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技术资料归档管理规定

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蒲城清洁能源化工有限责任公司70万吨/年煤制烯烃项目技术资料归档管理规定（执行版）2014年4月1目的为统一本工程项目施工技术文件材料的归档工作，建立完整、准确、系统的竣工档案，特制订本规定。

2适用范围本规定适用于公司建设项目各管理部门、设计单位、工程建设承包商、施工单位、监理单位及参与项目建设的其它单位。

3定义3.1项目文件指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的可追溯性文件，包括前期文件、设计文件、项目管理文件、施工文件、设备仪器类文件、监理文件、试生产文件和项目竣工验收文件等。

3.2项目前期文件指工程开工之前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件。

3.3项目竣工文件指项目竣工时形成的反映施工过程和项目真实面貌的文件，主要由项目施工文件、项目竣工图和监理文件组成。

3.4项目施工文件指项目施工过程中形成的反映建筑、安装情况的文件。

3.5项目竣工图指项目竣工后按照工程实际情况所绘制的图纸。

3.6项目监理文件指监理单位对项目工程质量、进度和建设资金使用等进行控制的文件。

3.7项目竣工验收文件指项目竣工后试运行中以及项目竣工验收时形成的文件。

3.8项目文件归档指建设项目的设计、施工、监理单位在项目建设完成时向建设单位或者委托的承包单位移交经整理的全部相应文件；项目建设单位各机构将项目各阶段形成并经过整理的文件定期报送档案管理机构。

3.9项目档案指经过鉴定、整理并归档的项目文件。

3.10项目档案的移交项目中间交接后，承包商按照合同、协议或规定向项目档案室移交档案；项目档案通过专项验收后，向生产使用单位移交。

4项目档案管理组织机构及职责4.1组织机构为确保工程项目文件材料归档的完整、准确、系统、规范，项目文件归档和移交工作在蒲城清洁能源化工有限责任公司项目竣工资料验收领导小组的统一领导下，实行集中管理、分级负责的原则，4.2管理职责4.2.1公司档案管理工作由技术开发部档案室归口管理，负责对项目文件的形成、收集、整理、归档工作进行检查、指导和监督；负责项目档案专项验收的组织工作；接收和管理公司项目档案。

4.2.2项目控制与施工管理部根据归档范围和归档责任负责完成自身所形成文件的收集、整理和归档工作；负责对承包商所移交归档文件的检查、指导、监督、审核、签署等工作，并在交工资料的真实性、准确性、齐全性及完整性严格把关；负责项目文件向技术开发部档案室移交的工作。

5项目文件的收集和编制5.1收集和归档责任项目文件由文件形成单位负责整理、归档工作，各责任单位必须按归档要求和归档时间做好归档文件的收集、整理、组卷、编目和移交归档。

具体归档范围及归档责任详见表5.1所示表5.1工程建设项目文件归档范围、保管期限和归档责任一览表（仅供参考）分类号归档范围保管期限、份数归档责任6.10基本建设一期工程6.10.00.00工程项目建设管理过程中形成的特殊载体材料（声像、照片、电子光盘）（包括奠基、开工仪式、建设前原始地形、地貌，项目建设重大节点、中交仪式、国家领导人视察、各专题会、试生产、竣工验收等）永久/2份综合管理部、项目控制与施工管部承包单位6.11前期文件6.11.01.00可行性研究文件2份技术开发部1.项目建议书及报批文件永久2.项目选址意见书及报批文件永久3.可行性研究报告及评估、报批文件永久4.项目评估(包括借贷承诺评估)、论证文件永久5.环境预测、调查报告、环境影响报告书及报批文件永久6.11.02.00设计基础文件2份项目控制与施工管理部、技术开发部1.工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验、试验报告、重要土、岩样报告及说明永久2.地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测记录永久3.水文、气象、地震等其它设计基础资料永久6.11.03.00征地移民文件2份规划部1.征用土地申请、批准文件、红线图、坐标图、行政区域图永久2.征地移民拆迁、安置、补偿批准文件、协议书永久3.建设前原始地形、地貌的状况图、照片永久6.12设计文件6.12.00.00设计管理文件2份技术开发部1.各设计阶段设计审查、会谈纪要、设计评价、鉴定、审批文件⑴基础设计包终版审查文件（包括工艺及PDP长期审查文件）⑵审查意见、审查咨询报告、审查会谈纪要等长期⑶设计评价（估）报告、鉴定、审批等永久2.设计联络往来文件长期⑴开工会纪要、设计交底会议纪要、各专题会议纪要等⑵传真⑶信函⑷通知⑸备忘录⑹内部、外部工作联系单6.12.01.00总体规划设计文件永久/2份技术开发部6.12.02.XXX （装置代码）各装置的基础设计文件（初步设计）永久/2份技术开发部6.12.03.XXX （装置代码）各装置的详细设计图纸（施工图），按照以下专业图号排列永久/2份技术开发部1．工艺2．管道3．仪表4．设备5．机械6．电气7．热工8．暖通9．电信10．给排水11．建筑12．结构13．消防14．总图15．储运16．分析化验6.12.05.XXX（装置代码）关键技术设计文件或引进技术文件（工艺包）永久/2份技术开发部6.13项目管理文件6.13.00.001、专项审批文件永久/2份⑴震评价报告及报批文件按职能分工由各相关部门负责归档⑵地质灾害评价报告及报批文件⑶水土保持评价报告及报批文件⑷水资源论证报告（含水权转换报告）及报批文件⑸职业危害预评价报告及报批文件⑹工业卫生评价报告及报批文件⑺劳动安全预评价报告及报批文件⑻消防、人防、规划等申请、批复文件⑼节能评估报告⑽矿产资源压覆审批文件⑾军事文物文件2、配套协议文件长期/2份⑴水、电、天然气、通信、供排水、能源动力、防疫等配套协议文件⑵材料、燃料供应、外部运输等来源协议文件长期/2份6.13.00.01项目部管理文件项目控制与施工管理部1.项目总体策划及审核、发布文件永久2.项目例会、专题会、项目经理例会、协调会、调度会会议纪要长期3.签报（阅批件）长期4.工程建设大事记永久6.13.01.00投资控制管理文件2份规划部、项目控制与施工管理部1.总体建设进度计划、项目执行计划长/短期2.月度、年度进度计划，月度、年度进度统计报告长/短期3.月度、年度费用计划，月度、年度费用报告长/短期4.工程概算管理及结算文件长期/永久5.项目进度控制、费用控制、合同控制管理文件长/短期6.13.02.00工程质量管理文件2份项目控制与施工管理部1.工程质量管理体系文件长期2.工程质量监督报告永久3.工程质量管理专题纪要、工程质量整改通知单及回复、检查通报、通知长期4.工程质量事故处理文件永久6.13.03.00HSE管理文件2份HSE管理部1．安全事故处理文件永久2.HSE检查通报及整改回复短期6.13.04.XXX （装置代码）施工管理文件长/短期项目控制与施工管理部1．施工综合管理文件（信函、传真、工作联络单、通知等）2份2．项目组施工管理文件（会议纪要、传真、内部工作联络单、通知、备忘录、工程质量整改通知单及回复、HSE检查通报及整改回复、中交验收文件）2份6.13.05.00财务管理文件2份财务资产部1.银行借贷及资本金方面文件及批复长期2.税务方面的文件及批复永久3.外汇管理方面文件及批复永久4、工程建设项目财务计划及执行、年度计划及执行、年度投资统计文件永久5、交付使用的固定资产、流动资产、无形资产、递延资产清册、竣工决算文件永久6、项目会计档案短期6.13.06商务管理文件2份商务与采购部、企业管理部6.13.06.00商务管理工作中形成的综合性文件长/短期6.13.06.01商务合同正、副本（包括招标、投标、评标文件）1.招标书、招标修改文件、招标补遗及答疑文件长期2.投标书、资质材料、委托授权书和投标澄清文件、修正文件（包括承诺函，保证性文永久件）3.评标报告、开标记录、评标人员签字表、评标记录长期4.中标通知书长期5.合同谈判纪要、合同审批文件、合同书、合同变更文件永久6.13.07采购管理文件2份商务与采购部、企业管理部6.13.07.00项目采购工作中形成的综合性管理文件长/短期6.13.07.01采购合同正、副本（包括招标、投标、评标文件）1.招标书、招标修改文件、招标补遗及答疑文件长期2.投标书、资质材料、履约类保函、委托授权书和投标澄清文件、修正文件永久3.评标报告、开标记录、评标人员签字表、评标记录长期4.中标通知书长期5.合同谈判纪要、合同审批文件、合同书、合同变更文件永久6.14施工文件6.14.00基础工程永久/2份项目控制与施工管理部承包商01勘探阶段02土方阶段03强夯阶段04桩基阶段6.14.XXX（主项号）.00各装置综合卷永久/2份项目控制与施工管理部承包商1．封面A2．封面B3．交工文件总目录4．交工文件总说明5．施工组织设计6．单位工程分部分项划分表7．承包商资质报审8．综合性工程技术专题洽谈记录、各专业综合性图纸会审纪要9.综合性会议纪要10．开工报告11．停、复工令12．项目管理计划13．专业施工三级质量控制点划分表14.设备、仪表等制造厂商及设备、仪表清单15．重大质量事故处理鉴定报告16．工程尾项清单17．工程中间交接验收申请18．备品备件移交证明19．工程实体照管责任移交证明20．专用操作、维修工具移交证明21．工程质量保修书22．单位工程质量评定表23．工程质量评价报告24.工程中间交接证书25.工程交工证书交工文件三方会审单6.14.XXX（主项号）各装置专业卷（按综合册、施工技术册、工程质量验收资料、使用功能安全功能控制资料顺序进行案卷排列）6.14.XXX．XX．001一、综合册永久/2份项目控制与施工管理部承包商XX指专业号1．封面AXXX指主项号2．封面B3．专业工程交工文件总目录4．交工文件说明5.特殊工种人员资质报审6．开工报告7．备忘录、技术总结8．施工方案及报审表、施工计划、施工安全技术措施、施工工艺文件9．工程变更一览表及设计变更和工程联络单10．专业工程技术洽商记录交工文件三方会审单在综合册后流水排列二、施工技术册1．封面B2.交工技术文件说明3．技术交底、图纸使用说明4．施工定位（水准点、导线点、基准线、控制点等）测量、复核记录、地质勘探5.专业施工记录6.检测（验）、试验、调试、试车记录（报告）交工文件三方会审单在技术册后流水排列三、工程质量验收资料永久/2份项目控制与施工管理部承包商1．封面B2.交工技术文件说明3．施工质量验收记录4.分部、分项工作质量验收评定记录5、单位工程质量验收评定记录交工文件三方会审单在工程验收册后流水排列四、使用功能、安全功能控制册永久/2份项目控制与施工管理部承包商1．封面B2.交工文件说明3.材料/设备质量证明文件一览表4．材料报审表带附件：（1）数量清单及自检结果（2）出厂质量证明文件（3）合格证交工文件三方会审单6.14.XXX（主项号）.01土建专业卷6.14.XXX（主项号）.02设备安装专业卷6.14.XXX（主项号）.03管道专业卷6.14.XXX（主项号）.04电气专业卷6.14.XXX（主项号）.05电信专业卷6.14.XXX（主项号）.06仪表专业卷6.14.XXX（主项号）.07消防专业卷6.15.XXX（主项号）各装置竣工图（按照设计图纸专业图号顺序归档）各专业单独组卷，每专业卷前加“封面B”、“交工文件三方会审单”永久/2份项目控制与施工管理部承包商、技术开发部、各设计院1．工艺2．管道3．仪表4．设备5．机械6．电气7．热工8．暖通9．电信10．给排水11．建筑12．结构13．消防14．总图15．储运16．分析化验6.16.XXX（主项号）无损检测资料无损检测单位6.16.XXX（主项号）001一、综合管理资料1.检测单位资质2.施工合同3.开工报告/停复工报告4.项目经理任命文件5.单位资质证书、项目部组织机构人员及资质6.会议纪要及往来信函7.施工组织设计等6.16.XXX（主项号）002二、施工技术文件1.检测委托单、检测报告、射线检测排版图、管道单线图等6.17.XXX（主项号）各装置监理文件6.17XXX（主项号）.01施工监理文件（按综合册、施工监理册顺序进行案卷排列）长期/2份项目控制与施工管理部监理单位一、综合册1．封面A2．封面B3．交工技术文件总卷宗目录4．交工技术文件说明5．监理规划、细则及批复6．施工及设备器材供应单位资质审核，7．施工进度、延长工期审核8．变更价格审查、支付审批、索赔处理文件9.开（停、复、返）工令、许可证10.监理通知、监理工程师指令、指示、来往函件、报告11.协调会议纪要12.主要材料及工程投资计划、工程量完成报表及分析统计文件13.监理月报14.监理工作总结二、施工监理册1．封面B2．设计变更、材料、零部件、设备代用审批3．外观、质量、文件等检查、抽查记录4．旁站记录5．单元工程检查及开工（开仓）签证6．工程分部、分项质量认证、评定7．工程质量评价报告8．监理工作声像材料6.17.XXX（主项号）.02设备采购、监造文件（按综合册、材料册、施工记录册顺序进行案卷排列）长期/2份项目控制与施工管理部监理单位1．封面A2．封面B3．设备制造单位资质审核4．会议纪要5．监理工程师通知单、来往文件6.监理工作联系单7．监理月报8．设计变更、材料、零部件、设备代用审批9．质量事故处理文件10．监造工作声像材料11．设备采购、监造工作总结6.17.XXX（主生产技术准备、试生产文件2份生产部项号）.001．技术准备计划短期2．试生产管理、技术责任制短期3．开停车方案短期4．技术培训材料短期5．安全操作规程，设备试车、验收、运转、维护记录，事故分析报告长期6．试生产运行记录短期7．工业卫生、劳动保护、环保、消防运行检测记录短期8．试生产产品质量鉴定报告短期9．产品技术参数、性能、图纸永久6.18.XX（竣工验收年度后两位）.00竣工验收文件2份项目控制与施工管理部1．项目竣工验收报告永久2．工程设计总结永久3．工程施工总结永久4．工程监理总结永久5．项目质量评审文件永久6．工程审计文件、材料、决算报告永久7．环境保护、安全、劳动卫生、消防、水土保持、档案等验收审批文件永久8．竣工验收会议文件、验收证书及验收委员会名册、签字、验收备案文件永久9．项目评优报奖申报材料、批准文件及证书长期10．工程现场声像文件永久5.2项目文件编制的基本准则归档的项目文件必须完整、准确、系统、规范，要能够真实记录和反映工程建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、设备安装、调试、试生产及竣工验收的全过程，做到图物相符、数据可靠、签署完备；项目施工文件按照“存、交分离”的原则，执行《石油化工建设工程项目施工过程技术文件规定》(SH/T3543-2007)、《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）、《建筑工程质量验收统一标准》（GB50300-2002）《石油化工建设工程项目交工技术文件规定》(SH/T3503-2007),一并交业主归档。

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技术档案归档管理制度

技术档案归档管理制度

技术档案归档管理制度技术档案归档管理制度一、目的技术档案归档管理制度的目的是为了规范企业技术档案的归档管理，确保技术档案存储的完整性、安全性和可用性，提高企业技术管理水平，提高生产效率和产品质量，保证企业长远进展。

二、适用范围本制度适用于企业各部门、各类技术档案的归档管理。

三、基本原则1.技术档案管理以规范为基础，以保密为原则，以信息共享为目标。

2.技术档案存储中不得显现遗漏，谢绝存储不正当、违法、不实、不稳定、不安全信息。

3.归档人员必需谙习相关法律法规和技术规范，保证技术文件处于安全状态。

四、职责分工1. 归档人员（1）依据归档计划，精准地将相关技术档案密封装袋后输入电脑信息系统，再存放到宣扬刊物柜子内，售后客诉柜子内等各个标签下的合适位置，并进行防水、防潮、防虫、防火、防盗措施。

（2）负责档案的检索、借阅和交流、复制等相关工作。

（3）定期对技术档案进行清理和整理工作，并对未达到保留期限的技术档案进行销毁处理。

（4）对外反映计划执行情况，将管理评估结果纳入集团评估系统，以便集团进行有效的评估和监控。

2. 部门主管（1）负责做好技术档案的归档管理工作，并对部门技术档案进行定期检查，确保其完整性和真实性及与其责任有关的质量记录的可查性。

（2）对部门进行培训，提高归档管理水平，防备档案的故障。

（3）对技术档案进行安全防范工作，定期组织审查及对安全隐患进行排查、处理，提升公司技术档案管理水平。

3. 企业领导（1）依据实际情况，审定和重新订立本制度及执行方法。

（2）检查技术档案的储存情况，引导各级部门做好技术档案归档管理工作，提高技术档案管理水平。

五、归档流程1.技术文件进厂流程：技术文件由技术部门供给，经过初步审定后，若为紧要技术文件、标准规范等，需进行复查，确认无误后，将技术文件提交给档案管理部门进行归档处理。

档案管理部门在收到技术文件时，必需进行登记、转移和备份，以确保技术文件的真实性和牢靠性。

技术资料归档管理制度

技术资料归档管理制度

技术资料归档管理制度一、背景随着科技的不断发展，各类技术资料的数量和种类繁多，如何有效地管理和利用这些技术资料对于保证企业的创新能力和竞争力具有重要意义。

因此，建立一套科学、规范的技术资料归档管理制度是每个企业必不可少的工作。

二、目的1.确保技术资料的安全性和完整性，防止意外丢失和损坏；2.提高技术资料的检索效率和利用率，满足各部门的需求；3.便于掌握企业的技术发展历程；4.促进技术交流和合作，避免重复开发和浪费。

三、范围适用于企事业单位内所有技术部门、研发中心以及相关人员。

四、原则1.统一规划：统一规划技术资料的归档标准、格式和分类；2.完整录入：技术资料应完整、准确、及时地录入系统中；3.安全保护：对技术资料进行备份和加密，确保其安全性；4.流程管理：规范技术资料的流转、借阅和归还流程；5.定期更新：及时更新和淘汰过期的技术资料。

五、管理流程1.归档准备(1)制定技术资料的归档标准、格式和分类；(2)建立技术资料的统一编码和命名规则；(3)配置专用的归档管理软件或系统。

2.归档操作(1)将技术资料按照分类和编码进行整理和归类；(2)编制技术资料的目录索引，并输入到归档管理软件中；(4)确保技术资料的备份和加密操作。

3.归档存储(1)将已归档的技术资料标识在仓库，便于检索和取用；(2)对技术资料的存储环境进行定期检查和维护；(3)确保管理人员对存储的技术资料进行定期巡查和清点。

4.归档查询(1)制定技术资料的查询流程和方式；(2)利用归档管理软件进行技术资料的查询和统计；(3)确保查询结果的准确性和完整性。

5.归档借阅(1)制定技术资料的借阅流程和规定；(2)借阅人员必须提供明确的借阅目的和期限，并签署借阅协议；(3)确保借阅的技术资料能够及时归还，并进行更新或归档。

六、工作责任1.归档管理员负责技术资料的归档和管理工作；2.各部门或项目组负责整理归档所属的技术资料，并按照规定交由归档管理员；3.归档管理员对技术资料的存储环境和安全性负责，并进行定期巡查和维护；4.借阅人员负责按规定使用借阅的技术资料，并在期限内归还；5.相关人员对技术资料的保密工作负有责任，不得将技术资料外泄。

技术部资料档案管理制度

技术部资料档案管理制度

一、总则为规范技术部资料档案的管理工作，确保技术资料的完整、准确、安全和有效利用，充分发挥技术资料在技术创新、项目研发、生产管理等方面的作用，特制定本制度。

二、管理范围本制度适用于技术部所有涉及生产、研发、设计、质量、设备等领域的资料档案，包括但不限于以下内容：1. 设计图纸、工艺文件、技术规范；2. 科研项目报告、实验数据、技术论文；3. 设备操作手册、维护保养记录；4. 产品质量检验报告、认证文件；5. 外来技术资料、行业标准、法律法规；6. 其他与技术研发、生产管理相关的资料。

三、管理职责1. 技术部档案管理员负责技术资料档案的收集、整理、归档、保管和利用工作；2. 各部门负责人负责本部门技术资料档案的收集、整理和归档工作；3. 员工负责本岗位产生的技术资料档案的整理和归档工作；4. 公司其他部门需使用技术资料档案时，应向技术部档案管理员提出申请，经批准后方可借阅。

四、管理流程1. 收集：各部门、员工在日常工作过程中，应将产生的技术资料及时收集整理，并按照档案分类标准进行分类；2. 整理：对收集到的技术资料进行分类、编号、编制目录，确保资料完整、准确；3. 归档：将整理好的技术资料按照归档要求，及时向档案管理员提交；4. 保管：档案管理员负责技术资料档案的保管工作，确保档案安全、完整；5. 利用：各部门、员工需查阅技术资料档案时，应向档案管理员提出申请，经批准后方可借阅。

五、档案分类与编号1. 按照技术资料的性质、内容、来源等进行分类；2. 每类资料按照时间顺序编号，确保编号的唯一性。

六、档案保管与安全1. 档案管理员应定期对技术资料档案进行清点、检查，确保档案的完整性和安全性；2. 档案室应配备防火、防盗、防潮、防虫等设施，确保档案不受损害；3. 档案管理员需妥善保管档案，不得擅自复制、泄露档案内容。

七、监督检查与奖惩1. 公司定期对技术资料档案管理工作进行检查，对存在的问题及时整改；2. 对在技术资料档案管理工作中表现突出的个人或部门给予表彰和奖励；3. 对违反本制度的行为，视情节轻重给予批评教育或相应处罚。

公司技术档案管理制度细则

公司技术档案管理制度细则

第一章总则第一条为规范公司技术档案管理工作，确保技术档案的完整、准确、安全，提高技术档案管理水平，特制定本细则。

第二条本细则适用于公司内部所有技术档案的管理，包括设计文件、产品资料、研发成果、技术标准、操作规程等。

第二章管理职责第三条公司技术档案管理实行归口管理，由技术部负责技术档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。

第四条技术部应设立技术档案管理员，负责具体的技术档案管理工作，包括：（一）制定技术档案管理制度和操作规程；（二）负责技术档案的收集、整理、归档、保管和利用；（三）对技术档案进行定期检查、维护和更新；（四）协助各部门进行技术档案的借阅、查询和利用；（五）负责技术档案的销毁和报废。

第三章技术档案的收集与整理第五条技术档案的收集应遵循以下原则：（一）全面性：收集的技术档案应涵盖公司所有技术领域，确保档案的完整性；（二）准确性：收集的技术档案应真实、准确、可靠；（三）及时性：及时收集技术档案，确保档案的时效性。

第六条技术档案的整理应遵循以下要求：（一）分类整理：根据技术档案的性质、用途和保管要求，进行分类整理；（二）编号管理：对技术档案进行编号，建立档案目录，方便查阅；（三）装订成册：对纸质技术档案进行装订，确保档案的整洁和便于保管。

第四章技术档案的保管与利用第七条技术档案的保管应遵循以下要求：（一）安全保管：确保技术档案的物理安全，防止火灾、水灾、盗窃等事故发生；（二）保密保管：对涉及公司商业秘密的技术档案，应采取保密措施，防止泄露；（三）定期检查：定期对技术档案进行检查，确保档案的完整、准确和安全性。

第八条技术档案的利用应遵循以下规定：（一）合法利用：按照国家法律法规和公司相关规定，合法利用技术档案；（二）规范借阅：借阅技术档案应填写借阅单，经批准后方可借阅；（三）及时归还：借阅的技术档案应在规定时间内归还。

第五章技术档案的销毁与报废第九条技术档案的销毁与报废应遵循以下程序：（一）提出销毁或报废申请；（二）经技术部审核批准；（三）由技术档案管理员进行销毁或报废；（四）销毁或报废后，应进行登记备案。