工程监理业务监理项目文件归档和移交管理办法

北京中唐电工程咨询有限公司工程监理部工程监理项目文件归档和移交管理办法批准：柳青审核：陈校编制：编制日期：徐进泉2012-8-1北京中唐电工程监理部工程监理项目文件归档和移交管理办法第一章总则第一条为提高公司建设工程监理文件管理水平，规范和统一监理文件的整编、移交和归档工作，制定本办法，本办法自批准之日起执行。

第二条本规定适用于新建、扩建、改建建设工程施工的监理文件。

第三条本公司建设工程监理文件的归档除执行本规定外，同时应符合《建设工程监理规范》（GB50319—2000）、《建筑工程文件归档整理规范》（GB/T50328—2001）、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822—2000）、《技术制图复制图的折叠方法》（GB/10609.3—89）、《城市建设档案案卷质量规定》（建办[1995]697号）、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T 28-2002）、《电力工业企业档案分类规则及分类表》(国电公司总文档［2002］29号）、《电力工程竣工图文件编制规定》 DL/T5229－2005、关于印发《电力工程达标投产管理办法》（2006版）的通知、《火电、送变电工程重点项目工程质量监督检查典型大纲》（火电、送变电部电建质督［2005］57号）、《火电工程质量监督站质量监督检查典型大纲（试行）》（电力部建设协调司建质［1995］84号）、《电力建设施工及验收技术规范》（现行版本、全套）、《火电施工质量检验及评定标准》（现行版本、全套）、《火电工程调整试运质量检验及评定标准》（电力部建设协调司建质［1996］111号）、《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）、中电建协工【2006】6号规定、《风力发电工程达标投产验收规程》等规范或文件的规定及地方城建档案部门和合同要求。

第四条为使监理文件档案资料符合有关规定和要求，要求在项目开工前，项目监理部应与建设单位取得共识，同时应主动与城建档案部门进行联系，制定适用于该工程项目的工程档案资料管理细则，以明确具体要求，便于操作执行。

第二章基本规定第五条：基本术语工程文件：是指从工程立项、可行性研究、招投标、勘察设计、施工、监理、生产准备到竣工投产，以及竣工验收全过程形成的文件材料，包括工程前期文件、工程竣工文件和竣工验收文件。

工程前期文件：是指工程开工以前在立项、谈判、审批、招投标、勘测、设计以及工程准备过程中形成的文件。

工程竣工文件：是指工程竣工时形成的反映工程建设（包括土建、安装及调试、监理等）过程的文件。

主要由施工文件、质量监督、监理、监造、设计工代、设备缺陷处理文件以及机炉安全性能检验报告、配套设备技术文件和工程竣工图文件组成。

工程施工文件：是指工程施工过程中形成的反映工程建筑、安装等施工情况的文件。

工程竣工图文件：是指根据施工结束后工程实际情况所绘制的图纸（简称竣工图）。

工程竣工验收文件：是指工程竣工后试生产（试运行）中以及竣工验收时形成的文件。

竣工验收：是指工程竣工、试生产后，由有关主管部门组织的对工程的全面考核、检查。

工程档案：即建设工程档案，是由工程文件经鉴定、整理、归档后形成的。

档案移交：一方面指总承包商、监理单位在工程完成时向业主（以下简称“建设单位”）移交的经系统整理过的全部文件；另一方面是指建设单位内部各部门将工程各阶段形成的文件经系统整理后定期或按阶段向档案部门移交。

监理文件：是指在工程勘察设计阶段、施工准备阶段、施工实施阶段、施工调试阶段、竣工验收阶段形成的一切与工程相关的监理签署或下发的文件资料。

项目监理部应将工程监理文件的形成和积累，纳入工程建设监理的各个环节和有关人员的职责范围内。

第六条由总监理工程师主持项目监理部监理文件的整理立卷工作。

第七条公司工程监理部应对项目监理部监理文件的整编工作进行监督、检查、指导。

在工程竣工验收前，应对工程监理文件进行预验收。

第三章监理文件的归档范围及质量要求第八条监理文件的归档范围负责对EPC合同之外的分包商需移交的工程档案进行检查验收。

对与工程建设监理有关的重要活动、各阶段形成的工程质量监督检查记录、纪要、报告和结论意见、工程监理通知单及整改措施记录、总结，记载工程建设监理主要过程和现状、具有保存价值的各种载体和文件，均应收集齐全、整理立卷后归档；工程监理文件的具体归档范围应符合本规定附录A、B的要求进行整理、装盒、编制移交清册，同时提交一套相应的光盘在机组移交试生产后一个半月内移交建设单位档案部门和公司档案室。

第九条归档监理文件的质量要求（1）公司归档的工程监理文件应为原件（特殊情况需采用复制件的，应注明原件存放处）；合同、协议、试运后签证、机组启动验收交接书、机组移交试生产交接书、机组移交生产交接书等文件材料均应为正本（即必须有各方代表的亲笔签名，有单位盖章栏目的还必须加盖单位公章）归档，签字方不能用副本或复印件归档。

（2）工程监理文件的内容及深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工等方面的技术规范、标准和规程。

（3）工程监理文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。

（4）工程监理文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、黑色中性签字笔等，不得使用易褪色的红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。

（5）工程监理文件应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完备。

供货单位和外系统试验单位提供的技术文件、报告、证明材料等应尽量取得打印原件或合格书写材料，书写件不得使用复印件（另有规定者除外）和不合格书写材料（如红笔、圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水笔、复写等）书写的书写件。

（6）工程监理文件中文字材料幅面尺寸为A4（297mm×210mm）。

图纸应采用国家标准图幅。

打印文件用激光打印机打印件（黑色碳素墨水或蓝黑墨水书写亦可，书写字迹工整，图样清晰）。

正文文字采用小3号仿宋体，1.5倍行距,标题为2号宋体。

施工技术记录、质量评定表必须首先使用原电力部或建设部的现行表式，不足部分经监理单位、业主认可后确定,所有典型表式必须是印制，不能复印。

表内“工程名称”填写整个工程的名称。

“项目名称”填写分项工程名称。

（7）施工技术记录、工程签证单、试运记录、材料半成品试验单、工程变更单（包括设计变更、变更设计、材料代换、设备代换等）、调试措施、方案和报告等均应为激光打印机打印。

表格和数据均应用70g以上的白色书写材料打印/书写并原件归档（如表式为复印件，数据虽用合格材料书写也不能作为原件；验收签证单中的各方人员签名必须齐全，不能以盖章或打印件代替签名）。

（8）工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。

图纸一般采用蓝晒图，计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。

（9）其他幅面的纸张应折叠成A4幅面。

工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》统一折叠成A4幅面且图标栏露在外面。

（10）文件必须使用符合归档要求的三孔一线法装订。

竣工资料不得有涂改。

（11）凡是正文应有页眉和页脚，均采用小4号隶书，页脚居中设置，注明第X 页共Y页。

（12）文件中附图的幅面、构件代号均应符合我国国家或行业标准，图纸的尺寸一律以毫米为单位。

（13）主送和抄送本单位的文件材料均应以红头文件（不能用复印件）归档。

（14）引进技术工程的设备订货合同及其附件、招投标书等重要依据性文件材料应字迹耐久、清楚，不能用复印件归档。

中译文应同外文原文一同归档。

第四章工程文件的立卷第十条名词解释立卷：按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件分门别类整理成案卷，亦称组卷。

案卷：由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。

第十一条立卷的原则和方法立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。

一个建设工程项目由多个单位工程组成时，工程报验、工程材料报验文件应按单位工程组卷，对于监理的管理文件可按建设工程项目进行组卷。

立卷可采用如下方法：单位工程：可按照工程管理过程、施工过程控制组卷；建设工程项目：可按照单位工程施工过程、项目管理过程组卷。

立卷过程中宜遵循下列要求：案卷不宜过厚，一般不超过40mm；案卷内不应有重份文件；不同载体的文件一般应分别组卷。

同一卷内有不同保管期限的文件，该卷保管期限从长。

第十二条卷内文件的排列文字材料按事项顺序排列。

同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。

工程技术文件按管理、依据、施工安装记录、检测实验、评定、证明排列。

设备文件按依据性、设备开箱验收、随机图样、设备安装调试和设备运行维修等材料排列。

竣工图按专业、图号排列。

既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。

第十三条案卷的编目卷内目录的编制应符合下列规定：卷内目录式样宜符合本规定附录C的要求；序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从“1”开始依次标注；责任者：填写文件的直接形成项目监理部或个人。

有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替；文件编号：填写工程文件原有的文号或图号；文件题名：填写文件标题的全称；日期：填写文件形成的日期；页数：填写组成案卷文件的总页数；卷内目录排列在卷内文件首页之前。

卷内备考表的编制应符合下列规定：卷内备考表的式样宜符合本规定附录D的要求；卷内备考表主要是对案卷情况的说明；卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后；卷内备考表在审核人签字完成后，必须加盖项目监理部印章。

案卷封面的编制应符合下列规定：案卷封面为内封面。

案卷封面的式样宜符合附录E的要求；案卷封面的内容包括：档号、工程编号、案卷题名、编制项目监理部、编制日期、密级、保存期限、共几卷、第几卷；档号：由项目号（名称）、案卷号组成，由档案管理员填写；工程编号：应为公司或工程监理部对工程的编号，由工程监理部填写；案卷题名：应简明、准确地揭示卷内文件的内容。

案卷题名应包括建设单位全称、工程名称、案卷名称、卷内文件的内容；编制项目监理部：应填写项目监理部全称；起止日期：应填写案卷内各文件最早和最迟形成的日期；保管期限分为永久、长期、短期三种。

各类文件的保管期限执行GB/T50328—2001《建设工程文件归档整理规范》规定，同时结合工程项目具体情况确定：永久是指工程建设档案需永久保存；长期是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命；短期是指工程档案保存20年以下。

同一案卷内有不同保管期限的文件，该案卷总的保管期限应为长期。

密级分为绝密、机密、秘密三种。

同一案卷内有不同密级的文件，应以高密级为本卷密级。

编制卷内文件页号应符合下列规定：卷内文件均按有书写内容的页面编号。

每卷单独编号，页号从“1”开始。

页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。