项目管理硕士课程
《项目采购管理》个人作业
下文为本人在项目管理硕士课程中所作项目采购管理个人作业，以实际案例进行剖析。
个人作业：结合自己所接触的采购活动，哪些内容是已经做得很好的，采购经验是什么？那些采购环节急待加强，采购教训是什么？
一、采购活动简介
2014年，贵阳市XX局为将2013年度工作中新增的业务档案进行数字化成像，实施了一次项目采购活动。（此前，该局曾经申请财政资金对2012年底前产生的原有业务档案全部进行了数字化成像，招标后项目由北京华X公司中标实施，并已于2013年末通过项目验收。）此次采购报请财政同意后，资金由XX局下属单位自筹，并通过单一来源采购方式实施。2014年初，经与北京华X公司协商，双方签订了项目合同，约定了项目实施内容、工期、计价方式、结算方式、项目实施场地、验收方式等内容。2014年底，项目基本实施完毕，但由于期间双方有较多争议，项目至今仍未完成验收、结款工作。
二、项目采购活动分析
我全程参与了此次采购活动，现在结合项目采购管理中应当进行的规划采购、实施采购、控制管理采购、结束采购等阶段，对此次采购进行分析、简述：
1.规划采购
我单位成立了采购小组以完成此次采购。但由于没有设置专职采购人员及采购小组成员专业知识匮缺等原因，此次采购很不规范，采购过程中缺乏系统的规划采购，几乎全是依照：成员个人主观认识—采购小组集体商议、确定的模式对采购进行了计划、安排。
在明确采购目标、采购内容、采购档次时，未采用技术工具、手段进行细化明确，而是仿照已经实施完毕的原有档案数字化成像项目中的相应要求来进行确定的，但因新项目与原有项目存在延续性及高度相似性，未出现重大偏差。采购预算是按照2013年度业务工作数量统计及北京华X公司在旧有项目的中标价进行的大概估算，对采购价格的调整缺乏科学计算、合理调整。采购技术参数是在原有项目的采购合同中约定的参数基础上，依据2012年底国家新颁布的行业规范要求进行调整后确定。在确定合同类型时，仿照原有项目采用了固定单价合同。在确定采购方式时，考虑到原有项目由北京华X公司采用其自主知识产权的生产软件实施，并已建立了专门格式的电子档案系统等因素，为与原有项目保持一致性并有后续的软件、电子档案系统升级维护需求，采取了单一来源采购方式，仍向该公司进行新项目的采购，但未确定具体的采购流程。在确定合同通用条款、专用条款时，几乎照搬了原有项目的合同格式及条款，没有根据原有项目实施中出现的合同争议、变更情况及采购技术参数变化情况对通用、专用条款进行修正。项目的采购时间系由采购小组协商后确定大致时间，没有与档案的收集、移交情况进行综合考虑，未运用关键路径法、
甘特图等进行科学规划。由于原有项目北京华X公司已经实施完毕并通过验收，且采购小组当时认为新旧项目的相似度高，因此并未进行项目风险分析，也未针对北京华X公司可能出现的违约风险制订相应的罚则。此后项目进入了实施采购阶段。
2.实施采购
由于未进行系统性的采购规划，并未形成项目采购管理计划、采购工作说明书、采购文件、变更请求等指导性文件。因此，采购小组在对北京华X公司所报的项目固定单价、预计工期等进行审议后，提出了调整意见，并指派小组成员一人进行了反馈。在与北京华X 公司达成合意后就由该小组成员签订了项目合同。
但由于项目采购专业知识的匮缺，并未形成变更请求、项目管理计划等书面文件，导致后序工作缺乏工作指导、管理依据。
3.管理采购
我单位在此阶段仅仅按照项目合同中所约定的质量检查、进度款支付等事项对北京华X公司的生产进行了质量抽检、进度确认，并根据结果进行了项目进度款项的支付。由于双方未约定合同变更、合同索赔等具体事项、条款，导致争议不断、协商不断。合同中罚则约定存在缺漏，使得北京华X公司出现了“有错就认，慢慢再改，拖延工期”的情况，而我单位却没有一个强有力的、有效的管理措施、制约手段，合同执行能力较低。也就谈不上对北京华X公司进行阶段性绩效管理、阶段性检查与审计。
4.结束采购
由于前序工作中相应文件的缺失、合同条款的缺漏，导致出现了较多的项目争议、合同变更等情况，双方尚未达成一致意见。因此，项目尚未通过竣工验收，项目尾款未结算，更无法进行项目审计。也没有形成相应的组织过程资产文件。
三、项目采购总结
1. 业主方在缺乏专职采购人员，采购专业知识不足的情况下，成立采购小组并借鉴了原有项目的招标文件、合同等文件资料，较好的解决了采购目标、采购内容、采购档次、采购技术参数、合同类型的确定；同时，合理选定了采购方式，确保了新旧项目的一致性及后续的配套服务需求的解决。
2. 此次采购中，存在以下方面问题：采购小组严重缺乏采购知识，未能规范的系统的规划采购；实施采购的过程相对草率；管理采购能力低，合同执行能力低；结束采购进度缓慢。
具体而言，规划采购阶段中未当采购技术参数调整后，合同通用、专用条款没有进行相应的调整、衔接；同时由于没有对项目进行风险分析，导致合同中缺乏相应的罚则信息，使后续的采购管理缺乏相应的依据和手段，出现了风险防控手段缺失；采购预算和采购流程未进行科学性的细化，导致实施采购时未能实现经济利益最大化；规划采购后的输出性书面文件缺失，使得后续各阶段工作存在内容、事项上的缺失和不明确，后序工作显得较为混乱。实施采购阶段，相关工作流程没有合理安排，未能运用相应的谈判、沟通技巧来实现经济利益
最大化；并且未形成项目管理计划、变更请求等组织过程资产文件，使得后续的采购管理工作的开展有严重缺失、缺陷。管理采购阶段中由于前序工作的缺失事项影响，导致本阶段应进行的工作未能全面开展，仅限于质量检查和进度确认、进度款支付；当出现争议时，合同变更、索赔等工作无法有序进行；同时，合同中罚则条款的缺漏，使得北京华X公司出现工期延误现象后，没有有效的惩罚、制约措施。结束采购阶段中，由于前序工作的各种缺漏，导致项目验收、结款出现延误，更无法进行审计；也未形成组织过程资产文件，不利于今后采购工作的提升。
3.根据此次采购的实际情况，我单位在以下方面急待加强：一是尽快结束此次采购。通过与北京华X公司沟通、协商，力争对争议、变更事项达成一致，推动项目尽快通过验收，形成结束标志性文件，以便项目审计工作开展。同时，在对项目采购中的经验教训进行总结的基础上形成组织过程资产文件，对此次采购活动中缺失的事项、文件等进行逐一标示，以便积累经验，规范今后的项目采购活动。二是结合我单位实际及项目采购管理的专业知识，预判今后可能会出现的采购项目，拟定相对规范的采购制度、流程，明确采购小组及组成部门（成员）在项目采购各阶段中的工作职责和工作流程。争取今后进行项目采购时做到流程规范、职责明确。三是在采购小组中宣传项目采购的相关知识，在此基础上通过加强组织过程资产文件的编写（如将此次采购中技术参数、风险点、合同变更等方面的信息收集，提炼出对今后类似项目采购有用的信息）等多种方式，着力提高采购小组
