否有变化,进程就是否需要修改等等。 （6） 检查并提供相关会议文具 （7） 协调会场气氛,遵循会场纪律 协助领导掌握情况,按预定流程进行会议、协调气氛,尽量避免在会场中来回走动,影响会场效果。 （8） 检查仪器就是否正常。如摄像、录音就是否正常,电池就是否准备充足等。
6、 突发性事件处理 一个良好的汇报机制,就是突发事件能得到及时处理的基础,安排专人负责突发事件的处理,做到人员的及时补位。会务组成员如有必要可每日召开例会,及时发现可能造成严重后果的情况,及早预防可能发生的事件。一旦意外事件发生,首先要通知相关责任人,并及时调动各项内外部资源处理问题,做好会议议程及相关资料的调整,及时通知到会人员。对于无法处理或会务人员无权处理的突发事件应及时汇报到会议总协调处。
三） 会后整理工作
1、 会场检查 按设备清单核准仪器就是否齐全,相关会议资料有无遗漏,回收剩余的文件、资料、文具、礼品,收存会议用仪器设备,根据会议准备清单的内容检查一遍。
2、 会场清理 清除会场留存的各种会议标志,会议期间必须及时清理所有资料,严格遵守保密规定,确保企业机密的安全。对使用完毕的物品进行及时清理并归还到相关部门。
