度采购计划编制流程说明表

采购计划管理流程

一、背景介绍

在企业运营过程中，采购是一个重要的环节。采购计划的管理是保证企业正常运作的关键，合理的采购计划可以提高采购效率，降低采购成本。本文将介绍采购计划管理的流程和步骤。

二、采购计划管理流程概述

采购计划管理流程是指在企业采购过程中，经过一系列的步骤和流程，将采购计划的制定、审批、执行和监控有序地进行，以保证采购活动的顺利进行。采购计划管理流程可以细分为以下几个步骤：

2.1 采购需求确认

在制定采购计划之前，首先需要确认采购的需求。这包括确定采购的物品或服务的具体规格、数量以及交付时间等。采购需求可以由相关部门或项目经理提出，并经过内部审批后确定。

2.2 采购计划制定

在确认采购需求之后，接下来需要制定采购计划。采购计划是指根据采购需求，确定采购的具体方案和时间安排。在制定采购计划时，需要考虑供应商的选择、采购合同的签订方式以及资金预算等因素。 2.3 采购计划审批

采购计划制定完成后，需要进行审批。一般情况下，采购计划需要由上级主管部门或采购管理部门进行审批。审批的目的是确保采购计划的合理性和可行性，并防止偏差和错误的发生。

2.4 采购计划执行

采购计划经过审批后，便进入执行阶段。在执行阶段，需要根据采购计划的内容，与供应商进行联系和协商，签订采购合同，并进行采购物品或服务的交付和验收，确保按照计划进行。

2.5 采购计划监控

在采购计划执行过程中，需要对采购活动进行监控和跟踪。监控的目的是确保采购的顺利进行，并及时发现和解决问题。监控内容包括采购进度、质量和成本等方面的监控。如有异常情况发生，需要及时调整计划和采取相应的措施。

三、采购计划管理流程详述

3.1 采购需求确认

在这一步骤中，需要明确采购的具体需求。确认采购需求的方式可以是通过内部调研，收集各部门的需求意见，或者由项目经理提出。采购需求应包括采购的物品或服务的详细描述以及数量、规格、质量要求、交付时间等。同时，还需要确认采购的预算和资金来源。 3.2 采购计划制定

相关流程表格式

酒店

酒店用品招标计划审批单

项目公司名称 项目概况 总建筑面积、多少套房等

商务部根据酒管团队提出的采购计划完成招标计划编制并发起会签流程（招标计划见下面表格或详

见附件），一旦会签完毕，则各相关部门遵照执行：

商务部专业工程师： 日期：

商务部经理： 日期：

商务部总监： 日期：

酒管团队会签：

负责采购专人： 日期：

酒管总经理： 日期：

酒店事业部会签：

酒店事业部总监： 日期：

注：本表格在酒管团队总经理开发计划定稿并经领导批准后，由酒店事业部总监牵头各相关部门配合进行编制。

第 1 页共 22 页 注：1、在计划完成招标文件整合五个工作日之前（或根据领导要求），酒管团队指定专人就技术、图纸、物品具 酒店

招标文件技术要求填报单—**酒店用品

体要求、供货期等问题内部统一意见后填写此表格，并将经确认的招标图纸、图片、原版样品及其他相关技

术文件作为本流程附件，完成会签后提供给商务部，以便商务部及时完成招标文件的整合；

2、一张表单写不下的，请在表单后另附文本资料。

第 2 页共 22 页 项目公司名称

填报日期

招标

文件

技术

条款

内容

1、采购内容、品种、数量：

2、功能、质量要求：

3、材质、规格型号、技术参数、形状、颜色、外观效果、工艺标准、包装，如需须印制 LOGO

的，LOGO 的图纸或照片、设置位置、颜色、大小等要求：

4、提供招标图纸（如有），如需中标单位深化图纸的，提出相关要求：

5、提供原版样品、彩图，并提出投标单位送样要求（涉及到外观效果或分层构造比较复杂

特殊的需要投标单位送样的，明确投标单位送样材料种类、展板要求、规格等，如须现

场做实样的同时列明相关要求）：

6、品牌档次、产地要求（如有）：

7、供货期要求（如要求分批到货的，须写明分几批次及每批次到货数量。如需供应商负责

摆放到位的，须写明现场摆放完成时间）：

8、验收标准：

1目的:

明确采购计划的编制细则，使采购计划的编制过程更规范，数据统计分析更准确。

2范围：适用于公司原、辅材料的季度、月度的采购计划编制。

3职责

3.1总经理负责原料采购计划的批准、物流部经理负责辅料计划的批准；

3.2物流部经理负责原料采购计划的审核；

3.3 物流部采购人员负责采购计划的编制及实施采购过程。

4 内容

4.1计划类型:

4.1.1常规采购计划,也称月度主采购计划,主要是常规物料的月度采购计划,要求于每月25日之前完成;

4.1.2追加采购计划,指客户追加、临时采购的计划,一般以客户的实际追加数量为准;

4.1.3特殊采购计划,指因市场变动、供应商情况或其它因素需特殊考虑、采购的计划需由总经办确定,物流部执行操作.

4.2数据采撷

4.2.1系统选择:用友ERP系统（库存管理、采购管理、销售管理）;

4.2.2数据来源:

4.2.2.1现库存量:进入ERP系统→供应链→库存管理→帐表→库存帐→现存量查询,

弹出“现存量查询-请输入查询条件”对话框，选择“过滤条件”查询方式，输入“仓库”，然后点击确定图标即可。

4.2.2.1.1需查询原材料库存及相对应的各品牌成品库存,原材料库存以主计量单位核算,成品库存以辅计量单位核算;

4.2.2.1.2原料需查询的“仓库”分别为非保税材料仓、保税材料仓、综合仓、营销二部材料仓、营销三部材料仓、监管仓、寄库仓、半成品仓、贸易仓;

4.2.2.1.3半成品仓查询的“库存分类”主要为横切非保税半成品、分切非保税半成品、横切保税半成品、分切保税半成品;

4.2.2.2上期采购计划情况:

4.2.2.2.1采购计划量:参照前期的采购计划情况;

4.2.2.2.2已完成量:进入ERP系统→供应链→采购管理→帐表→统计表→入库明细表,弹出“入库明细表”对话框，选择“过滤条件”查询方式，输入“日期”、“供

WORD格式

专业资料整理

采购申请表

申请部门： 申请日期： 年 月 日

品 名 需要使 规格型号等其他要求

数量

（可另附页）

用时间

用途：

申请人签字：

部门意见：

总经理审批： WORD格式

专业资料整理

采购计划表

申请部门

联系人

递交时间

采购项目

品名

参考型号

数量

单位

预算单价

需求时间

规格配置

（元）

预算合计（元）

询价比价记录

品名：

供应商名称 规格型号 价格 交货时 付款 税票

联系信息

间方式 方式 情况

采购人员建议：

公司领导意见;

采购执行情况

验收签字 WORD格式

专业资料整理

A：1）材料需求申请：各部门根据需求和工作计划，填写采购申请表，经财务部门和公司

领导审核批准后，办公室采购人员联络采购事项。

B：1）查询库存：办公室在接到采购申请表后查询库存量，如有类似规格物料可征求部门

意见可代用的就代用，最终采购数量需扣除库存数量。

C： 采购员根据签批后的采购申请单项目内容要求，填写采购计划表并进行询价。

1）采购员填写采购计划表进行比价，，选择至少三家供应商比较（单价、质量、付款

周期、服务等），优选合格供应商。

2）比价时，需求部门根据需求，提供专业和技术支持。

3）日常需开发各种物料的供货商，经送样确认合格，实地考察符合公司合作条件的列

采

购 入合格供应商名录，以备后用。

作 4）采购计划表审批：制表（办公室采购人员）——审核批准（公司领导）

业

D：1）办公室采购员依据批准后的采购计划表进行采购，采购时需要明确货品规格型号、