前台总机管理制度
公司前台接待是行政部门中的服务岗位之一，具有双重的身份和责任，它体现公司的形象，是公司市场推广的直接窗口，对公司的产品推广及企业形象起到至关重要的作用。为了规范前台服务行为，提升前台工作质量，树立良好的窗口形象，加强内外部的沟通桥梁作用，制定本制度。
一、日常工作要求：
1.前台工作人员必须着装整洁、严肃、得体，提前10分钟到岗,严格履行岗位职责,不得迟到早退,不得离岗,脱岗,空岗,不得随意找人代岗
2.前台周边接待区域要保持整洁，物品存放整洁，阻止无关人员进入前台。违反者罚款20元/次，相关人员罚款20/次。
3.前台工作人员有权监督员工上下班打卡考勤，对不接受监督的员工可直接报于行政财务部进行处罚。
二、来访客人接待：
1. 当有客人来访时，应起身站立，行欠身礼，面带微笑，热情主动问候，使用您好、欢迎您、请问、请稍候等文明礼貌用语，耐心倾听来客的来意，并根据来客的的需求给予热情周到的帮助。
2.对客人的咨询，应细心倾听后再做出解答，解答问题需耐心，不能准确解答的应表示歉意，不得简单回答“不知道，不清楚”等用语。
3.客人来访时，需询问来客贵姓、约见部门或人员，了解后通知有关人
员到前台迎候，确有工作需要的，由约见人亲自带入工作区进行商谈事宜，未有约见人带领不得擅自进入工作区域。
4.总经理等高管的客人，应电话确认后由相关人员引领至高管接待区域，如领导不能立刻接待的应请客人稍等并说明情况。
5.客人离开时，应使用、谢谢、再见、欢迎再来等文明礼貌用语。
6.接待后前台人员请做好接待记录，填写相关表格。（见附件）
三、接听电话
1．前台人员须熟悉公司组织结构、经营理念、主要业务内容等相关信息，以便对客应答介绍。有来电应及时接听，必须使用“您好，这里是深圳天道屋面技术有限公司，请问有什么可以帮您？”接听电话必须口齿清晰、语气和蔼、耐心细心解答对方提出的问题，如遇到不能解答的咨询业务问题应及时转接至相关部门，切忌态度生硬死板。
2．来电转接应在转接前使用礼貌用语“请稍后”，并立即转接。
3．如转接电话无人接听，应说：“您好，先生/小姐，您要的电话无人接听，请您稍后打来，或问清来电人是否需要转告或留言。
4．对方要求转接他人应立即转接。
5．电话旁应常备记事本，以便随时准确的记录来电客人的要求和帮助解决的事项。
6. 如对方打错了电话或不知道找谁时，应礼貌解释或热情的为对方转接相关人事。
7.处理完毕需登记相关信息。（见附件）
四、国内、市内快递、报纸的统一收、发工作。
1．发件：
在收到公司人员要寄的文件资料、物品时，要在快递登记表上登记，注明发件人姓名、交发物品名称、交寄时间、收件人地址、姓名以及其他要求，确认无误后再统一办理寄出。
2．收件：前台收件后，应及时分类、登记并及时发放至收件人手中，并在确认收件表上签字。
3.登记表格见附件。
五、其他基本规定
1. 禁止衣冠不整者进入公司。
2. 谢绝推销者进入公司。
3. 对陌生来访者提高警惕，弄清来意，会见何人，注意保护公司及员工财产安全。
4.公司员工不得在工作时间或办公区内会见私人朋友。
六、名片的印制与管理、订水
根据公司员工的变动，及时制作名片。一般员工为盒，部门总经理为盒，公司领导随用随制。登记制作名片的员工名单及名片数量，定期与名片制作公司结帐。
负责公司饮用水的订购，催送、登记、并定期与饮用水公司结帐。
六、公司领导和办公室交办的其他行政工作。
注：此规定为草拟件，需经公司管理层讨论、修改通过后正式生效。
2014年8月20日
附件1
一、客人来访登记表
1．客人来访登记表（范本一）
编制：审核：2．客人来访登记表（范本二）
编制：审核：
二、函件收发登记表
1．信函与快件寄送登记表
编制：审核：2．信函与快件签收登记表
编制：审核：
三、前台接待日志表
1．接待工作日记表
编制：审核：
2．来电备忘录
日期：年月日
编制：审核：
