探究公安档案的特点及管理策略

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探究公安档案的特点及管理策略
作者：许阳
来源：《山东青年》2018年第09期

摘 要：公安档案主要是公安机关在履行国家法律赋予其职责活动中所产生或者保存的具
有价值的文件材料，随着当前信息技术的快速发展，尤其是公安机关办公自动化、现代化步伐
的不断加快，也使得传统模式下的档案管理模式无法满足当下的需求。而新时期下，对于档案
管理工作等也提出了更为紧迫的要求，需要相关从业的人员以及技术等都能够得到有效的加
强。本文针对光档案的特点进行分析，并结合其在当下的现状予以有效的提升策略，希望为相
关工作者的研究提供理论支持。

关键词：公安档案；特点；管理；现状；策略
一、公安档案特点
公安档案是当前公安机关在工作中的重要内容，也是更好的确保其各项业务工作能够实现
顺利开展的必要延伸，因此想要保障公安机关工作的顺利开展，需要对公安档案特征予以细致
的了解，并且在此基础之上来提出高效的档案管理策略。首先公安档案具有多样性的类别，由
于公安机关本身就具有很多业务部门，如刑事侦查部门、户籍部门、人事政工部门、宣传部门
等等，而不同的部门在工作中也会产生不同的档案。就刑事案件侦察来说，其会产生调查卷、
预审卷、治安处罚卷，刑事侦查卷等等。而正是由于当下公安机关作为政府的重要职能部门，
其中的档案对于开展公安机关各项工作有着密切的联系，因此需要对其中就有价值的档案资料
予以有效的管理。

其次公安档案与其他领域的档案相比形成的周期更长，因为公安机关的主要职能就是打击
违法犯罪活动以及维护社会治安，需要严格按照当下的法律体系，尤其是根据刑事诉讼法或者
行政处罚法等规定来对案件进行调查取证，或者进行一些普遍的治安处罚。因为在案件开展的
过程中，本身就具有长期和复杂性的特征，而档案资源也具有一定的隐蔽性，因此其中的资源
的形成过程中时间长短也有很大的差别。

最后就是公安档案的案卷质量非常重要。对于公安来说，其需要更加全面客观的将事实呈
现出来，尤其是对于各类违法犯罪分子的活动，能够保证事实记录清楚、证据确凿、手续完
备，这样才能够体现执法过程中的严肃和规范。要能够精确的反映各个按键从调查到侦查，从
预审到结案全过程都需要由公安档案来进行准确记录，并且依次排列、整理归档。因此公安档
案有着非常严格的归档标准要求。

二、公安档案管理工作存在的问题
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当下在公安档案管理工作中依然存在一些问题需要我们予以重视。首先就是对于一些基础
的档案收集来说可能没有得到重视，因此这些当然也会出现内容不完整、归档不及时等现象，
这影响了公安机关对于档案的运用。同时由于观念落后，并且没有积极的与当下的信息化等技
术相结合，因此使得整体的档案管理技术化水平偏低，而档案管理工作需要其中的工作人员不
断提升自己的素质，如果档案人员业务素养存在缺陷，那么也会使得整个公安机关的档案管理
工作会存在普遍的问题。

三、提升公安档案管理质量策略
（一）做好基本文件材料收集工作
要想提升当下公安档案管理的质量，首先就应当做好基本的档案收集工作。通过丰富公安
档案资源来保证基础性工作的有序开展，要结合公安机关的工作特点，严格遵守档案管理中各
项工作的规定，以此来提升档案资源质量。其是针对公安机关较为繁多的部门来说，要组成专
门的档案收集小组，加强对其中档案的收集管理方面的督查。对于一些非常重要的档案来说，
如刑侦治安或者法制档案卷归档需要安排专门的人员前来处理，并且对其中一些存在失职的现
象要予以有效的处理。需要保证公安机关档案归档的完整性，对于一些在档案收集管理中做出
积极表现的个人或者单位要能够予以表扬。通过不断的改善来使得公安机关专业档案更具特
色，内容也更加丰富。

（二）强化公安民警档案意识
对于公安民警来说其也应当不断加强自身的档案意识。培养和强化公安民警的档案意识也
是做好相关工作的前提。并且当下需要实现公安档案管理规范化，仅仅依靠其中的管理人员是
无法达到目标的，因此需要更多的民警参与其中并且配合。公安机关各级领导应当充分的在其
中做好榜样作用，在其中强调档案工作的重要性，并且强化公安民警的担当意识。同时也应当
有效的结合机遇来宣传我国的档案法等法律体系。需要改变公安机关档案管理工作者的理念，
并且将理念作为行动的先导来提升档案服务功能，通过全方位开放式的服务，来发挥档案工作
的优势和价值，进而更好的为公安工作开展提供动能。

（三）加强公安档案管理队伍建设
公安机关要加强自身在档案管理队伍上的建设。要能够意识到档案管理工作对公安机关日
常工作的重要性。对于内部的档案工作人员需要具有较高的专业素养，同时在政治素质以及理
论素质上都需要符合相应的标准，这样才能够解决公安档案工作的基本问题。同时对于其中的
一些深层次问题来说，需要引进一些创新性的综合人才，也应当加大对公安档案管理的经费投
入扩建基础设施。对于内部的档案管理队伍，也可以开展有效的培训工作以此来调动企业在相
关工作中的积极性。只有保证具备一支具有复合型人才、应用型人才的档案管理队伍才能够为
公安机关各项工作的落实提供保障。
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（四）完善公安档案管理体系
公安机关档案管理需要有效的体系来对其进行约束与保障，而新的形势下应当根据档案管
理工作模式和体系建立新的管理方案，结合其信息化的需要以及提高服务质量的需求，来构建
统一的管理模式。要对其中的档案信息资源进行充分的开发利用，并且加强对档案管理工作的
监督和指导，以此来满足档案管理的实际需求。通过完善其中的管理体系，可以更好的从制度
上解决档案管理工作存在的一些问题。

（五）提高档案管理科技含量
提高档案管理科技含量是当下各个行业在档案管理中的重要追求。而需要有效的提高当利
用水平，就应该引用当下信息化技术，实现档案管理信息化规范化建设，通过发挥档案在整个
公安机关工作中的服务功能，以此来更好的实现其价值。因此需要档案管理工作人员转变观
念，通过革新自己的工作理念并且付诸实施。要树立效益意识，同时要在法律保障的范围内，
加大对于档案管理基础设施的投入，尤其是引入相应的软硬件设施，保障对于软件或者系统的
维护更新，以此来确保档案管理系统的稳定性。要对公安档案信息进行有效的共享，这才是信
息化的基本内涵，对一些不涉及机密的文件，可以在部门之间实现共享来提高工作效率和档案
服务水平。

四、结束语
公安档案管理工作是公安各项工作开展的基础内容，因此要能够在理念上对其予以重视，
同时要能够结合新的档案管理理念来加强内部管理队伍的建设，通过理念作为引导、制度作为
保障来构建现代化的公安档案管理体系，以此来更好的发挥公安档案的价值，并且在为公安工
作提供服务同时，也能够彰显整个公安机关的社会价值。

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案.2013（04）
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（作者单位：南京市公安局建邺分局，江苏 南京 210000）