略论公文处理的准确性

写作公务文书无论从事专业工作，还是从事行政事务，都要学会通过公文来传达政令政策、处理公务，以保证协调各种关系，决定事公文是法定机关与组织在公务活动中，按照特定的体式、经过一定的处理程序形成和使用的书面材料，又称公务文书或我国公文有统一性的特点，它的格式、种类、行文规则、办理等都是全国统一的，一般遵照国务院办公厅1987年2月发布、1993年11月修订并于1994年1月1日起实行的《国家行政机关公文公文还有四个特点：1.内容和程序的合法性：公文的具体内容和制定程序必须2.3. 公文语体的简明性，观点严谨、鲜明，文字朴实、庄重。

4. 对机关工作的依赖性。

机关工作是公文形成的基础，公文公文除了文字文书之外，现在又有了电信文书(电报、电话记录)、声像文书(录音、录像)、图形文书(以图表为主，伴以简要文字说明)随着电子计算机的广泛使用，机关开始运用各种办公自动化工具，而且还利用计算机组成机关管理自动化系统。

电子计算机集数据、文字、影像和音讯处理于一身，使办文进入一个快速、准文种：12类13种1. 命令(令)适用于依照有关法律规定发布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；奖惩有关人员；撤销下级机关不适当的决定。

2.适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人3.4.适用于对下级机关布置工作，阐5.“通告”适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

6.适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或7.8.适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，9.适用于向上级机关请求指10.11.适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题；向12.格式：文本的11项规定通用公文一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、(一) 发文机关应当写全称或者规范化简称；联合行文，主办(二) 秘密公文应当分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”，“绝(三) 紧急文件应当分别标明“特急”、“急件”；紧急电报应当(四) 发文字号，包括机关代字、年份、序号。

公文基本知识公文是指国家机关、团体、企事业单位依据法律法规、规章制度或上级机关的指示、决定、要求等需要发表的正式文件。

它以书面形式表述，具有权威性、明确性、规范性和约束力，是组织管理和沟通的重要工具。

为了使公文起到有效的作用，编写公文时需要掌握一些基本的知识。

一、公文的类型及特点公文根据用途和内容的差异，可以分为行政公文、党政公文、经济公文、法律公文、新闻公文等。

不同类型的公文有不同的特点，但它们都具有以下的基本特征：1. 规范性：公文通常是按照事先制定的规范文件进行书写，具有一定的格式和结构要求，例如标题、正文、落款、文号等。

这种规范性使得公文具有标准化、规范化的特点，便于理解和处理。

2. 明确性：公文要求言简意赅、表达清楚，使读者能够准确理解公文的内容和意图。

公文的表述应尽量避免模棱两可、含糊不清的词句，避免引起误解和歧义。

3. 简洁性：公文一般要求简明扼要，避免冗长和废话。

内容要精炼、紧凑，注重重点和要义的表述，不必过多赘述细节和次要信息。

4. 确定性：公文的表述要确切、准确，避免使用含糊、模棱两可的词句。

应尽量用具体、明确的措辞来传达信息，使读者无法产生歧义。

5. 正式性：公文是正式文件，要求用正式的语言和措辞，避免使用俗语、口语、方言等非正式表达方式。

公文的格式、样式、用字都要讲究规范和庄重。

二、公文的组成部分公文通常由以下几个基本部分组成：1. 头部：头部是公文的开头部分，包括标题、发文机关和发文字号等信息。

标题一般用于简要概括公文的主题和目的，发文机关用于表明公文的发出单位，发文字号用于标识公文的编号和归档。

2. 正文：正文是公文的主体部分，包括公文的内容和要点。

公文的正文应按照条理清晰、逻辑严密的方式进行组织，注意分段和段落间的过渡。

正文的内容应紧扣主题，将要传达的信息和意图准确地表达出来。

3. 落款：落款是公文的结尾部分，用于表明公文的发文日期、署名和印章等。

落款是公文的重要组成部分，应注意格式和规范，以确保公文的合法性和真实性。

人大机关公文处理办法（全国人大常委会办公厅2000年1月15日修改并印发）第一章总则第一条为使人大机关的公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理的质量和效率，制定本办法。

第二条人大机关的公文，是人大及其常委会在依法行使各项职权过程中形成的具有特定效力和规范格式的文书，是发布法律、地方性法规、决定、决议、公告，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的重要工具。

第三条人大机关文秘部门是人大机关公文管理的工作机构，负责公文的处理；协调和指导本机关各部门的公文处理工作。

人大机关各部门应当设置专门机构或者配备专职人员负责本部门的公文的处理工作，并逐步改善办公条件。

文秘工作人员应当忠于职守、保守秘密、作风严谨，具备相应的业务知识。

第四条人大机关的公文处理，包括公文拟制、审核、办理、管理、立卷归档等一系列衔接有序的工作。

公文处理必须做到规范、准确、及时、安全。

第五条公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。

第二章公文种类第六条人大机关的公文种类主要有：公告，决议，决定，法、条例、规则、实施办法，议案，建议、批评和意见，请示，批复，报告，通知，通报，函，意见，会议纪要等。

公告适用于发布法律、地方性法规及其他重要事项。

决议适用于经会议审议或讨论通过的重要事项。

决定适用于对重要事项做出的决策和安排。

法、条例、规则、实施办法适用于人大及其常委会审议通过的法律、地方性法规。

议案适用于根据法律规定，依据法定程序，提案人向人大及其常委会提请审议的事项。

建议、批评和意见适用于人大代表向人大及其常委会提出，由常委会的办事机构交由有关机关、组织研究处理并负责答复的事项。

请示适用于请求指示、批准事项。

批复适用于答复请示事项。

报告适用于汇报工作、反映情况、提出建议等。

通知适用于传达指示，转发公文，传达需要办理、执行或周知的事项，任免人员等。

通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

公文写作中经常出现的错误近年来，各地各部门按照中央有关规定和要求，认真做好公文处理工作，公文质量有了明显提高。

但我们在公文审核过程中，也时常发现一些这样那样的问题。

归纳起来，主要集中在以下几个方面：一、公文格式不规范公文格式是公文最基本的规范。

对此，中央办公厅、国务院办公厅2012 年下发的《党政机关公文处理工作条例》中，专门用一章的篇幅阐述了公文格式的相关要求；国家质量监督检验检疫总局和国家标准化管理委员会发布的《党政机关公文格式》，对党政机关公文格式作出了明确而具体的规定。

但在实际工作中，仍存在着不规范的情况。

（一）与标题有关的问题1. 无标题或标题要素不全。

按照规定，公文一般应当有标题，且应由发文机关名称、事由和文种三个要素组成，如：《国家信访局关于召开第七次全国信访工作会议的请示》。

其意义在于简明扼要地说明公文的核心内容，让阅文者一目了然，不用看正文也能知道‚谁来文‛和‚什么事‛。

但我们在核发文稿或收文办理时经常看到，有的公文没有标题，非得看完全文才知道行文单位的意图；有的公文标题没有发文机关名称；有的公文标题中，事由概括不够准确、精练，让人看了一头雾水。

2. 标题编排不美观。

按照规定，标题编排于红色分隔线下空二行位臵，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词义完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，呈梯形或菱形。

但一些同志对这一规定把握不准，导致有的标题仅与红色分隔线下空一行，显得十分局促；有的字数较多的标题不分行或分行不恰当；有的回行时把一个词拆开写在了两行，破坏了词义的完整。

（二）与落款有关的问题1. 不注意区分加盖印章的落款与不加盖印章的落款在编排上的不同。

按照国家标准，单一机关行文时，加盖印章的公文，成文日期一般右空四字编排，发文机关署名在成文日期之上、以成文日期为准居中编排；不加盖印章的公文，发文机关署名右空二字编排，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名的，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。